浅谈办公室工作中信息的反馈与有效沟通

赵海燕

【摘要】办公室工作信息的反馈，实际上做的是人际上的事情，是人际上的沟通。是指为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并且达成共识的过程。干好办公室这项工作需要具备基本的专业知识、协调和沟通能力，特别是掌握有效沟通的诸多技巧并灵活运用，才能成为一名合格的办公室人员。

【关键词】反馈；有效沟通；倾听；看法；批评；认同

在企业办公室，上传下达是一项非常重要的工作，这种信息的反馈工作，实际上是与人打交道的过程，是人际上的事情，也是人际上的沟通。而人是感性的，多变的，每一个人的思维都是不一致的，因此，下情上报，上情下达，上下沟通这项工作就不是那么简单的事情了，因此反馈及有效沟通是必不可少的，而做好反馈及有效沟通就不是那么容易的事情了。下面本人就多年办公室工作经验，浅谈一下办公室工作中信息的反馈与有效沟通。

一、反馈和有效沟通的释义

所谓反馈，泛指发出的事物返回发出的起始点并产生影响；所谓沟通，本义是使两方能够连接，缺乏主动性，所以我们需要的是在反馈的过程中做到有效的沟通，而所谓的有效沟通，是通过听、说、读、写等各类载体，通过会见、对话、讨论等各种方式将思维准确、恰当地表达出来，以促使对方接受，有积极主动的意味。

二、工作中我们要进行反馈和有效沟通的原因

其一，当人作为信息接收者的时候，会根据自己的理解进行转换，这种转换可能是正确的，可能是相似的，也可能是相悖的。而且，还有一种可能是，理解对了，因为不同人，思维路子不一样，就像解决数学问题一样，有很多不同的解题思路，如果不进行及时的有效沟通，也会造成误解，严重的话，会引发冲突。其二，人作为感性动物，有天然的领域认知，就是每个人都需要自己的私人空间，如果是一个陌生的人，或者是不够熟悉的人闯入了该领域，被接受的程度就差，如果这样情绪用于工作中，那么彼此的融洽度不高，工作质量就会大打折扣，工作效率也会不高。其三，有效的沟通可以更加快捷地完成好工作，避免不必要的干扰（如个人的思维方向、处理方法、个人能力、个人情绪、完成进度等等）在事情处理中影响工作效率和效果。我们办公室的领导就经常说，反馈不及时，沟通上存在问题，工作就会不畅通，这会影响后续工作。

三、信息的反馈与有效沟通的方法

（一）学会当一个倾听者。倾听，不是简简单单地听就行，这是一个反馈和沟通中相互的过程，而是带着我们个人的特色，在一个沟通的过程中，我们要尽量选取一个对的时间，营造一个好的氛围，表达出我们的沟通意愿。同时，个人要打扮端庄整洁大方，清清爽爽的气息，微笑的表情，专注的眼神，适时地表达意见，这才是一个正确倾听的态度。

（二）认同倾诉者沟通。我们要充分认可对方好的一方面，更能够让别人接受你们之间的沟通，从而提升对方的工作积极性和工作意愿等，有时候工作态度也会决定工作质量的好坏。当然，这种认同，必须是实事求是存在的，每個人都需要别人看到自己的闪光点，不喜欢别人不切实际的虚伪赞同。我们办公室的领导就经常表扬我说：某某某在自己分管的工作上面经常提醒我什么时候该做什么了，让我能够在期限内履行好自己的工作职责，这非常好。领导事情多，很多时候需要我们把握好工作的进度，适时提醒他们，是我们办公室人员的职责。

（三）提出自己正确的理解。正确的反馈和有效沟通还需要适时地提出自己的看法。当然，我们首先要对这件事情有所了解，要根据事实有理有据地谈自己对这件事情的理解，提出自己的意见和建议。合适的意见和建议会对事情的处理有着良好的导向作用，有助于人际间相互了解和融合，同时也有助于工作效率的提高。特别是上位者，如果能够很开放地谈及自己对事情的想法和感受，更能够促进事情的有效解决，模棱两可的态度、模模糊糊的表达方式会让沟通的对方感到无所适从，接收不到明确的信号，最后靠揣测来完成的工作，很难达到好的程度。当然，能聪明解读他人想法的人不在其中，这毕竟只是少数。

四、如何做到有效沟通

要做到有效沟通，需要我们充分利用我们的肢体语言和语言表达，在合适的场所做出适当的举止、合适的称谓和合适的语言，会对沟通起到非常重要的作用，称谓要根据场合和亲疏度而定，而语言中，合适的修辞、适当的幽默、俗语的适当应用以及适度的煽情都会对我们的沟通起到画龙点睛的作用。

总之，办公室工作具有其特殊性和繁琐性，要想当好办公室工作人员这个角色，做好办公室工作，正确反馈和有效沟通至关重要。这需要我们找准沟通点，也就是说要学会处理方方面面的关系，摆正自己的沟通位置；也需要我们在部门与部门之间、上级与下级之间、下级与上级之间的联系与交往中协调好、落实好每一项工作，做好每一件事情的反馈和有效沟通。

做好办公室工作的反馈和有效的沟通，能使我们的工作环境变得轻松愉快，让我们在开展各项工作时，更加游刃有余，还会使一个单位的整体形象在无形中得到进一步的提高。所以，提升办公室工作人员的反馈能力和有效沟通能力，在我们的机关工作技能中，势在必行。

【参考文献】

[1]范晟晟编著.一分钟有效沟通，长春：北方妇女儿童出版社，2014，6.

[2]（德）汉斯-于尔根.克拉茨著.反馈技巧.周静译.北京：中国铁道出版社，2010，12.