新时期高校教学秘书工作的认知及思考

2017-07-20 00:45王晶晶杨晓星赵金萍
科教导刊 2017年16期
关键词:教学秘书教学管理素质

王晶晶 杨晓星 赵金萍

摘要 高校教学管理是教学活动运转的关键,教学秘书作为教学管理的基础实施者,在高校教学管理工作中起到至关重要的作用,本文分析教学秘书在教学管理中角色的功能作用、现状和存在的问题,详细阐述了改善高校教学秘书工作的思考与建议。

关键词 教学秘书 教学管理 素质

高校的根本任务是人才培养,服务于教学过程是教学管理的核心工作。教学管理水平直接影响、决定了高校教学的质量及人才培养的质量,教学秘书是高校教学管理中基础管理者和实施者,所以教学秘书在教学管理中发挥着关键的作用。目前高校办学规模不断扩大,高校教学改革处于关键时期,新时期高校教学管理工作迎来了新的挑战和机遇,对教学秘书的工作要求更加严格,高校教学秘书必须根据新时期下教学工作特点,提高自身的素质和综合能力,发挥其角色功能的作用,保证教学管理工作优质优良的完成,以契合高等教育事业发展的需求。

1高校教学秘书在教学管理中角色功能的作用

高校教学秘书在教学管理中扮演不同的角色,在工作过程中,认真扮演不同角色,有效保证教学管理工作有秩有序的开展。

1.1服务功能

教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理,是对教学计划实施过程中的常规管理,其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。主要宗旨是服务于教学、教师、学生,服务教师、学生,积极主动了解教师和学生工作、生活中的困难与需求,及时反馈到学校或者二级部门,真心实意为教学、教师、学生服务,以保证日常的教学活动正常顺利进行。

1.2助手参谋功能

高校教学秘书是教学院长的助手,根据工作要求,协助教学部门领导完成教学管理的各项工作,比如:教学院长的教学工作方案的制定及实施、落实及检查、评价及改进等具体事务工作,都要由教学秘书来协助完成。教学秘书在教学管理中,及时收集、整理关于在教学计划实施过程中出现的问题及情况,制定研究新方案,为领导献言献策,给领导的决策提供条件。

1.3协调、沟通的功能

在教学管理工作中,教学秘书是负责组织、落实具体各项教学工作,教学秘书是学校教务处与二级部门联系的纽带,是二级部门与教师、学生沟通的桥梁,处于教学运转的中心枢纽地位,既要做到“上传下达”,又要做到“下情上传”,协调左右,沟通信息,统筹合理的协调,保证教学活动顺利运转。

1.4监督功能

在教学活动过程中,教学秘书需要定期或者不定期的检查教学环节的落实情况,及时发现教学活动过程的各种情况和问题,根据所掌握的情况,认真分析问题,协助教学领导制定决策,有效保证教学质量、水平的不断提高。

2高教教学秘书应该具备的能力素质

2.1坚定的思想政治素养

新时期下的高校教学秘书一定要具有坚定正确的理想信念,坚持学习思想政治理论知识,认真理解和贯彻党的教育方针及政策,树立为教育事业服务的思想。并且具有爱岗敬业、任劳任怨、乐于奉献的精神,以积极热情的态度、高度的责任心服务于教学、教师、学生,坚守原则,遵守规章制度办事,正确认识从事工作的意义。

2.2扎实的文化知识、业务能力素质

2.2.1扎实的文化知识

高校教学秘书的工作是一项对专业知识有严格要求的教学管理工作,所以教学秘书需要具有较高的文化知识素质。教学秘书的服务对象是领导、教师、学生、管理人员,都是知识层面比较高的群体,所以要求教学秘书必须从教育观、知识观方面提高认识。教学秘书应该认真学习教学管理知识,不断的丰富知识,对其工作性质、内容、范围有明确的认识,使管理工作科学化、规范化。与此同时,教学秘书应该掌握本院系相关专业知识,根据专业的特点,合理、科学安排教学任务,组织实施教学活动。具有较高相关知识素质的教学秘书,提高了教学管理工作的效率。

2.2.2良好的业务素质

高校教学秘书必须熟悉从事的工作,明确其工作职责,具有统筹管理能力、协调与沟通能力、信息及时处理能力,文档整理归档能力、计算机应用能力、创新能力。在工作中统筹计划,善于总结经验,不断地完善工作,不断地提升业务素质能力,适应新时期下教学管理工作。

2.2.3良好的心理素质

高校教学秘书的工作繁重、琐碎,稍有不慎就可能造成教学事故,所以要求教学秘书具有细心、耐心、热心,在工作中细致地完成教学任务,保证教学工作的顺利进行,对待繁琐的工作,教学秘书以积极向上的精神状态,保持心态平和,耐心地进行工作,对于领导、教师、学生需求,提供积极、主动、热情的服务。教学秘书面对诸多繁重、琐碎的工作,始终要保持积极乐观的心态,学会心理调适,加强心理承受能力,以愉快饱满的心情和工作热情投入到工作中。

