如何加强人事档案管理

冯爱勤

摘要：本文阐述了人事档案的含义，介绍了人事档案的发展，以及人事档案管理工作的现状。指出了当前管理工作中存在的问题和不足，并就如何加强人事档案管理，有针对性的给出了建议与对策。

关键词：人事档案；管理现状；建议对策

一、人事档案的含义及发展

（一）人事档案的含义

人事档案属于人事管理活动的范畴，存在于国家机构与社会组织之中，用于记述和反映个人的综合情况，包括人员的经历、工作表现、以及德才能绩等。人事档案作为一种历史记录，有着真实性、专门性、动态性、机密性、权威性等特征。以个人为单位，通常由单位集中保存，采用文字、表格等形式，以备查询使用的文件材料。

（二）人事档案的发展

我国的人事档案历史悠久，最早可以追溯到汉代。为了更好的适应选官制度的发展，满足用人的需要，逐步增加了人事档案的数量和种类。随着时代的发展变迁，人事档案制度也逐渐趋于完善。新中国成立后，人事档案工作进一步正规化。随着人事制度的发展变化，对人事档案管理工作提出了更高的要求，内容与模式也在不断的改革与完善。

二、人事档案管理现状

长年以来，国家对于人事档案工作高度重视，建立了相对完善的人事档案管理体系。随着《干部人事档案工作目标管理考评标准》等制度出台，人事档案管理制度也逐步得到了完善。同时，加强了人员队伍的建设，从业人员的数量、素质与业务水平，都有了显著的提高。随着科学技术的发展进步，越来越多的先进手段被应用到档案管理工作之中，人事档案管理工作逐步走上了现代化之路。人事档案的利用范围得到了拓展，服务的水平也大大提高了。不仅提高了工作的效率，更延长了人事档案的寿命。

三、存在的问题

（一）内容缺乏实用性

在一些基层单位，由于档案意识较为薄弱，导致档案材料的收集往往不够完整。所收集的内容大都实用性不强，且存在着内容失真的现象，鉴定工作形同虚设，甚至假档案泛滥成灾。源自于计划经济体制的人事档案管理制度，存在着分散多头的管理现象，档案保管分散，職能权限隶属混乱。容易在不同部门之间，出现权责不明、相互推诱的情况。

（二）人事档案管理投入低

档案管理工作往往投入周期长，产生的效益慢且不明显。因此，对于人事档案管理的投入，大都相对不足，导致了硬件设施跟不上。尽管一些单位陆续实现了计算机网络化的档案管理，但就全国范围而言，信息化水平依然处于偏低的水平。

（三）信息资源开发利用不足

人事档案工作有着很强的保密性，使其披上了神秘的面纱。就当前的管理模式而言，往往处于被动服务的地位，在完成查阅工作之余，工作缺乏积极主动性。信息资源开发利用的广度与深度，都存在着严重的不足，导致人事档案工作难以真正发挥作用。

（四）主观认识存在偏差

对于人事档案管理的认识，还存在着主观上的偏差。一些单位的领导，将大部分精力放到经济效益的创造上，而忽略了人事档案工作。而档案管理人员也习惯了被动式的服务，认为档案管理工作就是看堆守摊。人们的档案意识不增反减，甚至认为档案可有可无。不仅不利于人事档案工作的发展，更与社会的现实需求显得格格不入。

四、加强人事档案管理工作的建议对策

（一）统一管理，精简内容

引进国外先进的管理模式，对个人的档案材料实行集中统一管理，避免出现权责不清、相互推诿的现象。可以借鉴国外先进的人档分离式管理模式，既方便了使用，又降低了用人单位的成本。同时，对档案的内容认真甄别，及时处理无效的信息，对个人信息进行动态追踪管理。档案材料应当做到既少又精，以确保内容的精炼高效。

（二）提高硬件条件，加强信息资源开发

进一步加大人事档案管理工作的投入，努力改善硬件设施水平，提高管理工作的效率。进一步提高档案管理信息化的水平，在有条件的情况下，采用先进的缩微技术、激光技术来存储档案。加强对人事档案信息资源的开发利用，便被动服务为主动服务，以实现人力资源的充分开发与合理配置，从而发挥出人事档案应有的功能和作用。

（三）转变意识，推进标准化与法制化建设

进一步加大宣传和教育的力度，使人们充分意识到人事档案管理工作的重要性，从主观认识上产生彻底的转变。推进人事档案信息标准化建设，采用先进的系统软件，实现统计、查询、利用等功能的在线操作，从而达到对人才信息资源的有效整合。按照规章制度的要求办事，对于人事档案事务要做到依法处理，不断推进法制化建设的进程。主管部门要对业务管理单位进行定期审核，建立中介机构测评制度。加强人事档案管理立法与执法，对人事档案管理的细节予以规范，逐步建立健全人事档案管理工作的法制体系。