由学生就业探讨高校学生档案管理

胡大启,李小兰

(山东建筑大学合作发展办公室，山东 济南 250101)

由学生就业探讨高校学生档案管理

胡大启,李小兰

(山东建筑大学合作发展办公室，山东 济南 250101)

高校的学生档案是记录和反映大学生个人经历、学习和社会实践经历、被集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它是大学生走向社会提供给用人单位的第一手材料，是用人单位任用、组织选拔、考核培养的主要依据，可为社会提供重要的学生成长、发展方面的信息。通过分析当前高校档案管理存在的问题，提出管理建议：高校档案管理要信息化，健全制度和加强重视程度，规范传递程序，从而提高高校档案管理水平。

高等院校；学生档案；档案管理

高校学生档案是学生在大学学习、生活与社会实践中的真实记录，它和其他人事档案一样，记载了每一个人在成长过程中的真实履历。它记录着莘莘学子大学学习生活的重要内容，承载着高等学校对每一个用人单位的合理承诺。它是大学生走向社会提供给用人单位的第一手材料，能从一个侧面反映大学生在德、智、体等方面发展的情况，更是用人单位任用、组织选拔和考核培养的主要依据。在这个知识爆炸的时代，大学毕业生与日俱增，直接导致的结果就是大量毕业生涌向就业市场，造成学生就业竞争日益激烈，就业异常困难。如何在这种巨大的就业压力下提高学生的竞争力，帮助大学生找到自己理想的工作？学生档案在这个过程中可以发挥其重要的、难以替代的作用。但是，目前高校学生档案管理工作并不十分理想，这既有客观因素的影响，也存在主观方面的原因。

一、学生档案管理工作存在的主要问题

当前，高校学生档案管理形式陈旧，管理人员普遍老龄化，造成的直接后果就是档案管理效率低，系统性差，大量的文件和数据掺杂在一起，不利于查阅和维护。加之最近几年高等院校普遍扩招，致使大量的学生档案得不到妥善管理。档案管理工作跟不上时代的发展，会制约高等院校前进的步伐。

(一)学生档案简单化、单一化

有些高校的学生档案非常简单，仅仅记录学生的一些个人信息、高考成绩、党团员关系情况、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。这只能反映学生在校期间学习与生活的一部分。而用人单位往往需要了解大学生整个大学学习生涯的各方面情况，但通过档案难以实现对学生的专业、特长、社会活动能力以及信用情况等的了解。

(二)学生档案传递缺乏统一管理

由于学生档案传递程序不规范，造成部分学生档案在邮寄过程中丢失或破损，致使一些学生的档案不完整。再加上管理人员不足，在当时也没有及时补充，等到毕业整理时才发现这个问题，但为时已晚。

(三)部分高校依然存在不重视学生档案管理工作的现象

这主要体现在学校主要领导的不重视上。他们一般把学生档案管理交由二级学院的团委来完成。在此过程中，学校领导不监督、不重视，流于形式、走过场。因此，学生档案中的特点和优势不能很好地被提供给用人单位，致使许多人才错失就业机会。

(四)部分高校学生档案不注重信息化管理

资源信息化是当今社会的大趋势，随着高校的大量扩招，越来越多的学生档案需要管理，而信息化管理有着存储量大、查找方便和效率快捷等优势，信息化已经广泛应用到社会各个领域。高校学生档案信息化管理适应现代社会发展的要求，是社会发展的必然趋势。但是，现阶段尚没有统一可行的高校学生档案信息管理标准，高校各自为政，缺乏有效的统一管理，也没有统一标准形成学生电子档案。大多数高校学生毕业之后仍然需要通过邮寄纸质档案到用人单位，最终无法真正实现信息化管理。

鉴于学生档案的独特性及档案管理工作中存在的上述问题，高校应把学生档案管理工作作为学校日常管理中的重要一环，设置专门的管理部门，制订完善的学生档案管理制度和流转规范，使学生档案在学生就业中能充分发挥其应有的作用。只有院校领导和基层管理者都予以重视，强化对档案管理过程的监督职能，定期组织抽查和系统考查，才能保证学生档案管理规范有序，并使学生档案资源得到合理开发利用。