3高校教学秘书工作存在的问题

3.1对教学秘书工作不重视,教学秘书队伍缺乏稳定性

长期以来,高校对教学秘书工作的认识和评价存在误区,错误地认为教学管理工作只是打打电话,收收文件,是一些琐碎的事务性工作,不需要专业知识及技能,是从属于领导,其工作的好坏,不太会影响学校的教学质量,对于教学秘书工作的重要性,没有给予足够的重视,所以在教学秘书队伍建设上比较随意,配置教学秘书时,没有考虑其专业性及知识储备,与此同时,缺乏给予教学秘书工作相应的培训、学习、交流的机会。教学秘书的工作任务重,责任大,职称评定、评优评奖上要求苛刻,所做的工作得不到尊重和理解,从而造成教学秘书工作积极性不高,心理压力大,极易导致教学秘书队伍不稳定。

3.2教学秘书综合素质不高

由于高校对教学秘书队伍建设不够重视,对学院教学秘书的配置比较随意,当下教学秘书队伍中普遍存在专业不对口的问题,专业知识储备不足,缺乏科学性、主动性、创新性,教学秘书的业务素质和业务能力较低。一直以来,教学秘书的工作量大、琐碎、耗时,繁杂的事务性工作使學秘书无暇充电更新知识结构,加上学校给予教学秘书学习、培训、交流的机会比较少,所以教学秘书业务素质及能力得不到提高,很难与新时期下高校教学发展的需求相适应。

3.3职业认同感低、职业上升空间小

教学秘书工作职能是保障教学秩序的正常运行,其岗位属性具有基础性、辅助性,工作繁杂琐碎,看似简单,但是责任重大,在工作中要求谨慎、细致,稍有不慎就会造成教学事故,然而教学秘书的工作成果模糊、不易量化,工作价值得不到体现,目前高校重教学、科研轻教学管理致使教学秘书工作价值得不到应有的认可和尊重,导致工作丧失主动性,致使教学秘书职业认同感低。高校对于教学秘书职称评定和职务晋升条件严格,主要以科研成果进行评定,教学秘书的工作琐碎细致,无暇从事科研,所以教学秘书职称、职务晋升上难度较大,很大程度上限制教学秘书自我发展,教学秘书职业上升空间小。

4改善高校教学秘书工作思考与建议

4.1重视高校教学秘书队伍的建设

新时期下的高校管理者应该改变传统思想观念,增强教学秘书队伍建设的意识,把教学秘书队伍建设纳入高校整体规划之中,重视教学秘书选拔和培养工作,在教学秘书选聘上,选聘具有专业知识、爱岗敬业、管理经验丰富、业务素质高的高学历人才到教学秘书队伍中,改善教学秘书队伍综合素质。在教学秘书培养上,切实将教学秘书的培养纳入师资培养体系。与此同时,对教学秘书给予尊重和理解,充分肯定和评价其工作和业绩,制定从教学秘书利益出发的相关职称评定、职务晋升政策,充分调动教学秘书的工作热情,保证教学秘书伍的稳定性。

4.2提高教学秘书的综合素养

随着我国高等教育的发展,高校教学管理理念和模式不断更新,教学秘书的知识需要及时更新,高校在教学秘书培养上给予相应的政策和一定的经费支持,应该为教学秘书制定系统的培养体系,建立多层次、多渠道、多形式的培养体系,入职前的岗前培训,组织学习专业学科知识,以有经验的教学秘书帮带新教学秘书。岗位培训,对教学秘书进行日常、专题培训,学习管理理论知识,与实践工作相结合。同时,鼓励教学秘书参加校内外教学管理研讨会和交流会,接触新思想、新理念,改进教学管理方法和手段,最后,注重培训效果的考核和运用,切实提高教学秘书的专业素质和业务水平。目的是提高教学秘书综合素养以适应新时期下高校教学管理需要。

4.3合理规划职业生涯

学校应该主动关注教学秘书的职业生涯发展情况,帮助教学秘书设计符合实际、持续发展生涯发展的途径,与此同时,学校应该考虑提高教学秘书的待遇,在职称评定、晋升、褒奖给予相应的优惠政策。调動教学秘书工作积极性及主动性。教学秘书自身应该进行职业规划,爱岗敬业,认清工作性质、内容,根据职业规划进行自我调适,学习相关专业知识,大胆开拓和创新,为学校事业发展、改革,奉献自己的力量。

新时期下高校教学管理工作面临新挑战,教学秘书作为教学管理工作的基础实施者,高校应该认识到教学秘书在教学管理工作中的地位和重要性,积极主动查找教学秘书目前存在的问题,并提出改善教学秘书现状的策略,有助于教学秘书发挥其在教学管理中的作用,保证教学管理工作优质优量的开展,对高校教学水平和人才培养质量提高具有实际重要意义。

★基金项目:河北医科大学人文社会科学研究项目SKJC201602

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