如何将计算机技术运用于管理档案中

杨婷婷

摘 要：随着计算机技术和科学技术的飞速发展，人们步入了信息时代，在社会进步中必不可少的档案也因此需要进行管理上的变革，传统模式的档案管理已经跟不上社会的进步，如何利用計算机技术实现档案的有效管理是许多单位面临的问题，大多数单位已经实现了计算机技术与档案管理的结合，但是其中仍存在一些问题，找出这些问题并提出解决方案刻不容缓。

关键词：计算机技术，档案管理，数据库，安全性

随着科学技术和计算机技术的不断进步，我们的社会已经成功的从工业化时代过渡到信息化时代，计算机技术不断渗透到我们生活的方方面面。随着社会的进步，人们的生活节奏也越来越紧凑，这种变换也开始越来越快，信息化也在人们的生活与工作中产生了巨大的作用，为了跟上时代与科技的进步，在信息化面前，社会各个阶层与领域也正面对着不同的机会与压力。由于计算机技术的成熟，使得电子档案普遍应用，实现了无纸化办公。同时在计算机技术的带动下，档案管理从思想、模式、解决问题的方法等各个层次都在顺应计算机技术的发展趋势。计算机技术的应用给档案管理带来了意想不到的好处，目前大部分档案管理已经能利用计算机技术做到妥善管理资源，但是不可避免的仍然存在一些问题与偏差，因此企业或政府或个人在做到管理信息化、服务便捷化的同时，如何充分发挥计算机技术在档案管理中的作用，找出计算机技术在档案管理中普遍存在的问题，并且解决这些问题，提出合理的解决对策就变得尤为重要。我们应总结历史数据，吸取过去的经验教训，把握动态趋势，使得档案管理在从传统模式转换成信息化的过程中找到正确的道路，顺利过渡。

1 计算机技术应用在档案管理的优势

在档案管理中应用计算机技术一是可以实现档案信息数字化，进行自动存取，大大缩短传递周期，储存时间也更长；二是智能地进行档案信息资源的利用与扩展。计算机在很大程度上已经替换了传统中的许多劳动力，甚至一些较为容易的的脑力劳动也被更换掉了，这样使得档案内部人员可以有更多的时间与费用放在档案信息资源的利用与拓展上，使得档案信息发挥出更充分的用处，满足各个层次各个领域的需求；三是便捷的档案服务模式，利用形成的健全的信息网络平台，计算机技术下的档案管理从而实现档案信息化，为最终消费者提供更加方便快捷的服务。

1.1 管理数字化

在传统模式下，为了提高档案的保密性，通常是将馆藏档案进行打印，不仅耗费人力物力财力而且占用大量资源，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，而在计算机技术日益成熟的现代，这则是很简单的，并且真实性很高，保存时间也长，同时增加了档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，这不仅仅针对文字型的档案，对于图片、数字和声音，只要连接计算机都可以直接在计算机中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的数字化可视化，同时避免了像、文、声、图在储存时产生的载体分离现象，促进了档案信息的集成化管理，从而实现了方便存储的目标。

1.2 资源扩展智能化

往往档案管理过程中需要不停地完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能意识明白自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力物力财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现数字化信息化，减少了大量不必要的成本后，档案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将计算机技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步开发。

1.3 便捷的服务模式

实现更好地开发利用档案资源，对于满足管理者和最终用户的需求也有很大的作用，在改革开放的这些年中，面向对象的计算机理念已经完全融入到我们的工作中去，使得客户满意也是计算机发展的重要目标，在节省了大量的传递、调用、使用档案数据的时间与财力的基础上，更多功能的研发也让最终用户或者档案管理者更加满意，不断地优化从而接近完美，也为档案管理信息化提供了更好的物质基础。因此档案管理必须加快模式的替变，才能更好地为社会提供更优质的服务。

2 计算机技术在档案管理中的使用

2.1 建立档案信息资源数据库

首先要把档案信息化，就要做到建立档案信息数据库，因为信息数据库的建设是计算机技术在档案管理中最普遍的选择，将档案信息数据梳理分纳妥当后录入到计算机的存储系统中，便实现了档案管理的信息化，同时用户和档案管理者可以利用各种媒体对数据库中的信息进行查找、调用、删除等等，大大提高了档案的管理效率。

2.2 完善数据库功能

一般的信息数据库可以实现档案信息的快速存储、读取与收集，并且有利于数据的共享、传递与安全性，现有的计算机技术已经能够实现数据库的基本功能，但是用户的要求是多变的，需求也在随着时代的变化而变化，对数据库的功能要求也越来越多，比如提高档案资源的利用率，提高资源的读取速度，减少资源的浪费，更加注重数据资源的分类与整理等等，这些都要求数据库的功能不断完善，同时也要求更多的数据库开发人员提高专业素质，不断的补充完善数据库功能，建立特色的、专业的、系统的信息数据库。

2.3 提高档案管理者的专业素质

实现档案管理信息化的最佳途径，要在档案管理过程中全面有效推行计算机技术，培训高专业素质的管理人员相当重要。档案管理员不仅要具备相关专业知识，还应熟悉所需要的功能要求，了解档案管理、计算机技术等综合知识，具有良好的全面分析能力、数据处理能力以及较好的沟通交流能力。同时相关部门可以通过后续教育。相关部门也应帮助管理者和用户加强对档案管理信息化的理解和实施，提高档案管理水平和服务水平力，充分计算机技术的作用，提高员工的整体专业素质、道德水平。

3 计算机技术在档案管理的应用过程中存在的误区和解决方法

计算机技术的使用实现了档案的共享，但很多系统都忽略了资源的安全性与保密性，因特网的黑客攻击使得档案管理面临着严重的威胁，因此建立一套完善的安全协议预防黑客攻击和非法访问至关重要，同时通过运用相关的法律法规保证档案的安全也是非常有用的方法。

目前计算机技术应用下的档案管理，更重视数据库自身，可以实现运用数据库找寻档案，但是对于大多数纸质档案的保存地方几乎没有什么技术手段，一眼望去还是随意放置人工存拿，没有采用任何计算机技术，这也表现出档案管理的现实性，只考虑表面的效果，却没有重视根源，同时也可以看出计算机技术覆盖不全面，随意摆放置导致的错误仍然是计算机技术没有解决的。为解决此问题，在纸质档案存储之地可以采用现有的图书馆馆藏图书的管理制度，对各个纸质档案进行编码分类并贴上条形码，从而对应数据库中的信息，这样也方便对纸质档案的查找与使用，降低差错率。

参考文献

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[2]陈燕.信息化时代公安档案管理模式初探[D]. 天津大学， 2009.

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