机关文秘人员素质及文书档案管理途径研究

【摘要】文书档案管理方案是提升机关文秘人员素质工作质量的重点，结合现阶段机关文秘人员素质特点和文书档案管理方案，依据近年来机关文秘工作者的形式和发展状况，分析其中的工作问题，提出优质的文书档案管理方案，起到提升文化档案管理工作质量的效果。

【关键词】机关；文秘人员；素质；文化；档案管理；途径

【中图分类号】G277 【文献标识码】A

不管是大企业，还是小单位，最基础的工作人员就是文秘，文秘工作者不但要承担行政工作、综合服务等工作，同时还要进行相关的文书档案管理工作。文秘工作者是文化的管理人员，影响着整体文化管理工作的质量，因此需要具备优质的素养，才能实施更为完善的文化管理工作，这不但是文秘工作特点的影响，还受到其客观规律影响。

一、文字秘书的素质是构建高水平文书档案的重要组成条件

文字秘书是企业工作者的参与者和帮助者，其工作主要有两种，一个是记录和抄写，还有一个是文稿起草。记录主要是指，依據领导者提供任务的口述、接待来访者、工作情况、重要电话以及信息内容摘要等记录，其中最重要的还有会议记录等内容。抄写主要是指受到时间限制，导致写字潦草，或者是在初次书写中的多次分析、修改的稿件实施改变，从而不断修改或者是交由领导者审查。之后就是引导领导人员誊清文稿或者是对初次书写的文字进行改正和润色。抄写并不是原封不动地照搬，而是要进行有效的修改。依据抄写整理的文章，不但文字更为清晰明了，并且在保持原有意义的基础上，促使文章结构更为科学，逻辑排列更为优质、文字变得更为通畅。这些都是文字秘书日常需要进行的工作和具备的责任。文秘岗位的特点和责任，需要文字工作者具备一定的涵养。除去具备一般工作者的技能和知识之外，还要满足岗位工作中的特殊需求[1]。

二、优质文字秘书还要是一名完善的文书档案管理工作人员

文书档案管理工作在实施中是一项较为复杂的工作内容，一个档案依据文件资料的整合、分析以及构成，之后到卷宗编写、入库摆放等，需要进行十多项工作，其中包含了档案管理工作者辛勤的汗水。但是文书档案中的工作管理，包含了整合、安全、检测以及应用等，也存在非常大的工作数量。文秘工作者结合文书档案管理工作，需要具备深入负责的精神，工作要具备一定的要求和标准。在实际整合文件信息的过程中，需要注重全面这一特点。只有具备收藏价值的信息，在实际管理中都需要注意安全，由于工作需求而在他人手中传递时需要及时回收，这也就是不要让有价值的文件信息在外随意传递。在实际管理档案信息资源时，需要落实严格的管理理念。只有是自己出现模糊、用笔、用墨或者是纸张不满足要求的资源信息都要进行重新整合，一直到达到标准为止。在实际构成档案、组成卷组时，需要依据精确的理念实施工作。也就是深入分析、整合以及编制，从而确保划分工作精确、组卷工作完善、编目工作简易、排列工作有效、整体管理工作科学。在实际监测时需要落实方便的发展理念，档案管理工作是为了实际的应用，从而为单位发展提供服务。

三、有效提升机关文字秘书和文秘档案管理者教育培训工作

在新中国成立以来，随着社会经济的不断发展和机关部门的大力建设，各个单位和部门对于文秘的要求也在不断提升，其中对于文书档案管理和其价值的深入分析也在不断增加，文秘工作者团队和文书档案管理工作者实施的工作都存在一定的改变。依据实际人才基层管理来说，机关文秘工作者和文档管理者构成和实际管理工作能力，与实际社会发展需求不符合。有效分析实际，在实际发展中满足文字秘书和文书档案管理的复合型人才的数量较少，并且岗位责任不明确。

依据文字秘书和文书档案管理的重点和经常出现的问题，在实际发展中需要从以下几点提升建设工作：第一，在结合文秘和文档管理工作者实施工作的过程中，需要结合国家公务员基本素质需求和岗位责任需求为基础信息，结合竞争，选择那些专业性较强的工作，还可以承担起自己的工作。第二，对于工作中的文秘和文档工作者实施有效的培训工作，例如为相关档案部门或者院校构建短期培训工作，促使相应的工作人员具备优质的基础知识、工作水平以及工作能力等，从而满足实际发展的需求。第三，支持文秘和文档工作者实施优质的本职工作。第四，不断改变自身的工作和学习条件，促使工作者可以获取更多与自身岗位相关的知识。第五，在上级工作者的引导下，对相关文秘、文档管理工作者以及两者结合的工作者进行定期的检测和考察工作，合格者依据上级领导者颁发职业证明书，并且享有独立的待遇，对其工作者提供一定的支持和鼓励，促使工作人员在实际发展中在自身的岗位中做更多的贡献[2]。

四、结语

因此，文秘工作者是单位文书档案管理的实施者，只有具备强大的职业素养和工作能力，以及实际工作的价值，从而更好完成自身的工作。文书档案管理工作能力影响着文书档案管理工作的效率和质量，文书档案管理是文书素材价值的有效展现。因此，文秘工作者在实施文书档案管理工作的过程中一定要为单位具备的历史档案管理建立有效的观念，从而有效展现文书档案管理工作的价值。

参考文献

[1]钟晓芸.文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探[J].档案天地，2013（1）.

[2]江晓旭.文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013（18）.

作者简介：王磊，1971年生，山东济南人，本科学历，副研究馆员，研究方向：档案文秘。

（编辑：龙贤东）