二、加强学生档案管理的主要途径与办法

为使大学生档案在就业过程中充分发挥它的参考作用,为大学生本人、用人单位及社会提供高质量的、适用的档案资料,需要加强以下几点：

(一)提高思想认识，创新管理理念

学生档案管理工作在每一个高校发展的历程中都具有举足轻重的作用，它是每一个高校发展历程的见证，也是高校发展过程中必不可少的重要组成部分。要做好学生档案管理工作，从领导到档案管理工作人员都需要不断提高思想认识；如果学生档案管理工作一直得不到相关主要领导的重视，这个学校的学生档案管理工作就不会从根本上得到大的改善。尤其在当下，学生档案在学生就业过程中起着举足轻重的作用，直接影响学生走出校门的第一步，并影响学生的就业及未来的工作与生活。由此可见，要做好高校学生档案管理工作，必须提高高校学生档案管理工作人员特别是学校领导对档案工作重要性的认识。

高校主要领导、分管档案工作的领导和学生档案管理人员都要通过不断的学习，及时更新思想观念，创新档案管理理念，改进工作方式方法，通过认真学习《档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，逐步培养自己的档案管理意识，督促建立起规范、高效的档案管理工作流程与制度。

(二)高校档案管理要信息化

当今时代是信息爆炸的时代，互联网发展突飞猛进，是我们始料未及的。目前大多数高校都已经实现了无纸化办公，这为学生档案管理的现代化做好了基础，依托互联网建设学生档案，为学生和用人单位提供便捷的查询、检索和档案转接等服务，从而大大提高了档案管理工作的效率和质量，充分享受互联网带来的巨大效益，使文件的形成、运行、转换等各个环节与无纸化办公很好地衔接起来。

对档案进行数字化和网络化管理已成为我国档案事业发展的趋势，学生档案管理也不例外。由于近年来高校快速发展，在校学生队伍庞大，档案管理任务不断增加，管理工作日益复杂。在这种新形式下，如果还是按照原来的管理模式，不进行创新和改革，学生档案管理工作就会严重影响高校的发展。为此，各高校都要不断完善档案管理的软硬件设施，加大投入，使档案管理工作和高校的发展步调一致，尽可能达到规范化、标准化和网络化。

(三)丰富档案资料，架起学生就业桥梁

学生档案是学生入职就业后享受各种权益的基础，是学生走出校门踏入社会的保护伞。严格来说，一套完备详细的档案材料可以帮助学生在用人单位人事安排上占得先机，得到不错的薪酬和社会保障。因此，高校要特别重视学生的档案管理工作。相关人员要从思想上认识到问题的重要性，坚持认真细致的工作作风，确保做好每一位学生的档案资料，做到详实、全面。确保在市场经济的条件下，过时的资料“少保存”，有用的资料“足保存”。资料的录入要分门别类，不仅仅记录学生的学习情况，还要记录其他相关信息，比如：学生的个人兴趣爱好、社会活动情况和个人信用，等等。

当前，国家助学贷款已经在高等院校中很普及了，这给一些经济困难的学生提供了学习机会，帮助了一大批家庭困难学生，使原本贫困的他们成为天之骄子。其中大多数助学贷款都是以“学生的个人信用”为担保的，信用问题涉及学生以后的工作成家、买房买车的相关事宜。因此，建立信用档案是非常需要的。良好的个人信用会给每一个学生以后的工作生活带来很大的好处，不良的信用档案一旦建立，不还贷款的毕业生就会上信用黑名单。因此，建立信用档案将为大学生走向社会打好坚实的第一步。

(四)健全档案管理制度，规范档案传递程序

学生档案管理人员要熟悉工作流程，对每一份学生档案进行科学分类，编好目录，及时增补信息，确保档案管理工作规范化、标准化，为建立档案信息资源库打好基础。此外，要对档案进行科学存放，对纸质、音像、实物等各种质地的档案资料存放环境进行科学合理的布置，尽量减少因温度、灰尘等原因造成档案的失效。

高校可以结合自身实际，在学生档案管理岗位上设置勤工助学岗位，使部分课余时间足并且喜欢从事档案管理的学生加入到档案管理工作中来，采取灵活多样的管理方式，促使学生档案工作从学生中来到学生中去，保证学生档案的多样性。

