实现事业单位档案优化管理的主要措施

郭娜娜

（潍坊市公共资源交易中心 山东潍坊 261041）

实现事业单位档案优化管理的主要措施

郭娜娜

（潍坊市公共资源交易中心 山东潍坊 261041）

事业单位的档案管理是对单位信息进行管理的一个系统工程，承载了事业单位发展的全部过程，影响着事业单位的发展前景。目前，事业单位的档案管理由于历史的原因依然存在着一些问题，重点是档案管理的效率不高，档案管理的价值不能真正的发挥出来。为此，本文作者从提升事业单位档案管理水平的实际意义出发，剖析当前档案管理中存在的问题，重点提出事业单位档案管理的优化措施，以期达到事业单位档案管理价值服务于单位发展的要求。

事业单位；档案；主要问题；档案管理；优化措施

档案管理在事业单位的正常管理中占有很重要的位置，是否规范化管理及管理效率的高底，直接反映着单位行政管理的水平。随着经济的快速发展，单位管理层次的上升，档案现行的管理问题暴露出来，制约了事业单位良性发展。尤其是当前数字化信息技术快速发展的今天，过去传统式的事业单位档案管理模式已无法适应今天档案管理的需要。因此，找出事业单位档案管理中的弊端，运用现代化的档案信息管理技术，对事业单位档管理进行全方位的优化，就成为事业单位档案管理工作者的重要课题。

一、优化事业单位档案管理的现实意义

事业单位的档案管理主要涉及到单位的平常事件的记录，包括收集档案、鉴定档案、统计档案、整理档案及档案信息交流等基本内容。重要的还涉及到事业单位人才的招聘、任用、考核等事件。 对传统事业单位档案管理模式进行创新改革，突破约束事业单位档案发展的瓶颈，实现事业单位档案管理的最优化价值服务就有着深远的意义。

二、目前事业单位档案管理中存在的主要问题

事业单位往往游离于行政部门、企事业部门之间，造成许多事业单位的档案没有专业化、规范化的管理，其主要表现有：

1.许多事业单位档案管理不规范

现实当中，很多事业单位档案管理没有制定出相适应的档案管理规范制度，导致事业单位档案管理的时候，对档案管理工作不重视，档案管理人员责任心不够，工作不到位，档案信息归档不细，重要资料信息混乱，重要数据时有丢失，电子信息容易泄露，即谈不上档案管理的质量，又对单位带来严重的损失。同时企业查询信息困难，影响事业单位的信誉与发展。

2.部分事业档案管理人员专业水平不高

许多事业单位的档案管理工作者出身不是档案管理专业，甚至有些是兼职从事档案管理工作，没有档案管理工作的资格，档案专业的有效的培训也不到位，由于专业知识的缺乏，导致档案的收集分档与汇总建档存在很大的出入，在事业单位档案管理的基础工作中，根本无法完成档案管理的基本要求。

3.事业单位档案管理的软件与硬件的投入都不到位

许多事业单位的档案管理工作仍有很大一部分工作采用人工处理方式，没有采购现代化档案管理软件，影响档案信息快速建档与快速信息传阅，由于人为因素太多，现代化的应用技术占的比例过小，档案存取混乱，表现档案管理的效率低下。同时，很多的事业单位对档案管理现代化使用的计算机、网络、服务器等硬件设施，投入不足，有时生成巧妇难为无米之炊的状况。这种情况直接造成部分事业单位档案管理的质量不高、专业性不强、管理效率低下。

4.事业单位档案社会化利用程度不高

部分事业单位，重收档，轻利用。就是说对事业单位的档案归档做的还比较到位，但对于档案信息的利用与开发还差一块距离。需要下大力气开发利用好档案信息，才能最大化的发挥出事业单位档案信息的价值。 因此，对事业单位档案进行全方位的优化，提升管理质量，提高档案利用效率，就成为及待解决的重要问题。

