提高行政机关文件管理效率的研究

姚媛

【摘要】随着我国经济的进步和社会的发展，人们的生活水平逐渐提高，节奏也逐渐加快。再加上高新技术以及计算机技术在人们生活与工作中的普及，未来的发展趋势要求文件管理的效率必须提高。但是从整体来看，我国由于地域辽阔，百姓较为分散，很多地区受到地理位置和客观条件的约束，在机械化的过程中遇到了很多难以想象的问题，甚至有些落后地区不能进行文件管理的电子化改革，这些传统落后的局面严重降低了我国行政机关文件管理的整体效率。

【关键词】行政机关；文件管理；提高效率

文件管理早在100多年前就已经受到了美国相关工作人员的重视，当时主要探讨的相关话题是文件生命周期理论，在那个年代，人们认为文件管理的实质是为了让文件中的信息得到充分利用，直到其中的利用价值消耗殆尽而被损坏，或者是有一些具有永久价值的文件会被一直保存下去的整体过程。计算机技术的普及让无纸化办公具有更深层次的内涵。当代进行无纸化办公的意义主要是将知识作为管理主体，高新计算机技术只是管理的手段，目的也是为了提高管理的效率。现在我们就需要对当代的文件管理进行深刻的思索，力图通过优化管理流程、加大客观条件的投资、提高行政机关工作人员的素质来提高文件管理效率。

一、行政机关中文件管理的实际特征

（一）科学性。行政机关一般来说是企业或者事业单位中文件聚集的地方，是为整个企业或者事业单位提供信息服务的场所，所以一般在行政机关中的文件管理都是科学规范、可靠有效的。

（二）完整性。文件管理工作一般来说是对整个文件进行管理，不能因为特殊情况就只针对文件其中的一部分进行管理。尤其在行政机关中文件管理被视为尤为重要的事情，工作人员必须严格按照要求将整个机构的所有文件进行科学有效的处理，才能达到文件管理的最终目的。

（三）系统性。行政机关本身就是一个严格有序的机构，因此文件管理工作的流程也必须具有系统的规划和管理。文件管理也是为了满足行政机关各部门的要求才进行实施的，所以文件管理工作必须迎合各部门的需求，遵守各部门的规章制度，以此满足行政机关对于文件管理的期待。

（四）政治性和权威性。行政机关一般来说在某地都具有管理色彩和指挥色彩，各层行政机关的任务也是为了对地方的事件进行公平公正的决策管理和控制，只要在文件管理过程中保证文件传递的顺畅性和文件本体的权威性，才能让政府部门为百姓提供更好的服务，受到更深的尊敬。

二、提高行政机关文件管理效率的有效措施

在当代计算机技术横行的时代，任何工作是很难脱离计算机技术的。所以我们在学会利用计算机技术提高办公效率的同时，不能仅仅停留在当前的状态，而应该进一步思考，深入学习相关的文件管理理论知识，力图通过优化文件管理工作流程，改进文件管理工作相关细节来提高文件管理效率。

（一）重视行政机关中文件管理理论知识的传播，提升工作人员的整体素质。行政机关应该定期组织专业培训课程，加强工作人员之间的交流与学习，建立完善的管理制度，强制工作人员参与理论课程，让这些工作人员可以在工作之余体会到学习的快乐，掌握更完善更新潮的知识，自身的文化修养提高了，自身的工作能力与控制能力也就会随之上升，最终实现高效的文件管理工作。如果每一个行政机关中的文件管理工作人员没有充分认识自己的工作岗位和工作性质，在工作过程中只会考虑自己的工作细节，反而忽视了与其他部门之间的合作与协调，这样只会适得其反，降低文件管理的效率。

（二）完善行政机关文件管理工作的规章制度。一般来说，任何机构在工作过程中都有自己的一套规章制度，是每一位工作人员都要履行的，因为只有对工作人員的工作进行严格的管理，工作流程才会具有严谨性，但是不可避免的很多工作人员为了追求严苛的工作制度，会在工作时缺失本应该要有的灵活性。所以行政机关在设置文件管理规章制度时一定要考虑到实际工作中可能会遇到的各种问题，结合实际情况的方方面面，设置相应的灵活区间，避免将简单的工作变得复杂化，从而进一步提高文件管理工作的效率。

（三）及时更新健全行政机关文件管理的工作环境。要想提高行政机关中文件管理的效率，一定要学会充分利用现有的先进科学技术，全面实现文件的电子化管理。只有行政机关和文件管理部门不断地加强基础设施的投资，重视文件管理的工作环境，优化工作内部管理工具，努力建立一个合理的、高效的网络互连体系、性能优越的服务器、海量的存储系统和信息共享平台，购买一些质量较好的资源数据库，利用信息共享平台，实现行政机关内部文件管理的规范化和效率化。

【参考文献】

[1]黄伟丽.提高行政机关文件管理效率的研究——以衡阳市交通运输局为例[D].湖南师范大学，2013（11）.

[2]詹道润.当前机关文件及管理工作中的问题与对策[J].档案学通讯，1995（03）.

[3]杨霞.机关文件管理法制化建设的新成果——解读《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》[J].北京档案，2007（05）.

[4]王毅；陈智兵.日本文件中心的建设模式及其作用探析——基于日本公文书中间书库管理制度研究[J].档案学通讯，2016（01）.