退修稿件未如期修回的原因分析及对策

陈景景

退修稿件未如期修回的原因分析及对策

陈景景

通过分析稿件退修中不能如期返回的原因，并针对性地提出改进措施，进一步提高稿件按期修回率。

原因分析；退修稿件；对策

[作 者]陈景景，河北省儿童医院护理实践与研究杂志社。

稿件退修是审理稿件过程中非常重要的一个环节，是提高稿件出版周期和刊物出版质量的重要保证。如果稿件修回延迟，会影响稿件的时效性，使优秀稿件流失，甚至整体上影响刊物的质量。鉴于此，本文分析稿件不能及时返修中存在的问题，并提出改进措施，以期提高稿件的修回率。

一、现状分析

针对初审录用稿件退修情况进行调查及回顾性分析，共调查2015年6—12月167篇稿件，分析其退修的原因主要包括：（1）稿件质量问题：内容较笼统，层次结构不清晰。（2）数据问题，数据达不到统计学处理要求，使结果缺乏准确性和可靠性。（3）不符合本刊对论文的写作要求，如缺少中英文摘要、关键词或摘要书写不规范，表格制作不规范。（4）统计学处理不完整，如无统计学处理的描述，无具体的统计值，或P值不精确；或者计算结果与结论不符，如结果显示P〉0.05，无统计学意义，而正文中则描述为两组比较有统计学意义P〈0.05。（5）参考文献不规范，缺少期卷或页码等，或者参引文献较陈旧。（6）雷同率超过了规定的范围。（7）文章整体质量较好，稍作修改即可发表，如图表、表格、文献需完善规范。以稿件退修之日起30天内未修回计算稿件未修回率。本次调查167篇稿件中退修稿件140篇，延期修回及至今未修回者54篇，未修回率为38.57%。后查询有16篇在他刊刊登。笔者对延期修回稿件通过与作者电话沟通进行了调查，现将原因分析如下。

二、原因分析

（一）编辑方面原因

1.审稿周期较长。一般杂志社规定审稿周期在1—3个月内未收到录用通知可另投他刊，审稿周期相对较长。作者投稿除了分享自己的研究成果外，还包括晋升及毕业所需，希望投稿后编辑部能尽快审理并给予是否刊用通知，但由于各种客观原因，如编辑部稿件较多、人员不足、专家审稿期出差或休假等延误了稿件的审理，无法满足患者发稿要求，作者在等待期间又投至他刊，导致稿件在退修后长时间无法修回，或者作者已在他刊发表。

2.修改意见不明确。编辑人员在书写修改意见时，未能明确表达所要修改之处，有的只是笼统说明要修改的意见。有的因编辑未认真通读全文及专家审稿意见而写修改意见，未一次全面表达退修意见，或者在表述修改意见时不明确，措辞不当或用语失范等，使作者无从修改，或反复修改。研究表明[1]，退修意见不够全面，造成后期多次联系作者修改稿、核实稿件内容，加重了编校工作量，这样可能会导致作者对编辑的不信任，甚至削弱作者修改热情，使作者放弃稿件或改投他刊。

3.修改程序不清楚。《护理实践与研究》自2012年采用网上函审系统投稿及审稿，在一定程度了加快了稿件的审理，减轻了编校的工作量，但是在使用中发现存在一些问题，如在稿件初审后及时分给编辑，编辑审理后对存在问题的稿件及时退修给作者，但还是有一部分稿件无法及时返回。本系统虽然设定了退修提示，但无退修及催修提醒功能。如果作者不登录系统查看将不能及时知道修改情况。由于《护理实践与研究》为护理专科期刊，作者群均为临床一线护理人员，而作者由于受工作环境的影响，工作繁忙，未能及时关注稿件审理情况，有时待修改时发现已经错过了修改期限。因此，需要及时修改函审系统的审稿程序。

4.存在沟通障碍。（1）信息交流不充分，有些问题该向作者解释清楚而未说清楚，使作者对稿件存在问题不解。（2）作者咨询相关问题时缺乏耐心讲解。（3）缺乏主动沟通引导。（4）以主宰的心态面对作者。

（二）作者方面原因

1.作者的写作水平有限。有研究发现[2]，护理人员的科研水平整体较低，主要与其职称、学历等因素有关。据统计，我国护理人员知识结构层次欠缺，大多初始学历为中专[3]，虽然随着继续教育的不断重视，护理人员的学历层次也在逐渐提高，但仍有多数护理人员认为对护理科研和撰写论文存在较大难度[4]。所以一些文章存在的问题较多，而作者在修改时感到困难。像一些语句、段落或格式方面的修改比较简单，作者能及时修改，但对于一些数据存在的问题，涉及统计学处理时，需要重新整理数据，使作者感到修改稿困难，拖延了稿件的修回时间。

2.作者信息不完整。作者在注册投稿时，个人信息录入不完整，或者留他人联系方式，或由他人注册投稿，在稿件退修后不能及时查看，延期修回时编辑部与之联系不上，无法通知作者修改，使稿件流失或延期修回。

