二元工作流模式在协同管理应用领域的研究①

袁海涛

（辽宁经济管理干部学院公共管理系，辽宁沈阳110122）

二元工作流模式在协同管理应用领域的研究①

袁海涛

（辽宁经济管理干部学院公共管理系，辽宁沈阳110122）

工作流是协同管理软件的核心，二元工作流融合了管理制度的刚性流程和人性的柔性流程，通过流程震荡、流程变更、流程自由功能，采用智能表单、流程管控、多维呈现等工具，能够较好地实现协同管理目标。

工作流；二元工作流；协同管理；模式与功能；局限性

一、工作流理论

工作流（workflow）不仅是协同管理软件的核心，也是协同软件管理思想中的主要理论模型。

（一）工作流的时间特性

工作流理论将业务看作所有构成管理要素的集合，在这个集合中，它涉及的所有的各个要素都将会根据不同业务的发展需要被进行重新整合，整合之后从而演化出各种不同类型的功能。其内在的含义是告诉我们，在管理的组织形态中，即使其他所有的要素都在不断地变化着，但是时间还是绝对的。

（二）工作流的制度特性

由于工作流的主导思想来自制度管理学派，因此它对制度存在一定的依赖性。在中国的协同发展过程中，有关方面先期在制度的发展与建设上投入大量的人力与物力，现在看来已经取得了一些有效的成果。协同软件与传统纸质流程之间互相转换图所展示的转换过程是在协同管理领域中人们所认同的一个思维工具，很好地展现了将传统的纸质流程转化为协同软件的操作规律（如右图所示）。笔者总结为：协同规则由权限、流程和表单构成。同时，这一公式也充分揭示了在进行协同管理中所应用到的核心工具：权限、流程、表单。

协同软件与纸质流程之间的互换图

二、二元工作流的探索

二元工作流中所提出的“二元”充分融合了管理中所熟悉的管理的刚、柔两方面，笔者把协同管理中的由自循环系统所达成的组织级的协同工作称之为“一元”，即刚性流程。此外，笔者把具有中国特色的人性化管理，称之为二元工作流的另“一元”，即自由协同。

（一）二元工作流的管理思想模式

1.刚柔相济

在协同管理中，刚性流程能够做到与柔性流程相辅相成，共同作用保障管理工作流的顺利运行。在其中，刚性制度、流程、权限等都被固化下来，人们在日常工作中必须按照这个进行，不能随便处理。

但同时，中国式的人性化管理系统也支持对功能用户进行自定义的改动，而不必修改代码，而往往这么做所体现出来的柔性化的改动会更加适应实际情况，致使传统管理中的刚性流程不再那么僵化死板，这样在全新的协同管理中能够使刚、柔两种力量同时存在，相辅相成。

2.刚柔并举

二元工作流管理思想模式中的刚性和柔性流程不仅可以同时存在，还独立发挥着作用。在二元工作流中，针对同一个事情，在应用刚性流程的同时，还应使用柔性流程，用这两种流程各自的作用来叠加来提升管理效率。

3.以柔克刚

二元工作流的特点是在处理那些难以建立刚性流程的行为中凸显与众不同。在实施过程中，应用的协同软件会为构建一个异于常规的工作流提供支持，并保证其能够正常平稳的运行，以报销流程为例：

假如企业由于某种特殊原因，发生了一张数额巨大的接待费用发票，由于审批权限的原因，它显然超出了主管级别领导的审批权限，而此时假若按照刚性报销流程进行的话，显然是“越权犯上”，那么只能先以非常规措施，将事情向主管乃至总经理进行汇报，在获得他们的理解和同意后，再找一个制度允许的方式来走刚性报销流程，这样才能将事情办妥。

4.外柔内刚

在这个过程中，主要以刚性流程为主，而在某些特别环节可以表现的得柔性一些，目的是提高本流程被接受和认可的可能性。在组织中，很多时候需要坚持原则，按照规章制度办事，但是在具体处理中可以讲究方式方法，把某些环节处理得更人性化一些，让原则不被人所抵制。二元工作流中，要允许将刚性工作流转化为柔性方式来处理。

比如在某些重大报销流程中，协同软件应该允许将流转制转化为协商制，即全部环节都由人与人的直接协商往前推进，其中可能有反复、协调和商量，与报销模板的流程会大相径庭，但总的原则却还是遵照报销制度来进行的。

由此可见，二元工作流的思想模型是多种多样的，它并非绝对的“二元对立”，也不是中庸的“二元混用”，而是实际问题实际分析，为问题的解决提供各种可能性，并以技术手段来保证所有可能性的实现。

（二）二元工作流的典型功能

二元工作流的特别功能主要包括流程震荡、流程变更和流程自由三种类型。

1.流程震荡

流程震荡属于“动态改变”，在整个流程中它更多强调流程的往复性，最终以实现协同过程中的信息反馈、闭环控制的需求。处于震荡形态中的工作流可以自始至终地处于运动状态，以致最终达成终极结果，在运行中它始终处于动态平衡状态，更好地展现了“外柔内刚”的主要思想。

通过二元工作流中的流程震荡，可以清楚地看到刚柔之间的灵动配合关系。它的运行将“柔”这个性质发挥到极点，但又能让它转化为实际流程的操作和运行。

2.流程变更

流程变更是指对刚性流程进行的改造与完善，主要目的是为了让它能够适应特殊的或新的协同需求。在组织中的刚性流程，由于它们的来源原因，以至于它们往往并不能很好地符合组织的实际工作需求特性，就更不要说适应不同的管理者风格的问题了。

