文秘工作与档案管理的一体化研究

詹萍

摘要：文秘工作可以提高领导的决策准确性、改善单位或部门工作效率。另外，文秘与档案管理工作密不可分，做好文秘工作与档案管理工作的一体化研究，有助于提高企事业单位工作效率。

关键词：文秘工作；档案管理；文档；一体化；建设；质量管理

引言

档案管理工作的基础是文秘工作的开展效果，二者密不可分，互有联系。应时代发展需求，完善文秘与档案管理一体化建设，不仅可以提高文件管理、利用的规范性，同时也可以提高办事效率等。

1.文秘工作和档案管理一体化的重要现实意义

文秘-档案一体化建设是社会发展的必然选择。一体化的含义为基于公文处理和档案管理连续及整体性角度出发，和互联网、计算机等技术以相关标准为规范建立的综合档案管理系统，这样将实现对公文档案的全过程管理，提高文秘与档案管理工作的整体性。另外，文秘工作与档案管理一体化建设意义非凡。它使档案事业的关注焦点从文件实体转向文件形成过程；从注重分散的个别文件的性质和特征，转向关注导致文件产生的业务职能、活动、任务、事物处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映其主要工作活动的文件加以保存；通过文秘工作与档案管理的一体化建设，有助于提高文秘及档案管理工作的效率及质量，这对信息的有效管理与利用起到了积极的影响作用。

2.国内文秘工作和档案管理一体化衔接时的问题

首先，缺乏原稿文件，编号不规范。文秘及档案工作虽然有明确的办事流程，不过在归档时却是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿与修改稿，这就使得一些领导的重要批示无从显现；另外，还有部分归档的重要材料在没有复印存档的情况下进行存档，这就导致原稿字迹容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面记录和规范的附件。在实施档案管理的过程中，多数实施归档的文件缺乏印发部门、抄送单位、发放时间、主题选择等重要信息，这就提高了文件归档后进行案卷标题确定的难度。

最后，应用了错误文种，办理程序缺乏规范性。在应用文种时经常发生“意见”和“决定”不区分情况，同时“通告”、“通知”乱用现象严重，这就降低了文种应用的规范性，给公文受理单位的办公带来了阻碍，降低了工作的实际作用。另外，在公文办理中，也将长出现违规、不按照程序办事的现象，很多单位都存在越级行文、不登记印发等违规现象，这位后续的档案管理带来了负面影响。

3.文秘工作和档案管理一体化建设的对策

首先，应实现案卷质量管理标准化、规范化建设。①实施安全全面普查。一般企事业单位没有精力对综合档案室进行定点检查，并且不同部门之间的档案保管期限也存在差异，因此档案室内会遗留大量没有利用价值的文件；所以，可以运用案卷普查的方式将僵尸文件移除，提高文秘及档案管理工作的效率与效果。②改善公文质量，奠定文秘-档案管理一体化基础。企事业单位档案的原身为公文，所以工作的制作质量对之后的档案管理质量、效果由直接影响，进而也会对档案管理的规范化、标准化建设产生影响。因此要提高公文的质量，要用幅面尺寸规格统一、标准、质量好的公文用纸，采用横写横排、左侧装订的排版形式；认真检查制发公文履行签发手续的情况，是否与审批权限相符，公文标题、主送单位及抄送单位的准确性，落款、日期等；在书写公文时要保证书面干净、字迹清晰、使用不易褪色纸张，从而确保长期保存的效果。另外，要科学选择文种，做好格式、行文等的规范操作。③完善电子文件管理工作。电子文件比传统纸质文件管理更具优势，但是电子文件收到文件形式、储存条件等影响，一定要做好文件储存介质的选择才行。

其次，要完善全过程的管理工作。①要在企事业内部建立质量管理意识，为文秘工作与档案管理工作人员树立全过程质量管理意识，通过推行个人责任制的方式，提高全过程管理质量。②建立健全管理体制。文秘及档案工作的分而治之形式影响了文档一体化建设，所以要调整基础机构，建立健全规章制度。因此要建立专业部门同意处理文书、档案管理问题，对文书及档案整理、收集工作的衔接进行监督，为文档管理部门提供横纵联系、协商渠道，奠定文档一体化管理模式基础。另外，要做好文秘及档案管理员工培训工作，为其提供外出学习的机会，提高员工的综合专业业务素质，改善文档提提化管理队伍整体质量。并且要完善管理制度，严格落实公文新闻规定，严格审核公文减法制度，确保发文文件在规定权利范围之内。③要加强文档一体化管理模式硬件建设工作，积极的选购性能、品质过关的设备与工具，通过培训提高员工操作的熟练度和规范性等。

最后，要完善文秘部门的文书立卷工作。文书立卷中的文书处理时不可或缺的环节，同时文书处理可以提高档案管理的有效性、安全性、系統性、条理性。而文书立卷属于文秘工作的最终步骤，同时为档案管理的第一步，也就是文秘与档案工作的连接处。所以，各部门的文件材料应交由文秘人员进行统一管理，并基于立卷原则和方法实施文书立卷，让文件立卷常态化。除此之外，必须重视文书立卷的日常管理工作，要完善文书的分门别类管理，为日后的查找与立卷提供便利。

结束语：

综上所述，文秘及档案管理工作的一体化建设已经成为社会发展的必然选择。因此，企事业单位要积极攻克文档一体化建设中遇到的问题，早日完善文档一体化建设工作，提高公文文件管理及利用效率。

参考文献：

[1]张思盈.初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].办公室业务.2015（05）

[2]肖健.关于做好文秘和档案工作的几点思考[J].企业改革与管理.2015（04）

[3]刘美娟.基于当前文秘工作的档案管理关键问题研究[J].科技创新与应用.2013（31）endprint