三、优化事业单位档案管理的主要措施

事业单位档案管理工作进行优化，就要针对当前档案管理中的存在的主要问题，有目的的优化，真正的解决问题，才能够真正实现事业单位档案优化目的。

1.重视事业单位档案管理，健全档案管理制度

事业单位档案工作的首要一项就是领导的重视，健全制度，带动从事档案管理的工作的每一个员工的热情与责任心，保障档案管理工作的正常运行。在此基础上，实行岗位责任制，并做为考核单位员工工作业绩的内容之一，在档案的收集、归档、借阅、交流等方面，有规可循，加大档案制度的执行力度，进一步完善档案管理制度。

2.提高档案管理工作人员的整体素质

事业单位中档案管理人员直接从事档案的档案管理工作，其人员的素质高底直接关系着档案管理的质量的高下。尤其是在新形式下，档案工作有了更高的要求，档案工作人员在掌握基本管理技能的基础上，还需要掌握更高的电子档案管理技能，随着档案管理工作的逐步完善，管理人员的素质要求显得越来越重要。因此对档案管理人员进行档案专业知识培训，提高专业技能，要求每一个档案在岗工作人员能够在档案管理的实际过程中充分利用专业知识，以期实现事业单位档案管理电子化管理全到位。

3.事业单位档案管理要不断创新思路

快速发展的经济，也造成事业单位的大发展，从而档案管理也出现许多以前没有的复杂性，原有的事业单位档案管理格式，已无法适应新形式下的要求，这就要求事业单位对已有的档案管理不断进行创新，有效的利用计算机与网络，强化搜索与交流的便捷性，并以制度的形式固定下来，便于档案工作人员的操作。另外依据法律法规进行事业单位的档案管理，包括事业单位编制、职能、都需要依规办理，除去人为的随意性。

四、事业单位档案管理优化提升的核心是信息化的档案管理

事业单位中档案管理的信息化建设有其独特的特点和优势，其运行过程中发挥的作用非常明显。但当前，许多事业单位的信息化建设水平还没有达到实际上的需要，还需进一步加强这一方面的工作。

1.事业单位档案管理信息化建设具有的特点与优势

一是随着技术的发展，纸质档案过渡到数字档案成为发展的趣势。档案信息化管理通过档案信息的数字化转化与备份，储存于硬盘或网盘中，实现了保存的简约化与永久化。这种电子档案的管理模式，对提高档案的管理效率发挥了重要的作用。

二是传统的事业单位档案管理繁锁，程序多，造成查阅非常不方便。实现档案管理信息化后，管理程序简便，便于检索，不会对过多的纸质档案生成影响。

三是将传统的事业单位档案存档与使用方式，转变成电子信息的交流与使用，从而延生出新的档案管理服务形式，对事业单位的发展起到了推动作用。

2.强化档案信息管理网络平台的建设

在事业单位的档案管理信息化建设的过程中，加强投入，包括硬件与软件的投入。 加强档案管理人员的技术与网络技术的结合，采用电子化技术存储档案信息，建设事业单位档案信息数据库，生成一个完整的网络平台，进行检索、计算、数据分析与数据交流等工作，实现档案管理规范化、企业查询便利化、档案信息资源共享化，平时加强信息建设平台的宣传与推广，开展多种形式的网上档案信息咨询服务，让事业单位的档案信息的管理效率有了质的提高，更好的服务于事业单位的发展。

3.加强事业单位档案信息专业人员的培养

档案工作人员的业务技能与素质的高低对档案信息化建设起着重要的作用。因此，档案信息化建设的同时，档案管理工作者本人，也要转变理念，认真学习，加强培训，积极提高自身的现代化技术操作能力。进而生成一个技术能力强的团队，顺利推动事业单位档案信息化管理的开展。

五、结语

档案管理工作在事业单位管理工作中占有十分重要的位置，是不可缺少的组成部分，其对事业单位的后期发展也有很大的影响力。每个事业单位都应对档案管理给予足够的重视，并对现实中存在的档案管理问题进行分析，采取健全制度、专业培训，提升专业知识与业务能力，并在实际的工作中重点应用信息化技术等优化措施，彻底改变当前事业单位档案管理中存在的问题，提高档案管理的质量与效率。

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10.3969/j.issn.1673-0968.2017.05.010