做好办公室主任工作应注意的几个问题

武紫微++葛玉丽

由于办公室主任的特殊地位，在其他门面中办公室主任代表着领导，在领导面前办公室主任又是员工。这就需要办公室主任明确自己的工作职责，处理好与上下级的关系，协调员工之间的矛盾，营造和谐友爱的工作氛围，使单位在和谐中稳定发展。要想做好办公室主任工作，并不只是靠言语上的能力，仅仅依靠能言善辩是无法胜任办公室主任工作的，要想完美的做好办公室主任工作，要做到下面所说的几个方面。

一、整理好与上级的关系

办公室主任作为领导的代言人，如果无法正确的处理与领导之间的关系，明确与领导的距离，就容易在工作中出现言语与实际行动不相符，各级都只是自己干自己的工作，没有进行有效的沟通，不利于工作的进行。这就要求办公室主任不仅要做好自己的本职工作，更要处理好与其他领导之间的关系。怎样处理好与领导之间的关系，办公室主任在工作要摆正自己的位置。坚持从属与主动相结合的原则，办公室主任的从属性是相对于领导而言的[1]。办公室主任在工作时要服从领导的安排，根据领导的指令和意图来开展工作，不能超越自己的权利范围行事。但是这并不妨碍办公室主任积极主动地进行工作，比如，在无法联系到领导的时候，办公室主任可以暂时代替领导进行紧急处理，之后将工作内容汇报给领导，使领导了解事情的过程和结果。

在工作时，办公室主任要对领导的工作方式有着一定的了解，逐渐适应领导的工作方式。不同的领导有着不同的工作方式，有的领导在对问题进行深入的了解和研究后再提出相应的解决对策；有的领导做事比较稳重，循序渐进。办公室主任在日常工作中要多细心观察，花最短的时间适应领导的工作方式，提高工作效率。办公室主任在进行工作时，要注意好自己与领导之间的距离，不能与某个领导过于亲近，也不能与某个领导过于疏远，严禁与领导打小报告，防止自己卷入领导之间的矛盾中。由于领导也并不是什么都完美的，办公室主任在工作的时候要注意到领导工作过程中的缺点，并进行弥补，及时的给领导提出建议，帮助领导改正自身的不足。

二、营造和谐的工作环境

要想拥有良好的工作环境，就需要发挥办公室主任的职能。办公室主任要处理好与本部门我隶属关系，有无业务指导关系的部门关系[2]。由于部门之间没有什么直接联系，只在有事的时候才进行联络，不利于工作的顺利进展。办公室主任在日常工作中，也要注意多与其他部门进行联系，在他们遇到问题的时候，积极地帮忙解决。定期开展工作会议，了解其他部门的工作情况，使各部门之间相互了解，拉近彼此的距离。当与其他部门产生矛盾时，办公室主任要体谅对方，主动谦让，站在对方的角度看待问题，消除彼此间的矛盾，顾全大局。在工作中时不时的会出现较难解决的问题，如果在没有搞清问题出现的原因和解决方式前就盲目地采取行动，容易使问题变得更加复杂，办公室主任要冷静地进行分析，找出可能出现问题的原因并进行一一排除然后找出问题的解决方式，将问题有效地解决。

当其他部门出现利益冲突的局面时，办公室主任要进行协调，以公平的态度去说服他们，讓双方服从自己的安排，没有怨言的接受协调，使各部门的关系和谐发展。在遇到难度较高，难以处理的工作的时候，办公室主任要及时向领导汇报，向领导求助，争取领导的理解和支持。然后根据领导的指令顺利地解决问题，确保工作的顺利进行。

三、协调好员工间的关系

协调好办公室内部的关系，激发部门属员的工作热情是搞好办公室各项工作的必要前提[3]。办公室主任只有严于律己，以身作则，才能起到良好的带头作用，使员工心服口服。在人际交往中，办公室主任要尊重员工，维护员工的自尊心，办公室主任作为领导，要尊重员工的劳动成果，与员工建立平等的人际关系，把员工当成自己的朋友，协调好与员工的关系。切忌以不能高高在上的态度命令员工。如果员工在工作中遇到了问题，要帮助员工进行解决，对表现好的员工进行及时的鼓励和表扬，锻炼员工解决问题的水平，提高员工的工作能力，使员工在工作中充满自信。

由于员工的个人能力和长处等方面的不同，有的员工擅长人际交往等公关事务；有的员工文笔较好；有的员工办事效率较高等等。办公室主任要了解员工的特长和性格特点，给员工合理的分配工作，使员工的特长得到充分发挥，定期检查员工的工作情况，对表现优秀的员工进行奖励，提高员工工作的积极性，进而提高工作效率。当员工在工作中出现问题时，办公室主任要帮助员工合力解决问题，照顾好员工的个人情绪，对员工进行适当的关心，减轻员工的压力，让员工更好的投入到工作中去。

四、提高自己的工作能力

在工作中，个别员工会为了自己的利益置集体利益于不顾，出现不符合政策和法规的现象。办公室主任要具有优秀的政治素养，从根本上杜绝营私舞弊现象的发生。办公室主任在日常工作中对员工进行思想政治教育，加强领导的威信度，树立良好的企业形象。办公室主任具有较高的政治素质，能够为工作的顺利进行打下良好的基础。在工作中，即使是细小的方面也要谨慎的处理，树立吃苦耐劳的工作态度，使工作有效的进行。

由于在工作中接触到的人员很多，办公室主任要协调好各部门之间的关系，处理好自己的人际关系。需要拥有宽广的胸襟，多站在对方的角度思考问题，在与人交谈的时候谦虚和善，言谈举止适度，容易赢得对方的好感，进而达到相互尊重，相互理解，共同为单位发展做出贡献。

综上，要做好办公室主任工作，需要办公室主任不断提高自己的工作能力，协调好各部门之间的关心，处理好与上级之间的关系，在工作中营造和谐的工作氛围。拥有公平公正的态度，严格按照规章制度办公。只有做多以上几点，才能有效地提高工作效率，使单位正常运行。

参考文献：

[1]李国胜.当好办公室主任初探[J].经济研究导刊，2015（14）：273-274.

[2]袁小安.探讨企业办公室主任的工作技能[J].中国经贸，2015（9）：56-56.

[3]张春光.办公室主任如何开展工作[J].青春岁月，2015（19）：12.endprint