企业档案管理信息化建设探讨

李玲子

中国冶金地质总局山东正元地质勘查院 山东济南 250014

企业档案管理工作涉及企业经营和发展的各项资料，对于企业管理来说十分重要。从目前情况分析，一些企业档案管理水平还较为落后，受体制改革和社会发展速度过快的影响，其中存在较多的漏洞，严重的影响到了档案管理效率。随着信息技术在我国的不断发展，企业在进行档案管理时，要积极投入相应的信息化技术与手段，通过对信息化模式的应用，进而对管理方式进行创新。企业档案管理信息化建设中要拓宽管理渠道，增加多样化的管理方式，对档案收集、传播以及储藏工作进行信息化改革，这样能够有效促进档案管理的系统化、网络化以及数字化建设。

一、企业档案管理信息化建设的重要意义

档案管理工作是企业经营发展的重要组成部分，其随着科学技术和管理体制改革而转变，从现阶段来看我国的档案管理工作水平得到了极大的提高，这与计算机技术应用、市场经济发展有着紧密的联系。企业档案是反映企业生产、经营、科研、管理活动和企业资产、产权、资信等信息的真实记录，是企业适应复杂多变的商业环境的信息保障。企业档案记录着企业曾经的辉煌业绩更记录着企业的发展过程，也是企业文化中不可缺少的部分，不仅关系着企业本身的建设，同时还能作为国家档案的重要组成部分，因此，在企业建设之中完善的信息化管理手段能够有效地保证档案完整性，同时高质量的信息化储存能让档案在企业发展中发挥更重要的作用。

二、企业档案管理信息化建设策略

（一）创新档案管理信息化技术

企业要积极应用计算机信息技术为档案管理工作进行服务，建立交互性、开放式的档案服务平台，加快档案管理网络的建设，并且以此为条件加快电子档案管理系统的完善，提升相应档案数据信息的输出量及运用效率，令档案管理能够有效为企业及社会的发展作出贡献。技术作为档案信息化建设的主要动能，企业在执行相应档案管理信息化建设时，需要通过现代信息技术进行支持，将纸质档案作为根本，创建相关的电子档案信息管理制系统，完成电子档案信息技术的有效运用，并规范管理行为，以此加快信息资源的良好发展与运用。企业还应当建立相应的电子文档信息中心，所有用户不但能够自主上传电子文档，还应当在此平台查阅和应用资料。

（二）提高档案管理安全水平

企业档案管理信息化建设中，要注重档案管理安全水平的提升，可以从以下几个方面分析：第一，访问控制机制，这是保证数字档案信息安全最重要的策略之一，通过系统的访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，保证电子文件的安全；第二，识别和鉴别机制，主要是应对来自网络上的各种攻击，识别就是分配给每个用户一个ID来代表用户和进程，鉴别是根据用户的私有信息来确定用户的真实性，防止欺骗；第三，系统备份，系统能够对数据库进行完整备份、差额备份和日志备份，通过安全的备份策略，能够在数据库系统出错后，快速完成数据恢复；第四，防火墙，这是一种保护计算机网络安全的技术性措施，可以作为阻止网络中的黑客访问某个机构网络的屏障，进而避免档案信息的泄露。

（三）培养高素质档案信息化人才

档案信息化是利用现代信息技术对档案管理模式的革新，因此，对档案管理人员的信息化素养要求很高，工作人员既要具备专业的档案管理经验，又要有信息化知识和技能。高素质的档案管理人才队伍是企业档案管理信息化建设的根本保证。档案信息化人才的结构主要分为三个方面：第一，研究型人才，负责制定档案数据标准，信息传输标准、电子档案的管理标准等各种问题的研究，使用新的技术和工具开发出高效、适用、开放的档案管理软件和档案数据库；第二，管理型人才，负责组织和协调各个部门，做好档案信息化建设过程的维护，协调好开发人员与操作人员之间的沟通，负责对操作人员培训，管控档案信息化系统的正常运行；第三，操作型人才，负责建设完成后的档案管理系统的终端操作，需要熟悉电脑操作，了解网络知识和电脑维护常识。

总而言之，随着信息技术不断发展，档案管理信息化已经成为档案管理的必然趋势。企业要积极使用先进的计算机和网络技术建立起高效、便捷的档案管理信息化系统，从而提高企业档案资源的整合、保存、管理、查找与共享利用的相关工作效率，促进企业更好、更快的发展。

参考文献：

[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报,2014,35(08):184-187.

[2]梅龙.浅析企业档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2016(12):35-36.