3.存在学术不端。护理论文存在学术不端的情况，主要包括部分作者在写作过程中对文献进行大量的抄袭，同时存在一稿多投现象。但目前发现又存在由他人代写的情况，这主要为年轻护士初次写作，或者是年资较高的护理人员由于学历和写作水平受限而选择他人代写。他人代写的文章多为套用别人的格式，修改数据等。在与作者联系修改过程中，作者对稿件不清楚，但有碍于说明稿件由他人代写的情况，所以会出现反复修改的情况。此外，由于本刊为省级期刊，一稿多投的稿件，编辑提出修改意见后作者会拖延不改，等待核心期刊录用则放弃在本刊的修改。

三、对策及实施

（一）缩短审稿周期，优化审稿流程

按照《著作权法》第三十二条明确规定：著作权人向杂志社（或编辑部）投稿，自稿件发出之日起，三十日内未收到杂志社（或编辑部）通知决定刊登的，可以将同一作品向其他杂志社（或编辑部）投稿。为此，刊物将之前审稿周期为3个月缩短至1个月，并且将外审专家审稿期限缩短为2周，并且稿件送审后要求电话或邮件告知，以保证稿件按期审回。编辑初审时间缩短为1周，要求尽快通知作者修改，最好电话通知。

（二）加强与作者的有效沟通

与作者的良好沟通是保证稿件按期修回的重要保证，如何做到有效，编辑首先应认真分析稿件，明确外审专家及初审修改内容，与作者沟通中要简单明确，主要包括：（1）审稿意见要清晰明了，必要时与作者进行电话沟通，退修意见尽量做到“把握主旨、理清脉络、结构合理、切中要害”，做到与作者心理的适应性[5]，用语准确、简洁，让作者清楚理解所要修改之处。（2）与作者沟通态度要真诚。一名优秀的编辑不能只是简单地对作者发号施令，编辑有让作者对文章进行修改的权利，反之作者也有提出自己不同意见的申辩权利。编辑在退修稿件中要虚心，应报以学习的态度与作者提出的异议进行沟通、商讨，尽量做到“够重视，不强加、多尊重、互体谅，多商讨、少武断，不居高、少冷漠”。（3）对文章的闪光点予以肯定。在与作者沟通时应将审稿专家对文章的肯定及赞许观点反馈给作者，不要一开始就先讲文章存在的缺陷与不足，削弱作者的信心。（4）及时提供并告知退修意见。以往采用函审系统稿件审理后直接点击退修返回给作者修改，但长时间作者未按期返回，为此我们采用了电话告知修改，即在返给作者后再电话告知，做到双重保险。并且电话交流比较方便、明确和快捷，同时也能保证通知到作者本人。

（三）限定修回期限

对于退修稿件的修回时间本刊规定为1个月，若超过1个月则视为作者自动放弃。但由于一些客观原因，编辑大部分会耐心等待作者修回，或邮件催促，或电话催修，但同时告知作者科研成果的时效性，告知其按期修回的重要性。无论退修与否，均应及时告知作者。

（四）严惩学术不端

对于通过组稿或一稿多投等形式的文章，告知作者学术不端给其带来的不良影响，鼓励作者自行写稿、修稿，避免一稿多投，给他人及自己带来不便。向作者发出抵制学术不端声明，对一经发现学术不端稿件应严格惩处，并及时通知作者。

（五）提高编辑自身素质

加强编辑的责任心，及时将审稿意见反馈给作者，认真书写修改意见，坚守慎独职业素养，准确把握文章学术质量。

（六）其他

在缩短审稿流程，提高审稿效率的同时给编辑人员增加了许多压力，应尽快补充编辑队伍，加强对新入职编辑的培养，并鼓励新入职编辑考取编辑证书。针对函审系统中存在的缺陷及时改进，在改进前，可通过电话直接联系作者。

四、讨论

稿件退修是论文发表过程中很重要的一个环节，是对论文质量提升的重要环节，通过修改稿件可使文章更趋于完善。在这一环节中，编辑处理要汇总专家审稿意见，并从专业的角度和规范表达角度提出修改建议，作者也要积极配合并及时将修改。在实际工作中，部分稿件退修后得不到及时回复，导致稿件流失，其中不乏一些优秀文章，同时也给编辑工作带来很多不便。通过对稿件未如期修回的原因进行分析并及时采取措施后，2016年1—6月195篇初审录用稿件，其中需要退修稿件173篇，未按期修回41篇，未修回率23.69%，提高了稿件返回率。未修回稿件中有7篇在他刊刊登。

[1]马艳霞，阮爱平，王沁萍，等.科技期刊责任编辑对论文退修的处理方法与技巧[J].编辑学报，2012，24（3）：228-229.

[2]张瑜晶，王东梅，郭闯.哈尔滨市教学医院护理人员科研能力调查及影响因素研究[J].卫生职业教育，2015（8）：130-133.

[3]贺生，甘启英，孙亚男，等.我国护理人员与护理教育的现况研究与发展对策[J].中华医学教育杂志，2016，36（3）：336-340.

[4]刘晓华，成守珍.临床护理人员护理论文写作现状地调查分析[J].护理学杂志，2007，22（21）：67-68.

[5]邓锋，王继红.作者投稿心理与编辑退稿策略的互动研究[J].河北工程大学学报（社会科学版），2013，30（1）：123-125.