浅谈高校数字化档案的实施

杨靖

高校档案是对高校教育教学、学术科研、学生管理、基础设施建设等方面的记录和保存。高校档案记录着高校的历史发展和文明进程，以其材料的原始性和真实性而具有重要的史料价值。由于传统档案管理中的单一存储、手工查阅、人工检索方法效率低、管理落后、档案保存差等不能适应网络服务、异地异质存储等档案管理的新要求。2014年5月，中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出“要加快推进传统载体档案数字化”。数字化档案是指把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是提升高校档案服务的重要途径，是高校实现科学、规范、高效管理的必然手段。由于高校档案种类和数量繁多，纸质档案数字化工作量大、任务重，档案的数字化不能一蹴而就，需要有一定的规划。笔者根据本校实际情况，对高校档案数字化管理提出以下几点建议：

1 加强档案管理人员的队伍建设

一切工作的順利开展，都离不开专业人才的支撑，档案管理工作也是一样的。高校领导和档案管理人员必须树立良好的管理意识和先进的服务理念，首先要做好档案管理人员爱岗敬业精神的培训，通过组织学习、校际互访等形式培养工作人员热爱档案事业、责任心强、勇于创新、求真务实的工作态度。另外还要加大档案管理人员自身业务水平的培训，使他们具有掌握现代化办公设备的能力，能够熟练使用计算机、打印机、传真机等设备，掌握录音录像、缩微、摄像、光盘刻录等现代化手段，特别是运用计算机完成档案的全面存储、自动索引、图形处理、字迹回复、老档案的保护、自动借阅等，从而实现对档案信息的现代化存储、检索、提取和交流。通过对档案管理人员的职业道德培训和专业培训，建设一支政治坚定、奋发有为、能够推动学校档案工作科学发展的高素质档案人才队伍。

2 实现纸质档案和数字档案精准双归档

纸质档案因其材质容易变质、破损，在查阅、保存、统计、检索等方面存在诸多不便。但纸质档案因其字体、字迹、图案、印章内容真伪容易识别，具有无法替代的基础数据原始性、真实性、完整性。

数字化档案凭借其记录存储信息量大、查询检索高效准确、数据传输迅速便捷、保管节省空间等许多优于纸质档案的特点，成为档案信息现代化管理的必然途径。

纸质档案数字化是把原文件通过计算机人工录入文本或通过扫描仪扫描制成文本文件；或是将档案原文的每一页看成是一张图片，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。工作人员扫描前要对扫描文件做整理，如遇到影响扫描的多页装式文件，可以先拆除装订物再扫描，扫描完成后恢复装订文件，使文件不损坏、无遗漏，按原来的顺序、样式装订完善。在扫描过程中，要根据档案幅面的大小、档案原稿等实际情况，选择合适的扫描方式、扫描色彩模式和扫描分辨率，保证扫描后的图像清晰、完整、无偏斜、不影响图像的利用效果。处理完成的图像要及时用JPEG或TIFF格式存储，并以纸质档案目录数据库中每一份文件的唯一档案号为这份文件扫描后的图像命名。

文件数字化后，从文件收集、整理、预立卷、审核、编档号、入库、提供利用，每个环节的纸质档案和电子档案同步处理、一一对应。跟随系统一并进入档案数据库。实现纸质档案与电子档案真正意义上的配套归档。电子档案替代原件使用，实现了对档案原件的有效保护。这不仅有利高校档案的科学管理和保存，对档案的开发、编研、利用更有着不可估量的意义。

3 做好数字档案工作的安全保护

数字档案实现资源共享后，档案信息也面临着风险在增加。在档案数字化过程中，缓存文件如不及时清理，会发生隐私泄露。计算机系统遭非法访问、黑客入侵、恶意病毒攻击会给档案数据带来损坏或丢失现象。有的高校把学生个人信息挂靠在学校官网上，这些学生姓名、年龄、电话、住址、成绩等信息一旦泄露，会给不法分子制造可乘之机，引起不良后果。

2016年4月26日，国家档案局印发了《关于进一步加强档案工作的意见》强调了档案安全是档案工作“底线”的地位。提出了做好档案安全工作的总体要求。首先，高校的档案信息共享平台中，一定要开启防火墙访问防范措施、网络入侵检测防御、网关病毒防御等安全防护系统。其次，档案管理人员应该认真学习《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《档案工作考核与责任追究制度》、《档案信息系统安全保障工作指南》等法规，建立完善的档案收集、整理、查询、使用制度，健全查阅、借阅登记制度。落实机房和设备安全管理、网络安全管理、应用系统安全管理、在线监测监控网络和数据安全管理，访问控制安全管理、文档数据与密码应用安全管理、安全事故、故障和应急管理技术操作规范等规章制度。落实档案安全终身追责制，推进责任清单和移交清单制度，从而提升档案信息系统整体安全管理水平。

管理现代化、利用高效化、管理科学化、服务网络化是高校档案管理的新目标。高校档案正在从传统的人工管理向电脑管理时代转变，利用正在从人工查询向网络利用转变，存储正在由实物存储向实物与电子信息双同存储转变。我们必须运用发展的眼光，攻坚克难、迎难而上，将学习到的新知识、新技术应用到实际工作中去，推动数字化档案管理的蓬勃发展。