怎样做好国际采购招标工作

孙国柱

摘 要：笔者作为国际采购招标的从业者，在大大小小的招标项目操作中，积累了一定的成功经验。本文从一个招标项目的招标文件编写开始，到发标、开标、评标、定标直至收取中标服务费等过程，介绍了一些较为成熟的经验。首先对在编制招标文件过程中遇到的问题进行分析，比如业主缺乏技术文件编制经验、技术要求如何加注星号、如何审核业主提供技术规格书、如何调整投标价以及英文招标文件如何准备等。其次在发标阶段，让有实力的投标人尽快拿到招标文件，投标人为代理时需要注意的方面，澄清答疑的重要性，投标人少于三家的处理办法，以及投标人在国际招标网上如何注册等。在开标阶段，主要讲述了唱标需要注意的一些问题。在评标阶段，也是招标工作的核心阶段，需要注意做好清标工作、专家选取工作以及评标价的计算等。在定标阶段，工作主要集中于评标结果公示和发放中标通知书，有时还可能涉及投标人异议的解决。最后是收取服务费的操作方法。总体来说，从事国际招标工作程序性很强，只要按照国家招投标法律法规操作，结合项目实际情况，坚持原则，就一定能够为业主招回质优价廉的货物。

关键词：国际招标 招标文件 唱标 评标专家 中标通知书

中图分类号：F740 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）05（a）-050-03

一般来说，通过招标方式采购原产地为中国关境外的机电产品，使用国有资金的或者国外贷款的项目，需要进行国际招标。国际招标操作主要法律法规依据是《中华人民共和国招标投标法》（以下简称“招投标法”）、《中华人民共和国招标投标法实施条例》（以下简称“实施条例”）和商务部令2014年第1号 《机电产品国际招标投标实施办法（试行）》（以下简称“1号令”）。

本文从招标代理机构的一个项目经理的角度，阐述从招标文件编制、发标、开标、评標到定标等几个阶段中如何做好国际采购招标工作。

1 招标文件编制

1.1 为招标人编制技术文件提供帮助

如果是招标人第一次买进口设备，通常缺乏编制相关技术文件的经验，可以把招标代理机构以前做过的相同或类似设备的招标文件的技术规格书发给对方参考。同时也可以向招标人推荐潜在供应商，在编制技术方案前进行技术交流，然后提出共性的参数要求，来吸引更多的厂商投标，保证招标的成功率和竞争性。

1.2 关键技术要求标注星号

关键技术参数和要求要标注星号（*），参数要给定范围，而不是具体某一值，否则有抄袭某一家产品技术参数之嫌；关键技术参数标星不能太多太泛，要有针对性和可操作性，比如一大段技术描述标星号，就没什么意义了。

1.3 认真检查核对招标人的技术要求

招标人提供了设备技术规格书后，不能简单复制放在招标文件中就万事大吉了。要仔细检查，是否有前后不一致或模糊的地方。（1）设备数量。投标邀请书、货物需求一览表和供货范围中的设备数量。（2）备件质保期一年备件、易损件、质保期后两年备件是否含在总价中，前后规定是否有出入或不明确的地方。（3）中检、技术服务、安装调试、技术资料等是否都明确规定含在总价中。（4）质量保证。首先，合同条款和技术规格书规定是否一致，比如合同条款中说设备验收合格后12个月或货物到天津新港18个月，而在后面的技术规格书质量保证中只说了设备验收合格后12个月。其次，整机质量担保、机械担保和性能担保的区别，比如前面合同条款规定整机担保12个月，后面的技术规格书中规定机械寿命20年和不间断运行5年，轴功率不能超过额定值4%等。（5）计量单位是否表示方法一致，要么全用字母表示，要么全用汉字表示。（6）技术要求是否符合行业相关规定，比如说支架搬运车发动机的油箱容量。招标文件规定至油箱容量至少满足发动机运行24小时，而煤矿安全规范中规定不超过8个小时；非井下使用设备，一般来说就不需要提供煤安证书。（7）如何对技术规格书中提供的设备型号是否为某一厂家专有型号吃不准，可以上网百度一下。如果是专有型号，可以建议招标人去掉或者在型号后面加上“相当于”的字样。