近年来，高校发展速度惊人，增加的专业院系越来越多，档案管理越来越复杂，无形中加大了档案管理工作的难度和工作量。规范和完善学生档案管理工作势在必行，建立一套完善的学生档案管理制度尤为必要。按照一定的制度，统一要求，循序渐进，一步一个台阶，才能使学生档案管理工作走向规范化、制度化。这就要求行政部门在档案管理上要设置专门的部门、专门的人员来管理档案，从制度上明确相关人员的岗位职责，同时全面提升相关人员的业务水平，从而保证学生档案真实、准确、全面和系统。

如何保证每一份学生档案的保密性和安全性呢？需要完善档案的归口管理，细化分工和管理程序。并按照用人单位人才需求的思路分门别类地记录学生在校期间的各类情况，为毕业生就业提供有价值的档案材料。

(五)增强高校领导的重视程度，使档案管理工作再上新水平

根据《高等学校档案管理办法》，“高校档案工作由高等学校校长领导”。这就明确了高校主要领导对档案管理工作的领导职责，有利于增强学校领导及院系、部门领导对学生档案管理工作的重视。校长在制定年度重点工作时，如能列入档案管理工作内容，势必既能体现领导对档案管理工作的重视，又能进一步促进档案管理工作人员认真履行自己的职责。高校领导在档案管理上不能松懈，要从思想上强化对档案管理工作重要性的认识，支持和维护好学生的档案管理工作，提供专门的办公场所及设施齐全的档案存放空间，配备懂业务的专业人员，在经费和办公设备上给予支持，同时做好监督工作。只有如此，我们的学生档案管理水平才能不断得到提高。

(六)增强管理者的专业素质

高等院校的学生档案管理人员必须在政治上过硬，能准确把握学生档案管理工作的发展方向；同时，要熟知档案管理工作的相关法律法规，在具体管理工作中不能出现任何原则性的错误和偏差。学生档案管理人员还必须具备较高的综合素质。伴随着学生档案管理的信息化、现代化建设要求，只有通过不断学习，强化理论知识，才能使学生档案管理人员的知识面不断拓展，克服一切不利因素，以良好的专业素质和业务水平完成档案管理各项工作任务，这将直接关系到档案管理工作的质量。高校要定期对全体档案管理人员进行业务培训，积极开展研讨与交流，及时更新业务知识，提高工作水平与工作效率，形成学习制度，并不断加以完善。

综上所述，学生档案管理工作是一项极其精细、繁琐、重复和机械的工作。作为学生档案管理人员，必须具有高尚的职业道德和良好的敬业精神，同时还要具有广博的学识、深厚的理论管理经验和严谨的档案业务知识，并具有一定的决策和协调沟通能力。不仅抱着对事业热爱、对学生认真负责的态度，尽心尽职地做好学生档案管理工作，还要在实践中不断总结、学习和提高。只有这样，才能使学生档案管理工作更上一层楼。学生档案管理工作是一项非常重要、非常必要的管理工作，也是一项大工程，一个系统工程，它需要国家、社会、教育相关部门的关注和支持；它更是一个长期的过程，并非一朝一夕，必须持之以恒。

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[2]周剑辉，谭伟贞.关于加强高等院校学生档案管理的思考与探究[J].经济研究导刊，2015,259(5):267-268.

[3]张洪光.以就业服务为视域探讨高等院校学生档案管理的主要路径[J].教育, 2015(43):166-166.

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[5]段明华.浅谈普通高等院校档案管理信息化[J].经营管理者，2011(12):272-272.

(责任编辑：李爱民)

Study on the Management of Students Archives due to Student Employment

HU Daqi, LI Xiaolan

(Office for cooperation and development, Shandong Jianzhu University, Jinan, Shandong, 250101, China)

The students' archives of universities are the historical record that reflects the students' personal experiences, learning and social practice experience, the texts, tables, and other forms of historical records that universities keep collectively. It is the first hand material for the universities students to provide for employers and society. Besides, it is the main basis for employers to select, point and evaluate in the organizations, and can supply the important information of student's growth and development for the society. By analyzing the current problems in universities' archives management, this paper puts forward that universities should improve the level of information management, perfect the system, put more attention, and standardize the transfer procedure in order to improve the management level.

colleges and universities; students archives; archives management

2017-03-31

胡大启(1972- )，男，山东滕州人，硕士，办公室主任，研究方向为高校学生管理。

G271

A

1671-4385(2017)04-0041-04