工程建设项目档案管理的过程控制

万佳梅

（中国石化催化剂有限公司，北京 100029）

工程建设项目档案管理的过程控制

万佳梅

（中国石化催化剂有限公司，北京 100029）

工程建设项目档案管理涉及多个环节和专业的管理。本文结合相关实践经验，就如何进一步强化档案管理制度的执行和归档的过程控制，从五个方面进行了论述。

工程建设项目；档案管理；管理制度；过程控制

工程项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。工程建设项目档案管理涉及工程、投资、土地、规划、安全、环保、职业卫生、节能、试生产、消防、防雷、水土保持等多个专业的管理制度和规定，涉及环节多，面对的情况极其复杂，要保证项目决策立项时期、规划设计时期、建设实施时期、竣工投产时期、后评估时期、使用维护时期全过程文件和记录的齐全、完整、准确、系统，需要将项目档案管理内容融入企业专业管理过程、融入合同管理内容、融入工程工序管理环节，相关管理内容在纳入企业档案管理制度的同时，同步纳入各专业管理制度范畴，实施全方位、全过程管理，将项目文件的归档作为工序完成、某项专业管理结束的一个重要标志，进一步强化制度的执行和归档过程控制。

1 项目档案管理制度与项目管理制度、项目文件管理制度同步

企业项目档案管理制度，与上级管理制度、企业其它专业管理制度密切关联。项目档案管理工作既是项目管理的一项内容，也是档案管理工作的一个分支，要提高项目档案管理水平，有必要建立健全与这些管理制度纵向和横向一体的制度体系。总体上要按“制度管人，流程管事”的管理要求，研究制订项目档案管理制度和具体工作流程，将档案管理制度纳入企业管理制度之中，使项目档案制度与项目管理制度既相辅相承，又互相约束。既要符合项目管理的相关要求，也须按档案管理标准要求开展项目文件的收集、整理和归档工作。

项目文件的编制标准是提高项目文件质量的一项重要举措，在日常的项目档案管理工作中，项目管理人员应组织开展项目文件编制标准的制订工作，确保项目文件的齐全、完整、准确。细化制度、完善流程是实现“流程管理”的重要举措。在日常的项目管理工作中，要根据实际工作需要，将项目档案管理制度不断细化，使制度更具可操作性，包括制定单个项目的整理方案、文控方案、工作指南等。如《xxxx项目交工技术文件整编方案》、《工程项目电子文件的基本要求和光盘模板》、《xxxx项目文件归档指导意见》等。

2 项目文件、档案的管理职责应与项目管理职责同步

档案管理涉及部门多、岗位多、人员多，每一个环节出现空当都会导致档案管理工作出现纰漏。为此，应按“谁形成、谁归档”“谁管理、谁负责”的工作原则，将项目文件的收集归档责任逐一落实到各责任部门，建立起项目文件归档的全流程责任体系，上一个环节要对下一个环节负责，下一个环节有责任对上一个环节提出要求。

要通过明确落实责任分工，逐步形成项目文件收集归档的闭环管理。项目立项审批文件由投资管理部门牵头负责，项目设计及设计依据性文件由设计管理部门牵头负责，项目施工过程文件、施工过程管理文件由施工管理部门牵头负责，试生产文件由生产管理部门牵头负责，专项工程及其验收文件由各专项的负责部门牵头负责，设备随机资料由采购部门牵头负责。收集整理完毕，牵头部门出示合格证明后，统一向档案管理部门移交归档，形成项目文件收集归档的闭环管理。

档案部门应超前介入，与工程部门一起，全程做好工程档案收集归档的业务培训和指导工作，为项目档案及时开展和规范运行提供基础支持。将工程档案资料管理技能培训作为业主单位项目组人员、各参建单位档案人员上岗前的必修课，开展岗前培训。在工程项目管理过程中，档案部门应派专人参加每周工程管理部门组织召开的工程项目协调会，了解工程项目的进度和交工技术文件的收集整理情况，根据需要深入施工单位开展业务指导工作。施工单位每完成一个项目，档案部门就要对该项目的档案进行预检，有问题及时反馈给施工单位进行整改，直到合格为止，最后进行竣工档案的正式验收，形成良性循环，保证工程项目档案的齐全完整和规范。