1.4 一般偏离按项调价

每个一般技术和商务偏离加价一般为该设备投标价格的0.5%，最多不超过1%，投标文件中没有单独列出该设备分项报价的，评标价格调整时按投标总价计算，交货期和付款条件除外。业绩一般作为重要商务条款，有偏离就会否决投标。如果在招标文件中规定根据销售的台数调整投标价，调价比例不应超过1%。

1.5 借助投标人的力量，提高评标效率

为了在开标后尽快知晓投标人响应情况和投标人之间的技术和价格对比，加快清标进度和减少外聘专家工作量，可以在招标文件中加入技术响应表和价格分项的空白表，供投标人在投标文件准备过程中填写。技术响应表中将招标文件技术要求尽可能逐项列出，投标人填写响应情况；价格分项表包括含在总价中的主机价、质保期一年备件价、专用工具、技术资料、安装调试和检验、中检、质量保证和技术服务等，以及通常不含在总价中的质保期后两年备件和其他费用等。

1.6 服务费按合同金额为基数收费

服务费在国际招标通常做法是按照合同金额为基数收取，如果按发改委差额定率累进办法，可将外币合同额（主要为美元、欧元等）折算成人民币计算服务费，最后在做形式发票时，人民币服务费再折成外币。对于合同额的获得，可以让中标人或者招标人将签字盖章的主合同（含合同金额）扫描件发过来，作为收费的依据并存档。

1.7 在招标人现场会审招标文件

为了体现为招标人零距离服务的宗旨，有条件的话，可以到招标人现场会审编好的招标文件，和招标人相关部门技术人员坐在一起，通过放幻灯片形式审文件，大家一起讨论，随时修改，最后招标人与其他与会人员在会审单上签字确认，这就要求项目经理提前准备好编制标书时所发现的问题。

1.8 编制英文招标文件

国际招标项目招标文件要求中英文两个版本，有了中文版本，英文翻译怎么办？所有项目的招标文件商务部分区别不大。这里主要指的是技术规格书的翻译。一般来说有以下途径。第一，借鉴之前的项目资料，同一招标人招同一类设备只要前后间隔时间不长，技术要求一般不会改动太大，可以用word的比较功能，看看中文版本前后有哪些不同，一样的地方可以复制，不一样的地方再翻译。第二，如果改动较大，即需要翻译的地方较多，可以借助网站翻译功能，如Google、Baidu等，但要仔细检查，尤其是语法和专业词汇。第三，如果采购的设备以前没有招标，并且篇幅较大，如果上万字怎么办？可以找外面的专家，如贸易公司、学校和设计院等。费用一般是每1000汉字200～250元不等。

2 发标

2.1 让有实力的投标人尽快拿到招标文件

网上掛了招标公告后，第一时间通知招标人，这样招标人就可以告诉以前供货的厂家或前期做过技术交流的厂家前来报名；或者让招标人提供潜在投标人的名单，由招标公司负责通知。潜在投标人及早拿到招标文件，能够有充裕的时间准备投标文件，同时在编制文件的过程中，如果有问题需要澄清，能够在规定的时间内和招标代理机构联系答复。

2.2 代理商投标要进行甄别

当投标人为代理商时，必须提供该项目的授权，做到一标一授，尽可能避免开标时多家代理同一厂商的尴尬局面。在国际招标中，认定投标人数量时，1号令规定，两家以上投标人的投标产品为同一家制造商或集成商生产的，按一家投标人认定。对两家以上集成商或代理商使用相同制造商产品作为其项目包的一部分，且相同产品的价格总和均超过该项目包各自投标总价60%的，按一家投标人认定。

