对实现小学档案管理信息化的若干看法

张琳

摘 要：随着信息化技术的不断完善以及拓展，小学档案管理信息化建设逐步获得了技术支持，实现了档案管理工作的进一步优化与完善。本文结合实际的工作经验，就如何实现小学档案管理信息化提出几点看法，为现阶段小学档案管理工作的进一步完善提供相关的参考。

关键词：小学档案管理；信息化；学生信息；档案保存

【中图分类号】G 【文献标识码】B 【文章编号】1008-1216（2017）04B-0044-02

小学教学工作的顺利开展需要档案管理工作的有效支持，除了基本的教学资料与学科建设材料以外，学校建设的相关内容，学生管理工作以及学生资料等都需要档案管理工作来保障，其涉及的内容量多，工作复杂。而现阶段，随着信息化技术的不断扩展，小学档案管理信息化建设也逐步获得了技术上的支持，小学档案管理信息化在当前条件下成为可能。而如何利用好信息化工具，如何转变现有的工作方式，成为实现小学档案管理信息化面临的主要问题。

一、完善软硬件配备是小学档案管理信息化的基本前提

从传统的小学档案管理工作来看，小学档案管理工作往往以传统纸质档案存档与登记为主要形式，即使在信息化水平快速提升的今天，小学档案管理信息化也仅仅是实现了工作方式的信息化建设，即为档案管理人员配备相关的电脑，使得档案登记、档案管理工作的相关文件得到电子化的处理与传输，这些条件的实现的确可以使档案管理工作的效率得到快速的提升，不少复杂而漫长的查询工作在速度上得到了提高。但是工作的信息化与档案管理的信息化仍然存在巨大的差距。现阶段，从完善软硬件配备工作着手，为小学档案管理工作信息化提供基本的条件，是小学阶段档案管理信息化建设的基本前提。

以小学档案数据库的建设为例，虽然小学阶段的教育教学工作相比中学阶段的复杂性较低，但是其涉及的整体工作流程以及建设的环节仍然非常繁杂。除了基本的学科建设材料、学生信息管理材料以外，学校基建、后勤保障，学校历史档案材料等都是档案管理工作中的重要内容，要实现档案管理的信息化，首先要将这些内容全部进行统计汇总，为后期档案的查询与调阅以及学校建设的评估与日常管理提供基本条件。因此，搭建完善的数据库，建立数据的有效索引是小学阶段档案管理信息化建设向前跨出的第一步。

二、档案资料的电子化处理是实现小学档案管理信息化的重要工作

如果在现有条件下，大多数档案仍然没有实现电子化处理，数据库的建设、现代检索软件的开发仍然只能起到一个简单查询的功能，该功能的发挥仅仅是优化了传统档案登记簿的功能，还没有真正的实现档案管理的高度信息化。因此，在现阶段档案管理信息化建设的过程中，小学日常工作要结合教育局及国家相关政策，对部分档案内容实现电子化处理，将部分的纸质档案通过扫描等形式进行电子化处理，最终为档案的在线查询与查阅提供基本的保障。

以校史档案建设为例，现阶段通过电脑等办公软件，部分规章制度、协议合同以及学校建设的设计方案等都可以实现电子化的处理，同时学校风景、建设成果等都可以通过数码设备进行记录存档。而在信息化处理之前，相关内容则可以通过扫描的形式以图片格式进行存档，必要时候可以根据相关的内容建立PDF文件，充实学校校史档案数据库中的内容，为学校历史的查阅等工作提供基本的内容支持。只有通过档案内容的电子化处理，小学阶段建校历史、小学建设成果以及青少年的成长风貌才能真正地被展现出来，使档案存档的日期更长，查阅更加便捷，宣传面更广。

三、建设完善的数据传输渠道是小学档案管理信息化运行的重要保障

虽然，小学阶段档案管理工作并不涉及绝对的对外工作，也很少涉及档案资料的交流，但是随着整个教育系统档案管理工作信息化建设的进一步推进，小学与教育局、与兄弟单位，小学内部管理人员对于档案快速查阅与交流的需求不断的提升。因此，伴随着信息化建设在小学档案管理工作中的推进，档案交流的模式也会逐步地升级完善，对于档案查阅等工作的要求也在不断地提升。因此，在这种背景下建设完善的数据传输渠道是小学档案管理信息化运行的重要保障。现阶段仅依靠某一小学，单个单位的努力并不能真正地实现档案管理信息化水平的拓展，只有通过全市单位的联动，共同搭建小学档案管理信息化平台，所有小学教学单位才能真正地实现档案管理的信息化。

市级教育局往往要对各个小学单位的建设情况以及实际的发展情况进行记录查询，如果在现阶段小学档案管理信息化的基础上，建设档案管理平台，将各个小学单位作为总体档案管理的数据库的子库，以各个小学信息化管理工作为依托，建设全市小学电子档案管理中心，则教育管理单位对于各个小学的发展与建设信息就能够实现动态的查询与调阅。在这一基础上，进一步提升小学档案管理的信息化水平，使全市小学在信息技术的支持下，实现档案的电子化管理与动态传输。

四、人才保障是小学档案管理信息化建设工作开展的重要推动力

小学管理工作中，由于工作平台、待遇等问题，档案管理人才的储备往往不被重视，并且也很难寻觅到相关的技术人才来推动小学档案管理工作。因此，现阶段在各个教育单位中，小学档案管理信息化建设工作往往处于比较滞后的地位，不少小学虽然配备相关的办公设备，但档案数据库中大多是空白，查询索引也没有被真正地建立起来。这些工作缺失的主要原因是传统档案管理人员并没有掌握现代化的信息管理技术，对于小学档案管理信息化建设缺乏基本的认知，更不可能推动档案管理的信息化。因此，在现有的条件下，学校管理人员要改变传统的观念，重视档案人才的选拔与补充，从计算机相关专业、档案管理专业毕业的本科乃至硕士人才中进行选拔，并提高相关的待遇，为小学阶段档案管理信息化建设工作提供基本的保障。

以小学教师队伍建设和管理队伍建设为例，小学阶段不少管理岗位是由在编教师兼任，这有利于师资作用的充分发挥以及管理工作与教学工作的有效对接，但是对于档案管理人员、图书馆管理人员等，学校并没有给相关人员争取指标。这使得现阶段信息化建设工作难以开展，尤其是在档案资料电子化处理以及数据库录入和索引建设方面，更是需要花巨大的代价聘请相关技术公司提供技术支持。而在这种情况下，由于小学管理队伍中技术人才的缺失，档案管理工作的日常维护也无法实现。因此现阶段，一方面，小学要积极地为相关工作人员争取指标或者待遇，聘请档案管理人才推动小学档案管理信息化建设；另一方面，要对小学计算机教师的综合素养提出更高的要求，以其专业技能为小学档案管理信息化建设提供支援，充分发挥本校在岗教师的职能。

五、结束语

文章结合实际的工作经验，就如何实现小学档案管理信息化提出几点看法。从实际角度来讲，学校一方面要完善软硬件配备，为小学档案管理信息化提供基本前提条件；同时要在人才保障的前提下，积极实现档案内容的电子化处理，并建设相关的数据库与数据索引，为信息化的档案管理功能发挥提供保障。最后，各個教育管理部门要发挥领导作用，积极构建档案信息化传输渠道，使得各个小学档案信息平台能够实现相互联动，构建全市高水平小学档案管理平台，真正实现小学档案材料的高效率查阅、传输，为小学档案管理信息化的快速发展以及功能的进一步拓展提供推动力。

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