外贸业务员在信函往来中出现的错误及对策分析——以郑州裕华制衣有限责任公司为例

闫晓丽

（河南工程学院，河南 郑州 450000）

外贸业务员在信函往来中出现的错误及对策分析
——以郑州裕华制衣有限责任公司为例

闫晓丽

（河南工程学院，河南 郑州 450000）

本文以郑州裕华制衣有限责任公司为例，以英文函电为基础，探讨外贸业务员在日常邮件往来中经常出现的错误，同时提出相应的解决方法，以期对提高外贸业务员的英语基本素质能有所帮助.

英文函电；语言特点；词法；句法

对外贸易中业务员书面表达的基本素质代表公司的形象，间接体现了外贸公司的规模与发展，是交易达成的关键因素.一笔交易的达成是贸易双方经过无数次沟通的结果，电子邮件是最方便、快速、有效的沟通方式，良好的外贸业务员要具备基本的英语表达能力，给客户留下深刻的印象，是交易达成的先决条件.郑州裕华制衣有限公司是一个崭新的现代化服装生产企业，是一家以加工和出口服装为主的厂家，产品主要出口到日本、韩国和欧美等地，公司外贸业务员要具备扎实的语言基本功与客户进行有效沟通，增加公司业绩.然而，在外贸业务员平时往来的信函中存在很多错误，主要体现在以下两方面，即：词法错误和句法错误.本文从这两方面进行阐述，同时提出相应的解决方法，以期对提高外贸业务员的英语基本素质能有所帮助.

1 词法错误

外贸业务员与客户的信函往来中，往往只注重信息传递的目的却忽略了信息的载体即语言本身.英文函电要求语言具有礼貌、体谅、准确、具体、完整、正确和清晰等特点；内容涵盖专业术语、常用专业词汇、相关句型和常见表达方式等，是具有较强实用性的英语写作，要求业务员同时掌握相关的专业知识.

1.1 短语错误.短语错误是指外贸业务员在用英语进行书面沟通的过程中，对固定搭配（相关句型）的错误使用.如⑴Please note and if there is something we can prepare to make,please advise us.意思是：请知悉，如有需要我方所准备的任何事情，请告知我方.错误在于and连接前后两句的主语不同，前句主语是you，而后句主语是we，所以句子应改为 Please（be）noted and …⑵Looking forward hearing from you.此句经常出现在信函结尾，表示“期待对方怎样”的意思，错误在于look forward to是固定短语，但业务员在书面沟通中往往忽略介词to.类似简单的语法错误，在业务员的信函中随处可见.虽然业务员能顺利完成与客户的沟通，但细节决定成败，而且本公司的欧美业务也是刚刚起步，业务员需得在专业知识上下功夫，在沟通的同时提高自己的语言素质，否则这样的信函会严重损坏公司的形象，不利于公司贸易的持续有序开展.

1.2 贸易术语错误.英文函电涵盖专业术语和常用专业词汇，业务员在用英语进行书面沟通中有时却忽略了这些专业术语与词汇.如And also please advise your ship date.意思是：请告知你方船期.错误在于ship date，装船期shipment date是专业词汇.

1.3 缩略词错误.缩略词在英文函电中应用广泛，在书面沟通中经常出现，包括专业词汇的缩写和一般词汇的缩写两种，外贸业务员在日常工作中实务繁多，既要处理大量的信函，还要完成公司分配的业绩量，为了快速有效的完成工作缩略词比比皆是，导致客户对行文意思不明确，有时猜测或上网查找缩略词含义，可对于有些自造的缩略词，有时需与业务员邮件沟通或等待，不免使人感到头疼，即浪费双方的时间又会降低工作的效率.如⑴Pls provide in fo below,‘factory profile’can send later,others pls send me within this week,tks.请提供以下信息，“工厂资料”随后寄送，其它信息请在本周内寄送，感谢.此句话三处缩略词，pls即please,info即information,tks即thanks;⑵Please cfm all orders will product in this fty,do not allow sub out.请确认所有产品在本工厂生产，不允许代工厂加工.本句两处缩略词，cfm即confirm,fty即factory.

2 句法错误

2.1 固定句式错误.英文函电是一种实用文体，语言简明扼要，意思清晰，逻辑叙述性强，内容完整，时刻以对方为中心，从对方立场考虑，并要做到礼貌，要求句子中多使用祈使句、疑问句、情态动词与被动句，这就是书写英文函电的要求.在这种语言特点下，函电形成了固定的种类以及不同种类中常见的表达方式，尽管实际操作目的是为了沟通，但语言这一信息的载体也要被重视，业务员往往会忽视不同种类信函中相关句型和常见表达方式，虽然语言简练但表达不够地道，原因是多方面的，但至少说明业务员的语言基本素质较低，有待提高.如⑴I will keep to update the newsfor you.我们会随时告知你方.Keep sb informed of sth固定句型，其意是“随时告知某人某事”，句子改为I will keep you informed of the news，显得更为正式并且意思更为完整.例句⑵How are you today?中文信函中表示寒暄问候的意思，但英文信函要求简练、开门见山，因此在书信往来中不符合西方习惯，可以直接省略.例句⑶May I know the detail order quantity for each styles?你方能否告知我方每件款式的订购数量.句子以“我方”为中心，没有从对方角度出发，改为Could you tell me the detailed order quantity for each style?，体现礼貌与体谅的语言特点.