2.3 如果标的物要求是国外进口产品，国内厂商能否参与

这种情况可以直接跟国内投标人解释，招标人采用国际招标方式，就是想要进口产品，另外国际招标设备技术门槛设置较高，国内厂商中标可能性不大，浪费人力和财力没必要。如果执意非要参与，需要和招标人通气是否允许国内厂商进来。

2.4 澄清答疑要有记录

在对招标文件澄清答疑时，一定要有投标人收到的确认函或澄清文件下载痕迹。澄清文件时招标文件不可分割的一部分，要保证投标人能拿到完整地招标文件；避免在评标时有的投标人说没收到，解释不清，引起扯皮现象。

2.5 投标人少于三家的处理办法

如果截至开标时间，投标人少于三家的，对于国外贷款项目，可不进行重新招标，直接进入开标程序。对于现汇的项目，需要重新招标，招标公告发布至投标截止日最少20天，当投标截止时间到达时，投标人仍少于三家的，可以进入两家或一家开标评标。

2.6 投标人需要在招标网上注册

1号令第三十八条明确规定投标人必须在投标截止前在国际招标网上免费注册，否则将不能有效地进入招标程序。因此，标书发售后，要催促未注册的标书购买单位尽快在国际网注册，国际招标网供应商注册需交年费。国内投标人一般不愿注册，因为一年参与国际标的机会不多。如果该投标人开标前不注册，那么就无法从网上的供应库中调出该公司，则不能生成该公司标书购买记录，开标后也不能生成该公司开标记录。如果该投标人没有按时投标，在国际招标网是否留信息就无所谓了。但是参加投标了怎么办？经询问招标网服务人员，可以在网上递交项目修改申请，把开标记录放进去。为了避免上述不必要的麻烦，建议卖给比较陌生的厂家标书前，上网查询该公司是否注册或年检是否已通过。因为即使投标单位注册了，还有一年一次的年检，如果没有年检，照样从供应商库中调不出来。

2.7 开标前的确认

临近开标前三天，一定要与各拟投标人联系一下，一则是问一下是否能够准时参加投标，及时掌握开标时投标厂家数量，如不足三家的话，要及早通知招标人，准备重新招标，同时将情况通知已购买标书的单位；二则是如果投标人超过三家，问一下是否收到发标后的全部澄清文件，以免影响投标人对招标文件的全面响应。

3 开标

招标代理机构在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。在唱标时需要注意的以下问题。

3.1 国外投标人名字

对于国外投标人，尽量按投标人的签章上投标人名称唱出，多数为英文名字，对于陌生的单词，可以向投标人代表请教如何发音；如果怕发音错误，可以唱中文译名或简称。

3.2 投标价格

开标记录中价格填写格式为：价格条件+目的地+投标金额+货币。比如：CIF天津新港100美元。

3.3 投标一览表

投标人递交的开标一览表有的部分未填写，比如价格条件、交货期等，可以先空着，在评标时可以打开投标文件正本进一步核实。备注栏中的内容如果在招标文件已要求过，为了节省时间，不需要在唱标时唱出来。

3.4 投标保函

由于国外投标人投标保证金原件大多是英文版的银行保函，为了使开标过程紧凑不拖沓，在保证金一栏中，宣布有或无即可。

3.5 限制性条款或选择性报价条款

对于一些潜在可能中标的并且与招标人合作关系较好的大企业，由于招投标法不太熟悉，可能有时在报价中不慎出现限制性条款或选择性报价条款，考虑到兼顾招标人招标效率和投标人利益，唱标时可以酌情不唱出这些条款。其实开标现场没有唱出的报价内容，只要在投标文件中存在，应该是有效力的。

3.6 异议处理

唱标过程中，如果一家投标人对另外一家投标人投标报价有异议，唱标人要做好记录，同时解释说，唱标只是忠于投标人开标一览表内容，唱标人无权评判，对于投标人提出的问题，评标委员会评标时会留意解决。

