优化网络信息技术在高校学籍管理中应用的探讨

纪宏艳

优化网络信息技术在高校学籍管理中应用的探讨

纪宏艳

（福建农林大学生命科学学院，福建福州350002）

高校传统学籍管理手段存在新生入学注册效率低下，成绩管理量大，档案难以保管，离校手续繁琐等问题。网络信息技术充分显示其在学籍管理中入学注册便捷，成绩管理准确，数据导出迅速，离校手续简单等优势。但还需要从建设智慧校园，借鉴高校成功经验；建立推荐系统，满足学生个性化学习需求；重视信息安全，确保网络平台安全运行等方面进一步优化网络信息技术在高校学籍管理中的应用。

高校；学籍管理；网络信息技术；应用优势；优化探讨

计算机技术与信息网络化的高速发展，为高校将教育管理信息化、数字化校园建设纳入学校改革和发展提供了前所未有的发展机遇。我国2001年高校毕业生约有137万，到2016年毕业生人数已是756万人，高等教育规模位居世界第一，这对高校教育教学管理，尤其是学籍管理提出新的挑战。传统高等教育教学管理在信息的搜集、整理、分析和传递上基本是手工操作，效率极为低下、劳动强度大，网络信息技术的普及使高校教育管理实现数据搜集自动化、信息分析智能化，适应了新时期高等教育发展的趋势［1］。

近几年我国高校全面开放信息化服务体系，在校园内建设以校园网为媒介，以信息化管理为核心，以信息化服务为支撑的数字化校园管理系统，不仅更新了教学管理方式而且提升了学籍管理水平。使用数字化形式将学生信息加以整理、归纳、运用及共享，将学籍管理工作的传统体系从应用模式和管理模式进行改造，使高校学籍管理进入便捷高效的新境界［2］。

一、高校传统学籍管理手段的弊端

高校学生学籍管理主要内容有入学、注册、奖励与处分、升级、留级、降级、休学、复学、退学、学分互认、毕业审核、毕业文凭发放等等。其中大量的信息原来都是以纸质材料存档，手工统计为主，基层教务员工作量大，效率低下。

（一）新生报到流程呆板，办事效率低下

传统的大学新生报到，在报到之前必须自行准备很多个人资料，这些资料需要事先打印出来，入学时到指定报到地点报道，递交纸质材料，填写各种表格，交纳各种费用，学院还要将新生信息打印出来给学生逐个核对等。辅导员要事先安排学生宿舍，然后由学长带领新生到陌生的宿舍区安排住宿，新生拎着行李，排着长队办理报到手续，效率极为低下。

（二）成绩管理工作量大，容易出现错误

大学施行选课制、学分制和弹性学制，完全不同于中小学管理。学生在学时长可以是4-6年，每个学生在校期间要修读几十门课程，成绩管理包括期末考试成绩、补考成绩、重修成绩和多次重修成绩，数据繁冗庞大。学生的成绩不仅决定其是否毕业、升学，还关系到其综合测评名次、奖学金、转专业、还有获得推荐免试读研究生、选调选聘资格等等。因此，成绩的收集必须准确，数据统计标准必须统一。传统的成绩管理主要以教师提供的纸质成绩单为主，如果学生有多次重修记录，或者有转专业、休学等学籍异动经历时，教务部门管理人员常常要从一大叠纸质成绩中查找核对，或者联系学生本人和任课教师才能复核确认。学生的毕业学分审核也是手工计算，这种停留在“一支笔、一张纸、一张嘴”上的陈旧落后的管理方法不仅工作量大，效率低下，而且容易出错。