进一步强化监理和质检的职责落实。由于监理单位和工程质监机构在项目建中的特殊地位，必须进一步强化落实好这两个单位对交工文件的审核职责，这是保证交工文件齐全、完整、准确的重要举措。建设单位应按照DA／T28-2002第7.9条的规定：“施工单位在工程项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经建设单位确认并办理交接手续后连同审核记录全部交建设单位档案管理机构”，对监理单位和工程质监机构提出明确具体的审核职责，并建立相关的检查考核机制, 充分发挥监理单位和工程质监机构在交工文件审核中的作用。

3 项目文件的收集归档与项目管理进度同步

在项目立项的同时，就应建立项目档案跟踪台账，编制项目档案收集归档网络，根据业主各部门、各参建单位责任人员的实际变化情况不断更新补充，做到项目档案同步立项、同步跟踪、同步监督考核以及同步销项。

建立项目文件收集归档与工程建设同步的检查、考核工作机制，确保项目文件的真实准确。建设单位应加强对设计、施工、监理等参建单位交工文件收集、整理工作的监督指导，努力做到项目文件材料质量过程检查与项目安全、质量过程检查同步，项目文件材料移交与项目中交同步，项目文件材料审核审查与工程质量生产考核同步，项目档案验收与项目专项验收同步。

在实际工作中，还应建立由参建单位、工程监理、采购单位、工程质量监督、设计管理、生产管理、施工管理、档案管理、牵头责任单位、使用单位组成的“十位一体”的交工技术文件审核体系。根据工程项目的实际，建立项目档案审核工作流程和方式，通过例行检查、节点检查、定点检查、集中审查等多种方式对交工文件进行审查，保证交工文件最终符合标准的要求。

4 项目文件与档案的管理要求同步纳入合同相关条款

为进一步规范和约束归档行为，还应利用经济手段,发挥经济杠杆作用，不断完善适应市场经济的工程项目档案管理模式。

工程建设项目在签订协议合同时，应明确工程技术文件的质量、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、存贮介质、格式及违约责任等内容。在每项工程结束后，档案作为一项单独验收程序，竣工档案经公司档案管理部门验收合格，出具验收合格证书后，财务部门方可给予相关工程项目结算。通过经济手段和法律手段来约束档案管理各个环节，确保工程建设项目归档文件符合标准。

5 项目档案管理费用应同步纳入项目管理费用

对企业而言，落实《档案法》具体体现在“收管用”和“人财物”6个字，档案部门要按照《档案法》的要求做好档案的收集、保管和利用工作，但人财物是档案的基础条件，如何将项目档案管理费用落实到具体的项目中，是做好项目档案管理的前提。实践表明，那些实现项目档案管理费用同步纳入项目管理费用的单位，其档案管理水平也走在了其他单位的前列。

总之，工程档案资料管理的质量控制是一个系统工程，牵涉单位及部门多、人员杂、时间长，千头万绪，困难诸多。但工程档案资料高质量归档是工程项目建设的最终目标之一，只有真正重视工程建设项目档案资料的集中管理、有序管理、质量管理和安全管理，做好全过程跟踪控制，才能有效地控制工程档案资料的归档质量。实际工作中，我们还需要学习借鉴同行在档案管理的典型经验做法，结合单位实际加以消化吸收，不断提高整体档案管理水平。

[1] 张志强,孟庆江,任启金,邢建浩. 电网建设项目档案全过程管理的实践与创新[J]. 产业与科技论坛, 2015, (23): 255-256.

[2] 梁卫. 石化企业工程档案管理现状及思考[J]. 南方论刊, 2013, (05): 91-92+81.

[3] 张素娟. 谈油田重点建设项目档案管理[J]. 兰台世界, 2012, (S3): 71-72.

Process Control of Archives Management in Engineering Construction Project

Wan Jiamei
(SINOPEC Catalyst Co., Ltd., Beijing 100029, China)

Archives management of engineering construction projects involves many aspects and professional management. Combined with relevant practical experience, this paper attempts to discuss how to further strengthen the implementation of archives management system and archiving process control from five aspects.

engineering construction project, archives management, management system, process control

2017-6-3。

万佳梅（1971—），女，湖南省人。毕业于长沙理工大学法律专业。小学高级教师，现任中国石化催化剂有限公司档案室主任。电子邮箱：wanjm.chji@sinopec.com。