工会档案管理存在的问题与对策

徐素萍

摘要：档案管理对工会职能的实现有着重要的意义，但目前相关部门对工会档案管理工作重视不够，工会档案管理制度不够完善，档案管理人员岗位不够稳定。解决这些问题，建议做好档案的收集整理工作；提高档案人员专业水平；建立档案管理可持续发展的长效机制。

关键词：工会；档案管理；经济社会

工会档案是工会事务的详细记录，是工会工作的重要组成部分，也是工会组织的一种信息资产，在工会事业发展中的作用非常重要。随着我国经济社会的发展，工会在构建和谐社会中的作用越来越重要。在工会的日常工作中，档案的管理对工会职能的实现有着重要的意义，对规范工会的建设，提高工会工作水平等方面都有很好的促进作用。

一、工会档案的基本含义

工会档案是工会组织在组织建设、维护职工合法权益、评选表彰劳动模范、举办文体活动中自然形成的，是工会组织履职过程的真实记录，是工运事业发展的历史凭证。通过对档案的查找和利用，可以清楚地看到工运发展的足迹，看到各个时期取得的成绩、荣誉和存在的不足，为今后工作的开展提供参考与借鉴。同时，还可以促进各级工会组织之间的信息交流，提升工会工作水平，推动工会工作的创新发展。

二、工会档案管理工作存在的问题

（一）相关部门对工会档案管理工作重视不够

当今社会作是经济飞速发展的时代，各个企业的主要目标是发展自身的经济实力，工会的领高层将目标定在对经济的发展，对工会的作用没有正确的估计，对于工会组织的社交类活动认识不足，大部分领导觉得这类福利活动是多余的活动，无需进行档案的记录。认为工会档案在整个工会的未来发展中的作用微乎其微。正是由于轻视工会档案工作，导致在工会全年的工作中忽视对工会档案的安排，工会档案没有详细的计划，对档案管理工作研究少，档案管理中遇到的问题无法得到解决，在工作场地与资金方面更是缺少专业性的安排。

（二）工会档案管理制度不够完善

当前许多工会在档案管理方面制度不全，直接导致许多珍贵资料在工会整理、搬迁过程中丢失，档案的丢失就是工会财产的损失。大多数的工会就是因为缺少了完善的档案管理制度，在工会人员借阅与保存的过程中将许多宝贵的档案遗失了。没有严格的制度约束管理人员的行为，导致管理人员对档案管理工作的轻视，缺少工作该有的认真负责，最后还是导致了工会财产的损失。分类在档案管理过程中是个十分重要工序，将不同种类档案依序分类能够提高检索档案的效率，同时也有利于档案的整理工作。制度的不完善，不仅仅是对管理工作的不方便，若因此引发了档案的遗失更会对后续工作产生相当大的影响，更加得不偿失。

（三）档案管理人员岗位不够稳定

大多数工会在档案管理岗位的投入不够，会导致大部分的从业人员流失。就目前的形势来说工会的档案管理岗位对人才需求还是比较大的，综合各个方面的原因以及压力来说，相关专业从业人员的市场得不到满足，而且从业者的工作岗位经常会随着其他工作的要求变化，这对本来匮乏的市场来说不是什么好消息，档案管理的从业人员也要进行划分，也可以分为全职与兼职两个方面，兼职职工对工作投入的热情有限，在专业领域的技巧方面有很大的不足，没有接受过正规的培训，这直接导致了兼职职工业务知识不精通，在管理的过程中，兼职职工都存在应付了事的工作态度。

三、解决工会档案管理工作中问题的建议

（一）做好檔案的收集整理工作

由于实际的工作比较繁杂，因此工会相关工作档案的形式种类就比较繁杂，日常的归档处理工作也会有较大的工作量。在收集整理工会档案时，要切实处理好“有文必档”和“有文不归”之间的内在关系，使档案文件的收集归档更加明确，以便保全资料避免丢失。这个过程需要注意：首先是要通过网络的作用使管理体制得以健全。要根据工会的机构体制特点，结合档案材料生成的过程和特点建立起涵盖面比较广的管理网络体系，这样方便于档案信息的交流协调，能够通过上下之间的密切配合形成档案传递网络，这也是档案收集整理工作的基础性工作。其次是在发挥能动作用的基础上提高工作的效率效能。各部室的兼职档案员要忠于职守，勤于动手动脑，将各自的工作做好做到位。一方面要主动根据文件档案生成的时间进行细致地收集工作，将重要的能够反映工会活动记录进程的材料系统整理收集。另一方面也要加强与综合档案室的沟通工作，及时反馈收集信息，避免文件与资料的遗漏。每一个收集的阶段工作完成之后，应该主动将文件收集归档。

（二）提高档案人员专业水平

档案人员的专业水平直接影响着工会档案管理工作的有序、高效开展。随着信息时代的到来，工会应建设一支具备较高专业化水平的档案管理队伍，确保档案人员拥有较强的洞察能力、分析能力、管理能力以及信息专业技术的应用能力，不断提高工会档案工作的管理效率。要为档案人员提供充足的培训学习机会，调动起档案人员参与培训的积极性，及时更新相关知识和技术，提升自己的业务处理能力和专业水平。此外，还应当加强档案人员的政治思想和职业道德教育，培养其爱岗敬业、尽忠职守的工作态度，增强其责任意识和事业心。

（三）建立档案管理可持续发展的长效机制

工会档工会各项工作的开展，都需要严格落实规章制度，推进工作的规范化、程序化，养成严谨的工作作风。工会档案工作主要分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节。对于每一个环节，都应制订相应的管理制度，如《档案借阅利用制度》、《档案人员岗位责任制》等，这样才能保证档案管理工作的顺利进行。工会档案工作制度的制订要在结合实际情况的同时，体现合理性、科学性， 以适应工会档案管理的需要。工会组织要成立相应的档案工作领导小组，强化责任分工，明确目标责任，推进工会档案工作可持续开展。endprint