（三）学籍档案难以保管，变动查找困难

学籍档案包括学籍表格，学籍变动等多种情况，如学生毕业后应聘需要学籍证明，学习成绩，学历提升或出国深造，需要出示本科阶段学习成绩，学生的休学、复学、退学、转专业、参军、违纪申请学位、结束留校察看申请等等，都需要调出档案查看学籍或者成绩，查找非常麻烦。学籍表格的填写学生可以从学校教务处网站直接下载，填写完整需要打印出来上交学院，才能办理离校手续等。这部分学生人数虽然较少，但申请的时间是不定期的，查找耗费时间。历届学生档案资料保管不仅量大，占据地方，保管多年还会被虫蛀，零散的纸质材料又容易遗失，要对历届学生在校学习情况进行比较分析，难以统计出需要的数据。

（四）毕业离校手续繁琐，涉及部门较多

毕业生离校需要办理离校手续较多，其中包括教务处的教材清算；图书馆的论文提交、清还图书；财务处的财务清算、学费清缴；后勤处的宿舍退宿确认、资产归还确认；一卡通中心的余额退还；学院的学生证注销、证书发放等等，涉及部门多，手续繁琐。纸质的毕业生离校手续单已延用多年，毕业生需跑六、七个部门盖章确认，还需排长队才能完成离校手续的办理。

二、网络信息技术在高校学籍管理中的应用优势

根据腾讯公司2015年业绩报告统计：微信用户平均年龄26岁，86．2%的用户在18-36岁之间，企业职员、自由职业者、学生、事业单位员工这四类占据了80%。高校教育教学管理人员和大学生无疑是网络时代的重要用户，这为学籍管理信息网络化提供了便利。

（一）新生入学和注册管理更为便捷

现代信息技术的发展为新生入学管理提供了多种新的平台。首先高校可以通过短信平台通知学生准时报到，有特殊情况不能按时报到的学生可以将请假申请发送到指定的工作邮箱。许多高校建立了迎新自助网，除方便学生提前了解学校、院系的基本情况外，还为新生开放了网上注册系统、网上缴费系统。针对目前手机已普及的状况，有的高校还专门增加了手机网上自助迎新服务指南，并提供有下载软件用的二维码和自助服务流程图。如河南周口师范学院在原有网上迎新系统的基础上，进一步增加了校园微地图导航、宿舍实景、网上宿舍选取功能。新生未入校园就可以通过手机或电脑熟悉校园环境、报到注册，根据个人情况上网挑选宿舍床位。以往排着长队稍显混乱的新生报到变得井然有序，充分满足了90后学生强调自主、彰显个性的特点，同时将一个崭新的、多元化的大学校园展示在大学新生面前，让他们轻松地走进大学校园，满怀激情地开始大学的学习和生活。

（二）成绩管理和信息查找更为准确

数字化校园信息平台的建立，应用现代信息技术手段对各种学籍数据进行自动处理，做到成绩收集、处理信息化，自动计算学分，自动生成各种表格，实现了统一格式的信息浏览和成绩管理，管理人员只需要在系统中输入学生的学号就能查询到学生所有成绩记录，而学生通过手机就能登录系统，适时查询到自己的成绩，实现学籍管理科学化和现代化。在涉及学生切身利益、广受学生关注的各种评选中，能做到全校学生的成绩查询、处理方法乃至打印格式都是统一的，既体现了评选过程的透明、公开、公正，也减轻了教学管理人员的工作负担，同时使教育管理电子化、信息化、规范化，杜绝了传统教育管理的随意性和不准确性。

（三）学籍管理部门之间更协同合作

在学籍管理信息化的大环境下，学籍管理的业务流程不断改进、创新，多个职能部门开始跨职能域的信息共享与业务协同。如：学生在教务处网站进行重修选课报名时，后期在系统上看到自己的课程安排时间后，可以根据自己的情况进行删减，信息化手段将相关信息汇总到财务处，可以适时、动态地在财务处网站上显示该生须缴纳的重新修读学分学费，实现了学生重修缴费的快速服务，改变了以往因学生个人原因造成缴费金额不符（多缴或欠费）时，须从学生个体——学习委员——学院教务员——学院教务处分管人员为链条的电话、QQ询问，纸质汇总的人工传递方式，避免了后期由学院教务员和教务处分批为学生删除课程可能造成的失误和大量的工作量。