而协同软件的流程变更这一功能为刚性流程的改善提供了可能。经过改造后的变更流程，有可能是一次性的，也有可能被重新定义为刚性模板，这样就能为后续相似协同活动所复用。而在这一过程中通过对流程变更所进行的监测、总结与分析，就可以很容易地发现流程在实际运行方面的规律和特性，这样就可以对原有的刚性流程进行系统升级改造。协同软件正是因为有了这一功能，才能将“二元工作流”从思想变为可实际操作的功能。

3.流程自由

流程自由是指在协同软件的二元工作流中，可以不使用现有的任何流程，从无到有创建一个流程，并可以按照自己的意愿推动该流程运行发展，直至最终达成完整的协同。从理论上讲，这种协同可以没有制度性、时间性和流向性，它可以自由运行，由任何力量推动，向任何方向发展，带来意料之外的结果。这种状况，可以叫作自由协同。

（三）二元工作流的实现工具

在协同软件中有一系列具体技术和工具，这里笔者主要分析其中最重要的三种：智能表单、流程管控、多维呈现。

1.智能表单

智能表单将管理中的制度流程与要素很好地结合起来，让两者生成一张具有某种规律性的表格，然后在参与者手中流转、审批。通过它，协同软件可以在人员、制度、流程之间自由转换，这样不仅确保了管理制度的刚性，同时又实现了业务流程的柔性。

2.流程管控

流程管控是指协同软件为每一个参与者所提供的各种检查、监控及督促流程进展的方法和手段。

流程管控是协同软件应用中的重要功能，它虽然在运行过程中与工作流没有交集，但在实际管理应用中确是与工作流所涉及的各个环节密不可分，并在特定的时候发挥作用。

3.多维呈现

二元工作流的信息在两个层面呈现多样性。在系统的协同管理应用中由于所涉及的信息在沟通环节上反复的比较多，因此很难做逐一展示。

三、二元工作流的局限性

（一）工作流并非彻底的协同理论

在工作流理论中，“协同”是一种以信息为中心、非结构化的行为，这一方面揭示了工作流理论对协同行为的误解，另一方面也从反面说明了协同软件与工作流的确存在本质差异。从中国的协同管理思想史上来看，笔者所提倡和贯彻的协同理论架构与工作流理论中的以流程为核心、结构化等特征完全是两码事。

（二）二元未能突破协同难点

管理学理论的发展早就说明了人不仅是“经济人”，还是“社会人”。组织中的人除了是员工，还是一个社会人，他的行为方式，绝非简单的工作流程可以设定、限制和规约的。所以说，二元工作流的应用发展也有自己无法解决的难点：

1.人的主观能动性

笔者所希望的是参与协同中的每一个人都能够自愿参与协同，并通过良好协同运行以最终达到自身价值的追求，而不是处于“被协同”的状态。

2.信息的自由传递

在整个协同中需要依靠大量的信息，而信息的传递是依靠一种传递自由的机制，而不是在后台就预先设定好的规则。

3.组织的不确定性

二元工作流的运行程度还是受制于组织的正规化程度。如果组织是处于高度制度化、流程化的，那么二元工作流就能很好发挥作用；但是，如果组织是处于非常规状态，则它将失去架构的基础条件。

四、解决二元工作流协同管理局限性的建议

笔者对二元工作流在协同管理中的应用做了一个较为系统的阐述，由此可见它不仅有理论源流，还有完善的思维模式、功能设计及工具实现。以二元工作流为特征的协同软件，触及到了协同管理本质，做了“从大处下手，从小处上手”。

解决二元工作流协同管理的局限性，建议从发挥人的主观能动性，促进信息的自由传递，提高组织的制度化、流程化程度等方面着手，当然，人们对二元工作流的苛求，是源于对协同管理未来发展的期待。协同软件迄今为止在中国也只不过走过了十几年的时间，按照“低头插秧”的态度，现在只不过刚把秧苗插上，把协同管理这块土地播上种，未来还需要研究者和实践者为中国协同管理发展不断努力。

〔1〕王力，赵渤.管理学流派思想评注图鉴〔M〕.北京：社会科学文献出版社，2011：109.

〔2〕〔美〕约翰·奈斯比特.梅艳，译.大趋势——改变我们生活的十个新方向〔M〕.北京：中国社会科学出版社，1984：38.

〔3〕〔美〕曼纽尔·卡斯特.网络社会的崛起〔M〕.北京：社会科学文献出版社，2006：64-70.

〔4〕范玉顺.工作流管理技术基础〔M〕.北京：清华大学出版社，2001.

〔5〕Wil vander Aalst.工作流管理——模型、方法和系统〔M〕.北京：清华大学出版社，2004.

〔6〕许艳.基于数据库的工作流管理的研究〔J〕.科技创新导报，2008，（13）：248.

〔7〕徐屹.基于工作流技术的管理信息系统的研究与开发〔J〕.科技创新导报，2009，（10）：1248.

（责任编辑 煜旸）

C93-03

A

1672-5646（2017）02-0017-03

①本文系辽宁省社科联2016年度课题“‘二元工作流’模式在协同管理应用领域的研究——以教育协同办公软件为例”的阶段性成果，负责人：袁海涛，编号：lslgslhl-073。

袁海涛（1976-），男（回族），辽宁丹东人，主要从事信息科学管理研究。