行政事业单位存货管理问题与对策

刘月芝

摘要：存货是行政事业单位在开展行政和事业活动中为满足消耗需要而储备的各项资产，如办公用品、用具、器具等。由于行政事业单位不以盈利为目的，对存货管理的力度要明显弱于企业单位。本文分析了行政事业单位存货管理存在的问题，并提出了对策和建议。

关键词：行政事业单位；存货管理；问题；对策

存货是行政事业单位在开展行政和事业活动中因消耗而储备的各项资产，如办公用品、用具、器具等，占用了大量的资金。因此，加强对存货的管理，对于提高行政事业单位财务管理水平，加快资金周转，提高预算资金的使用效率具有重要的意义。然而由于行政事业单位不以盈利为目的，只核算资金收支，不进行成本核算，因而不利于对存货的核算和管理，所以，这就要求各行政事业单位必须提高对存货管理重要性的认识，加强对存货的核算和管理，以提高预算执行的财务绩效。

一、行政事业单位存货管理的特殊性

（一）存货核算方法简单化

与企业单位不同，行政事业单位执行的是收付实现制会计，对于存货核算而言，只核算与存货有关的资金收支，而不核算其执行的结果。例如，存货购进之后，便形成了一项支出，而没有形成存货资产。这一会计確认基础，致使行政事业单位对于存货的管理与企业单位存在明显的不同。行政事业单位可以在购进存货时直接将其列为支出，而不必经过验收入库和领用等控制程序。而企业单位在购进存货时，必须要经过严格的计量和验收程序，并将其列为企业的资产，经过领用之后，才能将其转为成本费用。由于收入与费用配比的需要，客观上决定了企业单位必须将资产的采购和领用两个环节分开核算，以分别提供资产和费用信息。

（二）存货管理程序简单化

由于行政事业单位存货的采购和使用程序可以合为一个程序，购进的物品不进“存货”科目，并不办理入库登记手续。这就决定了行政事业单位对于存货的会计核算比较简单，普遍不设置存货明细账，不进行明细核算，也没有专门的仓库和专人对存货进行保管。有些单位虽然建立了存货明细账，也经常不进行盘点。

（三）存货核算和管理职能分散化

行政事业单位对于存货的管理大多实行“归口管理”的原则，即各职能部门负责本部门的存货管理工作，配备存货管理人员。但是存货的会计核算工作则集中在单位财务部门核算。

二、行政事业单位存货管理存在的问题

相对于固定资产，行政事业单位的存货资产在整个资产中所占的比例不大，价值比较低，因此，行政事业单位普遍对存货的会计核算和管理重视不够，在存货采购和使用中管理比较粗放，控制不严，极易出现存货流失和浪费的现象。

（一）对存货管理重要性的认识不到位

行政事业单位存货采购的经费来源主要是财政拨款、财政补助、事业收入，具有无偿性的特征。因而行政事业单位对于存货管理普遍没有企业单位重视，这是导致存货核算方法和管理程序简单粗放，产生资金损失和浪费等问题的重要原因。

（二）存货内部控制制度薄弱

存货种类繁多，采购收发频繁，对于任何单位而言，建立完善和有效的内部控制制度对于保证存货安全，避免资金的损失和浪费都具有十分重要的意义。然而，行政事业单位有关存货的内部控制制度不是过于简单，就是流于形式。例如，行政事业单位受人员编制的限制，常常一人多岗，不相容职务分离程序很难贯彻到存货管理的具体环节当中。例如存货采购业务的审批、经办、保管等一般都没有真正的职务分离，形不成有效的互相制约和互相牵制的机制。

（三）会计核算不细，存货管理基础工作薄弱

行政事业单位往往疏于存货的日常管理，新增存货往往不能及时登记入账，游离于会计监督和管理之外；有时候存货虽然进入了财务账册，但是实物管理部门却鲜有建立相应的账卡，账实不符和现象经常发生。由于会计核算不健全，会计信息失真，因此不能如实地反映存货的实际数量和增减变化情况。