（四）学籍管理资料导出数据更高效

数字化校园信息平台将每个学生学籍的各项资料纳入了学生管理，在学籍管理栏目，管理人员只要设定需要查找的学生专业、学年、学期、异动类别，就能从系统中便捷高效地导出这部分学生的数据。除方便管理人员跟踪学生的在学状态外，还能为毕业学位审核、专业评估等提供准确的数据。

（五）数字化离校手续办理更为简单

高校利用现代信息技术通过职能部门数据推送、网络化无纸数据传递、智能终端业务办理的信息化平台来实现数字化离校。学生通过学校门户网站进入学生办事系统，凭学号、密码登录离校手续系统，可通过系统轻松查询自己需要办理的事项，以及是否要到现场办理。取代纸质表格，每个环节的办理结果会自动在系统中体现，毕业生对自己的离校情况能清晰地把握和了解。学校通过信息化技术整合校内各职能部门，财务处、图书馆、宿管科等部门通过平台进行即时审核，有些高校在学生各项业务结清后系统还能自动生成“离校二维码”作为学院发放证书的凭据。流程简化提高了效率，“数据流动人不动”，且这些数据较纸质的表格方便保存查阅。从而让毕业生更方便快捷的办理离校手续，不让学生在毕业季因为曾经繁琐的手续而带着负面情绪离开母校。

三、优化网络信息技术在高校学籍管理中应用的探讨

（一）建设智慧校园，实现数字化统一管理

当前，数字校园已初步完成了教育信息管理的大跨越，高校教育资源信息的集成与整合也已初步实现，它从各层次全方位提升了高校的教学水平和管理效率。当然，在解决了信息共享和学生管理问题的同时，也暴露出一些不足，如多个供应商提供信息系统无法协同应用，学生和教师都必须面对多个管理系统，操作复杂；系统维护升级成本居高不下；个性化服务不足等等。要解决这些问题，就要建设智慧校园，为今后高校的教育信息化发展带来活力与转机。

教育部《2016年教育信息化工作要点》明确指出：“应加大教育信息化培训和典型示范推广力度，引导各级各类学校开展利用信息技术转变教学模式、改进教学管理的智慧校园应用。”校园智慧化程度已经成为衡量一所学校信息化建设水平的重要标志之一。所谓智慧校园，它是将学校的教学、科研、管理与校园资源和应用系统进行整合，以提高应用交互的明确性、灵活性和响应速度，从而实现智慧化服务和管理的校园模式。它是前期数字校园的升级，在有线与无线双网覆盖的网络环境中，通过统一的数据共享平台和综合信息服务平台，为学校与外部世界提供一个相互交流和相互感知的接口。通过物联网技术，连接校园网中的各个物件。

（二）借鉴成功经验，创新学籍的管理方法

2015年9月的开学季，深圳大学和北京邮电大学的新生惊喜地发现入学注册只需要用QQ？还是微信？扫一扫学校校园号的二维码就能够完成。而学校通过校园号在新生入学前一个月就收集到了新生的档案信息，包括生源地、身高体重、兴趣爱好等，并以此为依据进行宿舍分配、军训服订制、社团迎新准备和入学教育等。在“智慧校园”中，学生可以通过学校的校园号查成绩、选课，并随时获得教师的各项通知，网上充值，接受各种就业信息或寻找创业机会，学习生活的各方面都能线上达成。

到2015年底，我国实现智慧校园建设的高校已经从最初的北京邮电大学、同济大学、华南理工大学、大连理工大学、华东师范大学等五所高校增加到了近百所。2016年又有大批的高校启动“智慧校园”工程，新一轮的科技革命和应用变革，给高校信息化建设理念、技术形态、运营模式等带来了很大的改变，不仅逐步解决信息化建设的难点、痛点，还进一步推动智慧校园规划与建设的创新。