4 评标

4.1 评标专家抽取

根据1号令规定，抽取评标所需的评标专家的时间不得早于开标时间3个工作日。考虑到国际招标专家库在某些行业专家较少，所以要在允许期限范围内尽可能早些确定专家。在专家抽取时，网站按1∶1比例推荐，如果三次未抽够，须给机电办递交重抽申请；同时，注意两点：同一项目包评标中，来自同一法人单位的评标专家不得超过评标委员会总人数的1/3；一次招标金额在1000万美元以上的国际招标项目包，所需专家的1/2以上应当从国家级专家库中抽取。

4.2 清标工作

国际招标基本都要清标，所谓的清标，主要是指招标人技術和商务人员根据招标文件要求和各家投标人响应情况，对基础数据进行整理和分析，做出技术、价格和商务对比表，这样评标时减少专家的工作量，提高评标效率。

4.3 评标价的计算

计算评标价尽量要在同一价格条件下，如CIF或DDP，但现实中，报价中既有人民币现场价，又有美元CIF价，并且国外供货部分没有提供在中国大陆的运保费，那么外币部分尽量算到港含税价，计算外币部分含税价，可用CIF价格基础算出含关税价，在此基础再算出含增值税价。说到关税，首先要查找该设备的海关商品编码，可以登录海关总署网站查找，如果自己找不到合适的对应名称，可借助招标人或设计院专家的力量。

4.4 与投标人进行商谈

按照招投标法规定，招标人和招标代理机构不可以与投标人谈实质性问题。但根据现场实际情况，如果采购人面临着成本的压力，并且投标人报的价格较高，使报价明显缺乏竞争性时，可以适当地与预中标人进行签合同前的条款谈判工作，招标代理机构可以提供场所，但业务人员应回避。

5 定标

5.1 评标结果公示和质疑

评标结束后，招标代理机构将评委会中标人推荐意见转给招标人，招标人书面同意后，就可以在网上发评标结果公示，公示内容要言简意赅，中英文一致。评标结果应当一次性公示，公示期不得少于3日。在公示前需要与未中标人通气，讲明未中标原因，是否能接受评标结果，争取在公示后，未中标人没有异议。

如果有异议，按1号令相关规定执行。一般来说，只要有异议，机电办都会受理。通常机电办处理质疑的办法是由招标机构和招标人先做投标人工作，争取能够主动撤销异议。如果最终投标人解释不通，那么机电办就会组织重评，专家数量为七人以上单数，而且与之前的评标专家不能重复，然后根据评委会推荐意见，公示中标人。

5.2 中标通知发放

评标结果公示完毕后，询问招标人是否可以发放中标通知书。一般来说，招标人要先与中标人进一步细化合同商务和技术条款，谈妥后，签署技术协议。在主合同签字之前，招标人通常通知招标公司准备中标通知书，中标通知书中的中标金额和中标人的投标金额原则上要一致。中标通知书做完后，一般情况下中标人的一份连同招标人的要一起交给招标人，由招标人在谈合同或签订合同时，转交给中标人。

6 收取服务费

招标文件规定服务费按合同金额为基数进行收取，项目经理应该留意招标人和中标人谈判的进展，一旦合同签订后，就可以向中标人收取费用了。一般来说，国外中标人需要招标公司出具形式发票，发票内容包括出票时间、发票编号、合同货物描述、合同编号、合同金额、招标公司的账户信息（人民币账号）、招标公司公章和负责人签字。有的中标人需要发票原件，有的需要扫描件就可以了。在收到发票后，两周左右服务费就到帐了。

7 结语

国际采购招标工作的各个环节都很重要，缺一不可。招标文件的编制是重中之重，只有基础打好了，投标人才能提供出招标人想要的标的物。在每一个环节中，招标代理机构的项目经理要本着仔细认真负责的态度进行操作。任何环节出现问题，都将关系到招标工作的成败以及影响最终中标人的选取。

参考文献

[1] 中华人民共和国招标投标法[S].

[2] 中华人民共和国招标投标法实施条例[S].

[3] 机电产品国际招标投标实施办法（试行）[S].

[4] 评标委员会和评标办法暂行规定[S].