（四）存货预算控制不严密，存货存在积压现象

长期以来，行政事业单位并没有形成完整的存货盘点制度，各预算单位在编报下一年度预算支出指标时，由于“家底不清”，常常重复编制预算，重复采购，从而造成财政资金的严重浪费。

（五）存货收发制度不完善，存在存货流失风险

行政事业单位存货收发制度不完善主要表现在以下两个方面。一是存货采购验收程序不规范，导致存货的质量达不到要求；存货不能及时验收入库登记入账，造成存货信息不准确；存货账目混乱，存货流失风险比较大。二是存货领用手续不完善，审核不严格，发出存货登记不完善，可能导致存货流失。

三、加强行政事业单位存货管理的建议

（一）领导重视，强化存货管理意识

行政事业单位要自上而下地提高对存货管理的认识，特别是单位领导人和财务部门首先要带头树立对存货管理重要性的认识。要增强行政事业单位存货管理意识，需要借助一定的制度手段，例如对于违反存货管理制度的行为要予以处罚等，只有这样才能把对存货管理重要性的认识贯彻到行政事业单位的每一项具体业务环节当中。

（二）建立不相容岗位分离制度，完善存货内部控制制度

行政事业单位要明确各相关部门和岗位职责权限，确保存货业务不相容岗位职责的相互分离、相互制约和相互监督。特别要保证存货采购计划的提出、审批、执行、保管、使用等职能的岗位分离。即采购、验收和付款岗位相分离；销售与收款岗位相分离；业务申请与审批相分离；审批与执行相分离等。要建立授权批准制度，明确审批人员对存货业务授权批准的权限、方式和程序，严禁未授权的人员办理存货采购。财务部门要坚持原则，对经办人员超越职责权限范围的业务要拒绝办理。

（三）细化存货会计核算，为存货管理提供充分的会计信息

对于存货的收发领退，要设置“存货”科目进行账务处理，并准确把握与区分“存货”与“事业支出”科目的边界，大额的存货采购都应当列入“存货”科目核算，只有零星的存货采购才可以直接列入当期的“事业支出”科目。

（四）加强存货日常管理，保证账实相符

加强日常管理是保证存货内部控制制度有效执行的重要基础。一是要建立完整和有效的存货内部控制制度，建立健全完整的存货物资收发、领用手续，定期与总账进行核对，从制度上保证存货物资账账相符、账实相符。二是建立定期的存货清查制度，各行政事业单位至少要在每年的年末对其存货进行一次全面的清查核实，对于发生的存货盘盈、盘亏情况，要及时查明原因，以便明确事故的相关责任人，并按现行的规章制度及时处理。三是对行政事业单位的存货占用状况和结构进行合理的分析，核实存货的规模，防止存货积压。四是对于存货清查成绩显著的单位和个人要予以表彰，对存货管理不到位的单位和个人要予以批评，以督促内部各单位加强对存货的内部管理。

（五）提高信息化水平，为存货管理提供信息平台

信息化是存貨管理的必要平台。行政事业单位要建立起包括计划管理和核算管理等内容的信息系统，将存货的采购、入库、领用等各项业务全部通过系统加以反映，并按照管理权限的原则设置相应的系统管理权限，以实现对存货的电子化管理与实时监控。

（六）建立责任追究机制，强化各部门存货管理责任

要改变“重采购、轻管理”的现象，财务部门、存货管理部门应定期或不定期地对存货进行盘点，核对账、表、卡、物，以确保账账、账表、账卡、账物的相符；要进一步明确资产保管者、使用者的职责，强化管理责任；要加强对各部门存货管理责任的监督和检查，将资产管理工作纳入部门和个人绩效考核的内容，以确保存货的安全和完整。对于疏于管理，造成存货流失的部门和个人，要分清责任，并进行追究。

综上，行政事业单位存货是国有资产的重要组成部分，行政事业单位的特点决定了其存货管理的特殊性，比如存货常常表现为账外资产等。因此，这也决定了其存货管理会存在较大隐患，需予以高度重视，需领导和有关人员的密切配合和相关制度的进一步完善。

参考文献：

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