（三）建立推荐系统，满足个性化学习需求

网络信息技术的应用为高校学籍管理提供了强有力的支持，对我国高校的教学管理起了巨大的推动作用，各种软件功能的开发和升级，从各层面服务着高校师生，渗透到高校教育教学的各个领域。但是，推荐系统还没有建立起来。所谓推荐系统，是随着电子商务的大规模发展应运而生的，用户在网站上浏览过自己感兴趣的商品之后，服务器或客户端通过数据处理，根据兴趣特点和购买行为，能主动、精确地个性化推荐用户可能会用到的数据。大学生，尤其是大学低年级学生，没有足够的社会实践和经验，不能完全明白自己的需要和兴趣，在选课、转专业等选择上常常盲目跟风，对课程和专业常常望文生义，一部分学生在听过几次课后就决定放弃原专业，转向新专业，一段时间后又决定回原专业，这样不仅浪费教学资源、耗费精力，也对学校的学籍管理造成混乱。如果将服务推荐技术应用在教学管理中，根据学生在校园网上登记、使用的信息，收集整理学生可能感兴趣的信息资源，运用推荐系统在网络空闲时间个性化地向学生推荐，如学生会、社团的活动、讲座报告会议，建议适合个体的课程乃至专业，实现对学生个体的个性化服务，可满足每一个学生的个性化需求［3］。

（四）重视信息安全，确保网络平台安全运行

教学管理的信息化、网络化程度越高，网络安全问题就越重要。网络规模扩大，每个节点都可能成为数据交换的原点，带宽不断提高，使网络核层更加脆弱。校园网使用人员众多，使用者总是希望快速便捷地获取有效信息，很多网络节点经常处于不可管理状态，网络系统本身脆弱且具有潜在威胁。据统计，计算机安全事件中人为因素占52%，属于管理方面的原因又占70%以上［4］。数字化校园网络系统软件本身可能存在漏洞，这就使得一些针对操作系统的计算机病毒程序有了可乘之机。网络黑客也有可能觊觎高校校园网中教学科研资源，闯入网络节点发动攻击，干扰用户的正常使用。因此，设置信息系统等级保护显得尤为重要，除购买相应的硬件设备外，各职能部门分配系统账号时应尽量避免出现交叉重叠的权限，提醒具有管理权限的工作人员注意账号安全，利用多种形式的培训，学习病毒防范、漏洞修复等必备知识，确保管理人员的思想和水平与信息化接轨，利用加密技术保证信息传输的安全。［5］制定完整的信息安全管理制度，以此督促校内工作人员忠于职守，罚处恶意入侵校园网的人员，以确保高校信息化平台的健康运行。

网络信息技术在高校学籍管理中已经大量应用，成效显著，提高了学籍管理的效率和准确度，但还存在技术和管理上的缺陷和不足，需要进一步优化，也需要与不断更新的技术相结合，如虚拟现实技术、增强虚拟现实技术等，而且有必要在感器延伸与拓展技术，传递信息技术，信息处理技术和安全保障等方面提升到更高的层次。

［1］董泽芳，李东航，谭颖芳．全球化时代中国高等教育管理的困境与出路［J］．高等教育研究，2013（10）．

［2］郭芳晴．信息化背景下高校学生事务管理创新研究［D］．武汉：华中师范大学，2014．

［3］王美茹．高等教育信息化对教学管理改革的推动作用研究［J］．教育教学论坛，2016（5）．

［4］李华．高等教育信息化发展中的几个热点问题研究——网络安全与信息管理［J］．电化教育研究，2009（9）．

［5］朱建良．信息化背景下高校学生管理创新研究——以浙江省高校为例［D］．宁波：宁波大学，2013．

TP39

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1673-9884（2017）04-0075-04

2017-01-10

纪宏艳，女，福建农林大学生命科学学院教务管理员。