2.2 习惯用语错误.语言是不断习得的过程，某些根深蒂固的习惯用语是在学习过程中逐渐形成的，一旦形成就很难改变.如果这种语言习得是错误的，那么在书面表达中就很难改正.比如⑴We not have fabric&accessory color continuity records.And we not use KIMBALL GUN,so not have the records.本句是三个否定句构成的一个并列句式，但从中我们看到公司业务员连基本的否定句式都表达错误，不免使人贻笑大方.例句⑵Confirm all orders will product in this factory,not sub out.我方确认所有订购产品都在本厂生产，没有代工厂.本句有三处错误，第一，句子主语confirm all orders要用动词-ing形式，即Confirming all orders；第二，句子时态应该用被动，即will be produced；第三，句尾动词时态应与谓语动词保持一致，即“be subbed”.句子改为Confirming all orders will be produced in this factory,and not be subbed out.例句⑶Do you have got the date when can you have Sedex audits?你方知道Sedex审计的时间吗？句中when引导定语从句修饰名词the date,从句应为陈述句，改为when you can have Sedex audits.例句⑷Due to Howard is on holiday,can you pls advise the price you agreed with him.句中due to是副词，表示原因，后接动名词或名词性短语，改为Because Howard is on holiday,could you please advise me of the price you agreed with him.可见，业务员在日常书面沟通中，由于缺乏对函电知识的系统掌握，从而错误连连，另一方面也反映出业务员的语言基本素质有待提高.

3 对策研究

电子邮件是信函的一种表现形式，是对外贸易的沟通方式，是语言的载体，是公司文化的传播方式，日常书面通信往来中，要注意函电这一特殊语言特点，遵循礼貌、体谅、清晰、准确、具体、完整和正确的原则，同时使用被动句、情态动词和疑问句等常用句式，即使日常沟通与交流也要注意常用句式的表达，维护公司的形象，而且欧美市场处于发展阶段，业务员的素质直接关系到开拓市场的成败，鉴于此，笔者提出几点意见以期帮助提高业务员的综合素质.

3.1 具备扎实的英语语言能力.公司的业务员中有出国留学生，有外贸专业知识人才，有翻译专业人才，不同的教育背景导致其综合素质也不尽相同，但对这些业务员的要求是一致的，即负责与外商沟通（包括材料的选购、外商关于设计的要求、以及涉及商品的各种交易条件）、负责与公司设计人员以及上下员工沟通、负责签约的订单数量等，可见业务员在公司中是承上启下、传达信息的重要纽带，所以对业务员的要求也就提出了更高的标准.书面通信往来中语言是载体，是桥梁，是连接买卖双方的关键，买卖双方内容的展示只有通过语言表达出来.虽然语言的目的是沟通，但根据函电特定的语言特点，要求业务员要掌握基本的英语语言能力，即英语专业技能，打好语言基本功，熟练掌握英语中“听、说、读、写、译”五大技能，灵活运用英语，避免词法和句法错误，在开拓欧美市场的过程中提高公司形象，获得对方最大程度的信任.

3.2 具有服装领域的专业知识.外贸业务中，英语能力是基础，专业知识是关键，两者相辅相成，缺一不可.国际贸易实务是外贸的基础和理论指导，其中关于贸易方式、合同、订单、形式发票、提单、保险、运输、支付方式、贸易条件以及仲裁等内容是业务员在日常工作中经常遇到与处理的问题，同时作为服装领域的业务员，对服装的材料、颜色、尺寸、质地、设计等内容要非常熟悉，才能以不变应万变，顺应市场规则，开拓欧美市场.

3.3 具有国际眼光，提高跨文化交际能力.外贸业务员虽置身公司，但要放眼市场，放远国际贸易发展的大舞台，与时俱进，实时更新.业务员的职业特点决定自身要具备国际眼光，语言是载体，是文化的体现，在进行语言传递的过程中要考虑跨文化因素，并结合函电的特殊语言特点，比如，信函开头How are you today?这样的句子可能在中文信函中经常出现，而且这样的问候经常用在熟人之间，是中国人互相客套的寒暄，但在英文信函中，一方面可能对方觉得熟悉的程度还没达到很好的标准，另一方面信函是实用文体，讲究直抒其意、开门见山，这是由西方的文化所决定的，所以信函开头使用这样随意的寒暄用语，显然不符合西方文化的要求.

3.4 定期培训.通过平时工作可以积累知识与经验，但这种进步完全依赖于业务员自身的能动性，而且往往需要一个漫长的过程，同时可能会因为工作繁忙而忽视总结与进步，所以公司要对业务员进行不间断的定期培训，或者带领业务员积极参加展会，或者送到同行中领先的公司去进修，这些都是行之有效的提升办法，把学习作为生活与工作的一部分，吸取国外同行公司的先进制度，制定适合本公司发展的政策，鞭笞业务员不断进取，勇于创新.同时可以邀请校内或同行专家来公司对业务员进行讲座与交谈，或者鼓励业务员重新回到学校去进修或参加社会培训等，接受系统专业知识，为业务员创造良好的工作环境，从而实现双赢的最终目的.

郑州裕华制衣有限公司是一家集加工、生产为一体的中小型外贸公司，在如今的经济发展浪潮下，开拓欧美市场只靠展会一种渠道还远远不够，业务员要主动出击去寻找新客户，熟悉函电的种类，掌握固定的句式表达，具有国际眼光，提高跨文化交际能力，提高自身的综合素质，为公司创造更大的价值.

〔1〕李德萍.简析船务代理人在信函写作中存在的主要问题及对策[J].对外经贸实务,2015（03）.

〔2〕尚静.浅析外贸业务员如何有效跟进询盘和展会客户[J].对外经贸实务,2015（07）.

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