政府办公物业的管理难点及对策

■ 黄永发

政府办公物业的管理难点及对策

■ 黄永发

近年来，全国各地政府机关事业单位纷纷将后勤管理推向了市场。政府机关物业管理作为一个高速发展的新事物，许多物业管理公司纷纷涉足于此项业务。

如何有效地管理与服务好政府办公物业？怎样使政府办公物业高效率转运？笔者认为，必须立足于政府办公物业的特点和难点，有针对性地落实管理措施，全方位、多渠道地开展具有特色的物业服务，尤其是在安全防范管理与会务活动管理上进行有针对性的管理。

一、政府办公物业的管理难点

（一）安全性要求高

1．政府办公物业管理控制好政府机关办事窗口现场的秩序，维持良好的业务环境有一定的难度。

2．政府办公物业对辖区交通秩序及车辆停放的管理问题是一大重点。

3．政府办公物业管理单位要做好辖区安全防范工作，做足应对突发事件的发生的准备工作，及时响应、制止不良事端发生。

4．政府办公物业管理单位要确保政府机关物业设备设施安全运行。

（二）保密性要求高

1．及时、高效地完成会务活动，保障各类会议的顺利举行，对物业管理者是一大考验。

2．加强物业服务人员的保密性培训与教育，杜绝泄密事件的发生是物业服务过程的一项重要工作。

（三）专业性要求高

1．密切与委托方配合，完成委托方交给的临时工作任务考验着物业管理单位的专业能力。

2．应对突发性事件，及时控制现场局面，有针对性地制定应急预案，及时处理群体事件，需要政务办公物业管理单位具有很强的专业能力。

3．打造良好的卫生环境，保洁力度要求高，保洁卫生要做到位。

4．加强物业工作人员素质，提高服务技能，适应新常态下物业服务需求。

因此，将政府机关物业定位于带有特殊性质的高档公物业。物业管理方案应围绕上述特点来进行管理与运作。

二、政府办公物业的工作重点及管理对策

（一）搞好设备维护管理，保障机关正常运行

设备是政府物业的“心脏”，要维持政府机关高效运行，必须依靠先进的设备。当前，政府机关物业均配置有先进的设备设施，一般包括有：供配电系统、给排水系统、消防系统、电梯系统、空调系统、安防系统、闭路监控系统、信息发布系统、楼宇集成系统、远程会议系统等，设施设备复杂多样，且部分设备管理岗位需要24小时专人值守，不但需要配置较多技术人员，同时，对工作人员的技术和技能均提出较高的要求。

1．做好辖区设施、设备的有效维护和保养，确保设施、设备有效运行。

2．立足于政府办公物业现有的设备设施，精心做好维护保养工作。

3．建立设备台账，做好设备运行记录。运用科学化的机电设备管理系统，记录设备运行、维护保养数据，进行数据分析，确保设备管理时刻处于有效监控状态。

4．注重对辖区内弱电系统、安防监控系统、会议会场音响、视频系统等设备的管理。维护保养到位及时，使用功能处于良好状态，发挥其功能。

5．建立各种设备运行责任人负责制、岗位责任制、设备运行定期监察制、设备预警制等制度。确保各种设备标识完善，所有设备无锈迹、无油污、无带故障运行，实施区域噪音、水质、空气监测和管制。

（二）做好会务保障工作，保证会议顺利举行

政府职能所需，决定了政府机关会不定时举行会议，政府机关内各职能部门办公地设置相对集中，各种不同级别、不同规格的会议召开较为频繁。

1．确保各类会议成功举行。能否成功、顺利地召开各类会议，是否有能力为委托单位提供专业、高品质的会议服务，既是政府机关委托方关注的一个重点，同时又是检验物业服务企业服务能力的一个重要指标。会议服务已成为高端物业服务的形象展示工程。为此，必须建设一支素质过硬的会务服务团队，组织专业老师对会务服务人员进行礼仪、礼貌、会务常识等专业培训，对会务服务人员定期进行考核。

2．熟练完成会议会场的布置。为使会议成功举行，会务工作人员应熟练掌握会场环境布置、氛围营造，了解不同档次会议服务的流程设计等技巧，掌握会场灯光、影视、音响、录音等系统的控制，为所管理的项目量身定做，精心设计一套会议服务方案，打造一支较为专业过硬的会议服务团队，使硬件设备与软件服务完美地融为一体，来赢得委托方的好评。

3．做好会议内容的保密工作。积极配合进行会务活动，服从委托方的安排，快速处理会务场所，保障会议顺利举行。

4．重要会议，协助做好会议的安保工作。会议场所整洁、庄重，保障相关系列会议如期进行。

（三）做好保密管理工作，严守机关工作秘密

保密工作是政府机关后勤管理服务的重点工作之一，在日常保密管理中除了强调政府办公物业各种建筑物资料的保密，特别强调政府领导个人信息的安全保密。此外，政府办公物业所使用的相关记录、资料也应给予相关的注意，不随便向无关人员提供。

1．建立、健全安全保密制度。加强员工保密性的培训、教育。要求员工严守保密规定。

2．严格把好从业人员政审关口。从业人员进行严格的政审，选聘员工要求历史清白，无犯罪记录，并有相关担保人担保。

3．日常管理中加强人员的保密教育。做到“不该听的不听，不该看的不看，不该问的不问，不该印的不印，不该照的不照”，加强保密信息和文件的传达控制。

4．将保密工作做到位，不发生泄露相关政府内部秘密的事件。在具体工作上相应的措施有，比如在入室保洁工作时应该做好登记，条件允许下，实行双人以上人员同时上岗制度。

5．将保密管理条款写入企业规章，制定完善的员工手册和奖惩制度。多方面、全方位地进行保密性服务。使政府办公物业的安全有了可靠的保障，维护政府良好办公形象。

（四）保持良好沟通渠道，虚心接受意见建议

与委托方搞好关系，虚心听取意见与建议，遇到重要事项与委托方进行协调，保持与委托单位良好的沟通。重视委托方的各项合理化建议，虚心接受委托方的批评与指导，坚持每年做意见征询，接受委托方的意见回馈，不断改进服务质量，提高服务水平。

（作者系注册物业管理师，福建省远宏物业管理有限公司副总经理）