信息时代下的高职院校人事档案管理

郭明+齐园园+赵娟

摘要：人事档案管理是高职院校组织人事工作的重要组成部分，是人才管理等基础性工作的重要环节。如今是信息化时代，为适应信息时代高职人事制度改革的需要，高职院校应加快实现人事档案信息化管理。本文从高职院校人事档案信息化管理的必要性出发，谈谈如何进行人事档案信息化管理的创新。

关键词：高职院校；人事档案；信息化管理

2016年4月國家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》进一步明确了加快档案管理信息化进程的主要任务和实现指标。国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进，使档案信息化成为发展趋势，实施人事档案管理信息化建设已经成为高职院校人事管理部门的共识。通过实现人事档案管理信息化建设，以信息化带动管理现代化，能够充分发挥人事档案的资源优势，促进人事制度改革，从而达到学校人力资源的有效配置。因此，本文以信息化时代下的高职院校人事档案管理为主要研究内容，旨在为促进高职人事档案信息化建设提供有价值的参考意见。

一、高职院校人事档案信息化管理的必要性

人事档案管理信息化，是指以现代信息技术为依托，结合高职院校人事档案的自身特点，借助计算机和互联网两大载体，将人事档案信息进行电子化、网络化的现代化管理模式。在当前信息化引领社会发展潮流的环境背景下，实现高职院校人事档案信息化管理是十分必要的。第一，人事档案管理信息化是提高人事管理效率的必然要求，其可以将持续更新的人事信息全面、快速地呈现出来，利于提高学校人事管理的效率和决策水平。第二，人事档案管理信息化是提高档案利用效率的要求。传统的人事档案管理主要以手工处理为主，查阅档案材料需要经过严格的审批程序，这极大地影响人事档案的使用效率。而人事档案管理信息化，可以在控制查阅权限的前提下实现人事档案内容的在线查阅、传输、下载，为各相关单位了解和发现人才提供可靠的人才数据库。第三，人事档案管理信息化是维护档案安全的要求。纸质档案材料在存放、整理、查阅过程中，不可避免地会出现磨损，保存期受限；若通过扫描仪建立电子档案，既利于原始档案材料的保存，又进行备份，便于档案信息的传输与利用。

二、信息时代下的高职院校人事档案管理策略

1.实现人事档案资料的信息化管理

首先，信息化发展形势下，高职院校人事档案负责人应在实施管理活动的过程中，脱离传统管理理念的束缚，充分认识到信息化技术的作用，利用信息化技术将与之相关的信息进行高效采集、存储和传递。其次，负责资料管理的职能人员，不仅要认识到信息化管理的重要性，更要付诸实践，把各类人事档案资料予以分类、整合，为教职人员获取和查阅相关资料提供更为便捷的服务，从整体上提高人事档案管理工作的水平和效率。除此以外，学校应建立一个信息管理子系统，将相关资料、数据予以整合、处理，促使尽快实现信息档案的电子化。

2.建立完善的数据库管理系统

第一，建立数字化的人事档案数据库，并借助电子扫描仪、数码相机等现代化媒体设备，对人事档案进行数字化处理，刻录成光盘，高效存储起来。第二，根据保密性和安全性要求，做好档案资料的信息化建设，建立人事档案信息化服务网站。第三，建立一个现代化的办公信息数据库，并将一些日常的办公业务列为数据库的服务范围。第四，完善人事档案的检索、收集、整理、统计、编研等流程，进一步实现档案管理的自动化。第五，学校在建设数据库管理系统时，可以加大对信息技术领域核心技术的关注力度，如云计算、大数据等，并积极引进这些技术，为人事档案管理所用。

3.利用现代化手段设立档案网站

计算机技术在当下高职院校人事档案管理工作中应用最为普遍，通过该项技术能够实现人事档案的自动分类、编辑及现代化统计。为此，高职院校可以采用以计算机技术为媒介的现代化手段来设立档案网站。首先，网站的设立要体现专业的顶层设计、先进技术、网络运作等多功能、多维度、多层次的建设格局。其次，要采用双向兼容发展的建设路线，既要进行自上而下的计划，又要有组织地开发，开辟自下而上的资源运用建设途径，对人事档案资料进行收集、整合、编辑和存储，形成系统化和规范化的数字人事档案资源库，以推进其良性发展。最后，要明确档案网站内部的各个栏目，其数量和质量都要科学合理。

4.加大人事档案信息化建设投入

要想全面推进信息化发展建设，必须加大对设施设备的建设力度，加大资金投入。近年来，随着高等职业教育事业的发展，高职院校加大了对人事档案信息化建设的投入力度，但是尚未从根源上解决问题。为此，学校应做好统筹规划，加快信息化基础设施建设，积极改善现有的信息化条件，着力解决学校人事档案信息化设备建设不足的问题。

参考文献：

[1]赵妍.档案信息电子化问题研究[J].黑龙江档案，2013（6）.

[2]宋小红.高校人事档案信息化建设研究[J].办公室业务，2013（9）.