文书档案管理强化策略

郭彤嘉

摘要：档案文书资料关系到单位或企业日常经营管理的情况和重要活动的记录以及大事记专项资料的完善，是某一时期企业发展和人物活动的真实再现。尤其是互联网信息技术在人们生产生活的应用日益广泛的情况下，文书档案文献资料的收集更广泛，更具体，更真实，弥补了原来文字档案的许多短板，使历史风景能够还原。在这种情况下，档案资料的归类和存储工具就需要不断地更新，管理内容相对复杂，越来越需要强化管理。本文以单位或企业的文书档案资料的管理为研究内容，提出了创新管理的理念。

关键词：企业文化；档案资料；强化管理；研究谈讨

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）010-00-01

一、目前企、事業单位档案管理存在的缺陷

1.档案资料不全，难收集

档案资料的收集整理是一件功在当代、利在千秋的极不引起人们重视的重要工作，大部分企业单位没有专门的档案室，就是有档案室也是选择闲置的处所存放档案资料或者应付管理部门的检查而设置的，多数的企业、事业单位的档案管理员都是老弱病残的员工兼任，不具备管理档案的专业知识和专业技能，只是将单位各个职能部门上交的文书档案资料，进行堆放封存。资料残缺不全，归类不明显，应用效果不佳。

2.文书档案资料收集手段落后不及时

在互联网计算机多媒体时代，大数据化的信息管理已经成为常态，但是，大部分企业、事业单位还没像样的档案挂你设施、设备，很多单位好没有配置计算机或者联网，档案管理员年龄大，现代信息技术设备不会用的情况非常普遍。对很多的文书档案资料不能做到及时采集，更不能做到文字、音像和相关资料的丰富和全面归档。

3.档案资料的应用不能满足需要

当前，很多下岗工人在办理养老退休的过程中，由于需要提供相关的单位证明，许多单位在转变经营机制的改革过程中，有的被撤销建制，有的被兼并重组、有的破产不复存在，使得人们无法得到相关单位的证明材料，只有通过查阅档案，来提供原始资料证明，但是，由于文书档案资料的残缺，许多本来很简单的问题变得很复杂，档案资料的服务能力脆弱，社会影响效果不大，因而引不起人们的重视。

二、创新文书档案资料管理的举措

1.建立高素质的档案管理队伍

为了强化文书档案资料的收集和管理，必须有一只熟悉档案管理业务，明确档案管理目标和责任的人员队伍。从现实的需要来看，一方面各个单位从长远的工作需要出发，选聘高素质的专业人才，到单位进行档案管理；另一方面选送热爱档案管理的人才，参加档案主管部门组织的档案管理培训，同时，创造条件让档案管理人员在网上学习深造，使档案管理人员具备现代档案管理的知识和能力。

2.完善的档案管理机制

根据国家《档案法》和有关规章制度，对本单位的档案管理机制进行规范。一是强化档案管理责任。档案资料的收集、管理不是档案室一个部门的独立工作，而是单位各个部门共同协作的结果，单位要明确主管领导负总责，档案室（馆）具体负责、各个部门分工负责的责任机制，协调联动各个部门共同参与档案管理，形成“千斤重担大家挑，人人肩上有目标的工作氛围”。二是对不切实际的档案管理制度进行更新。三是增加投入，引进计算机、互联网和先进的移动通信设备，提高信息资料的采集质量。

3.搞好一手资料的及时采集

作为档案信息资料，其功用主要在日后才能发挥，以利于工作和发展的监督、指导、传承和借鉴。因为不确定哪类资料对谁对什么事情有影响，所以，在采集资料的过程中，本着原始、真实、全面、及时等工作特点，对各个部门的工作日志，相关材料和重大活动的具体信息采集，做到及时、高效和全面。制定档案室（馆）与办公室、宣传部门等联合工作考核机制，提高各个部门共同参与的积极性。提高档案的信息量和管理质量。

4.实现档案资料信息化管理水平

各个单位要在文书档案文字资料的基础上，增加影像档案资料，制作数据信息光盘，同时，在单位的网页或者网站上，增设档案栏目，目的方便档案资料的利用。当前，人们都乐于从网上查找资料，信息共享程度较高，因此，单位要根据自身的实际情况，不断提高文书档案资料的信息化管理水平，尽可能在自己的网站或网页上录入档案资料内容，实现信息的共享。

5.不断优化案管理工作方法

档案管理工作不仅仅只是对收集的文书材料、影像资料进行归类存放，更重要的是要用档案人的眼光去发现重要的信息资料，并对信息进行系列的追踪采集，形成完整资料体系。比如在发展工业的过程中，必然要建立工厂，储备过程的决策会议决定，项目选址过程各个部门的工作情况，企业建成的生产和科研情况，市场竞争和服务能力等各方面的信息资料，要形成一个系统，就需要优化档案管理的工作方法，不断地创新，与时俱进，提高信息含金量和丰富程度。

三、提升档案管理现代化水平

从现代管理理念的角度来看，档案资料的管理水平和效果，基本上反映了企、事业发展过程的管理水平、管理措施和管理效果。是对以往的发展见证和衡量标尺。因此，必须提升现代化的档案资料管理水平和管理质量。一是增加投入，引进信息化设备用于档案管理，实现档案信息的云数据信息，满足各种信息需要；二是选聘或者培训高素质的档案资料管理员，要求档案资料管理人员做到“一专多能”，能写会画，会摄影还能制作课件等等；三是优化档案资料管理环境。根据需要把办公室、宣传机构同档案室合并，增加人员和设施，形成档案资料管理的合力，全面提升现代化管理水平，进一步提高档案资料服务经济和社会发展的质量。

四、结语

强化文书档案资料管理是一项长期的系统的工作，必须起点高、机制完善、理念超前才能实现现代化管理目标。因此，不同单位要根据自身发展需要，在设施、人员和管理模式上进行优化选择，制订一套适合自身需要的、切实可行的档案资料管理制度，全面提高单位员工的档案意识，在具体的工作实践中，注重收集一手资料，及时归档管理，才能提升档案资料信息管理水平。

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