高校档案管理模式转变与创新的研究

张林琳

摘 要：大数据环境下，高校的档案管理模式进一步更新，如何更好的进行档案管理需要从技术层面，管理人员素质以及数据整理收集方面都进一步的提升和创新。档案管理作为高校教育教学的基础性工作要与时俱进不断创新发展，为今后的学校管理工作，教育教学工作以及科研工作的进一步发展奠定基础。真实准确的反应高校的历史发展还原高校历史面貌。

关键词：高校档案管理；模式转变；创新研究

1 前言

高校档案管理是保存高校在社会活动中所形成的文字，图像，视频，音频等各种形式的文件。利用科学合理的方法进行档案管理。高校由于本身的社会科学活动较多，基本都设有专门管理档案的部门，高校的档案管理模式随着高校活动的频繁和复杂需要快速的转变和创新以适应高校日益加快的建设步伐。

2 高校档案管理模式目前出现的问题

2.1 高校档案管理载体落后

随着科技的不断发达，计算机技术广泛的应用到了各行各业，数字化经济以方便高效等优势很快得到认可，计算机数据处理技术成为重要技术手段。传统高校的档案管理以纸质材料为主，长期来看，需要的人力多，不易保存，不易查找等诸多不利因素一直困扰着档案管理部门，新时代新的高校档案管理模式正在逐步形成，档案管理人员需要把纸质化的档案逐步转变为数字化信息库，以适应经济社会的快速发展。

2.2 高校档案管理人员水平受限

长期以来的文字输入和纸质化管理，管理人员已经形成了一套约定俗成的管理模式，尽管以往的管理模式出现了诸多的弊端，但是由于习惯和自身水平限制等因素，高校档案管理人员依旧热衷于实行旧有的一套管理模式，从主观上认为更加轻车熟路，不愿意积极的接受新模式新方法。客观上来看，档案管理人员对于计算机技术的应用不够熟练，档案管理部门亦没有及时的补偿年轻的有相关技术的人员作为过渡，形成一个恶性循环，原有的管理人员没有相关技术水平并且没有积极的学习，因此高效数字化档案管理模式固然有极大的好处但是也难以得到适用和发展。

2.3 档案收集率低

高校作为档案存储率十分高的单位，在管理过程当中每年都会生成大量的学生档案、老师档案、活动档案、职称评定、毕业走向档案。但是固有的档案管理制度不能及时的收集录入和保存导致大量的数据信息不能及时归档，造成了很多有价值的资料就此流失不能记录在案也是高校在办学过程当中的一大损失。档案收集如果出现漏洞在今后的办学过程中同样也会出现许多问题，例如已经毕业的学生回校调取档案或者是一些科研记录的调取都会受到一定的阻碍。可以说高校档案的收集如果不能极大可能的做到完善详尽，那么将会是后患无穷的。

3 高校档案管理模式转变的途径

3.1 逐步建立數字化档案管理系统

通过配备相关的数字化设备，将传统纸质资料经过技术处理转化为以计算机为数字化档案。相比于纸质材料电子档案更加容易保存不易损毁，可以复制较多份备份保证资料的长久保存。最初的原件得以最好的保存，备份件可以随时利用，也极大的便利了日常工作的开展。也从源头解决了档案的保管和后期利用之间存在的矛盾。

3.2 提高高校档案管理人员素质

旧有的档案管理模式的发展已经十分成熟，对于相关人员来说也驾轻就熟，这种情况下就很难使他们转变原有的管理模式，档案管理人员不能主动转变模式创新发展就会导致高校档案管理模式的进一步发展受到极大的阻碍。因此要积极的提高档案管理人员素质，组织相关人员进行计算机相关技能的培训，加强业务指导，在资料的收集上具备高效准确的收集档案能力，在档案的保存上有较强的资料处理能力管理能力和服务能力，最后对于大量的档案要具备规划和控制能力。为档案管理部门注入一些年轻的有技术的人员，老职工和新职工相互学习相互促进共同完成数字化档案管理新模式的转变。

3.3 提高档案收集效率

庞大的档案系统总是存在漏网之鱼，因此提高档案的收集效率最终保证档案的充分全面是档案管理者最终追求的目标，因此档案的收集模式也应该有所改变和创新，以往的档案收集过于集中和固定。但是档案信息的生成是时时刻刻都在进行的，因此档案的收集要定期与不定期，集中和分散相结合的方式进行档案的收集，这样一来，档案收集就要及时整理规划，也极大的丰富了档案的内容，以免导致重要信息的遗漏。

4 高校档案管理模式转变的意义

4.1 优化高校档案管理环境

高校档案管理模式向信息化数字化转变，可以改变传统档案形象。打造一个更加科技化的档案管理模式，让高校档案管理迈入一个新的阶段，最后实现整个高校运行的信息化数字化，为高校未来的发展指明方向，尽快实现我国高校的信息化建设。

4.2 减少高校档案的管理成本

以往高校的档案管理工作把大部分资金和人员配备投入到实体管理工作当中，对于利用服务的投入则相对较少。转变高校档案管理模式就可以很好的解决这一问题，它将信息收集、规划整理等各个程序都利用了数字化技术，因此可以极大的节省资金和劳动力，不但节约了档案管理的成本，还高效完整及时的保证档案归档，高校档案管理数字化信息化打破了传统录入收集模式，消除了诸多的弊端，发挥高校档案界的整体优势，既可节省人力，降低成本，避免重复劳动，又有助于实现信息资源的共建共享。

4.3 高校档案系统更加完善

高校档案系统信息缺失是困扰高校的一大难题，许多高校的珍贵资料、珍贵信息随着时间的推移都渐渐的消失，这是各个高校都面临的极大的损失，因此完善的高校档案模式在促进信息完善信息良好保存的过程当中，无形中弥补了这一缺憾，使得高校档案系统更加完备，有价值有意义的信息资料得以妥善长久的保存，日积月累即是高校的一笔巨大财富。对一个高校的发展有着至关重要的意义。

5 总结

本文从当前高校档案管理模式中存在的问题入手，指出了目前存在的几大问题，分别是高校档案管理载体的落后，人员素质受限以及档案收集率低下等。针对以上问题提出了相关的意见，希望尽快完善相关设备，提高人员素质，提高档案收集效率。提出了高校档案管理模式转变的意义所在，旨在优化档案管理环境，减少管理成本的条件下使得高校档案系统更加完善。

参考文献

[1]温艳秋. 高校档案管理质量保障体系建设探究.《兰台世界》.2013年11期

[2]金俊兰. 现代高校档案管理的价值体系和跟踪.《兰台世界》.2013年8期

[3]刘晔. 浅谈当前高校档案管理存在的问题与改革的措施 .《宁夏大学学报（人文社会科学版）》.2015年6期

[4]姜勇. 高校档案管理质量保障体系建设探究 .《价值工程》.2015年8期