高校信息化档案管理建设

赵志刚

武汉工程大学湖北武汉430000

高校信息化档案管理建设

赵志刚

武汉工程大学湖北武汉430000

信息化档案管理是顺应时代的产物，传统的一套已经不适用于现在，新的时代，有新的技术和新的管理方法。从传统档案到信息化档案的转型是具有历史意义的，是机遇也是挑战，这是一场持久的战斗，赢就可以快速促进我国信息化事业的发展，输就死会起步阶段。对于转型期间出现的问题，我们要认真对待出现的种种问题，不能有一点点的马虎，以下是通过分析信息化档案管理中所出现的问题在结合具体的分析提出的有指导意义的观点。

信息化档案管理；安全；转型

现在提倡建设高等学校“数字化校园”，其中最重要的部分就是建立信息化档案管理系统。信息化档案管理系统就是结合计算机技术对数据进行输入、分析、处理、整合、分类、管理，还能方便实现资源共享。高校信息化系统的建立是顺应社会发展的一套高校资源管理系统，一方面实现高校的信息资源数字化、规范化，方便学习管理信息好实现资源共享以此促进高校的信息化发展，还能通过数字化信息直观的了解信息所反应的发展趋势，从而为高校建设提高参考资料；另一方面，在社会发展大趋势下实现信息化档案管理可以帮助教育部门和社会人士收集更多的高校发展信息，可以因此分析我国的教育问题，进行教育的改革。高校信息化档案管理迫在眉睫，如何更好的提高信息化档案管理的能力、如何更好的为高校发展提供更大的帮助、如何为推动教育改革、社会进步作出贡献都是我们现在需要考虑的问题。

一、高校信息化档案管理的重要性和紧迫性

随着计算机技术的不断革新，我们已经进入了高速发展的信息时代，传统的档案管理已经不适用于当下社会现状。现在的我们可以把数以万计的书本数字化放在一个指甲大小的存储器中，这是数字化的时代，也是经济发展的趋势，信息化档案管理事业正在起步，高校信息化档案管理作为其主要的组成部分之一，应该给予高度的重视，只有建设好高校信息化档案管理，才可以促进信息化档案管理事业，才能促进经济增长，社会发展。

（一）高校信息化档案管理事业发展的需要

高等学校作为学生进入社会的第一站，是帮助学生树立正确的社会主义核心价值观和健康积极人生理想的人才孵化基地，同时也是文化传播的地方，高校最重要的核心内容就是具有浓厚的文化气息和文化底蕴，这也是高校发展的一个方向。高校档案管理部门作为研究学校发展历史、收集学校发展资料的地方，对于促进信息化档案管理和我国信息化事业发展具有重要意义。随着社会发展，国内外高校之间交流增加，高校的档案管理也面临新的问题，需要不断的去研究新的学科，收集新类型的资料，同时档案的形式也越来越多，以前的是纸质的偏多，各种原图片、旧书签等等现在很多都被电脑存储替代，只需要动动手就能很好的管理信息，但是需要收集、管理、研究的档案越多、越杂，高校的管理难度也越大，变化的因素也越来越多。

（二）实现信息化档案管理是提升管理人员经验的需要

我国的信息化档案管理处于起步阶段，它的兴起和发展是为了满足社会发展的需要，随着信息化变革的加深，对于信息化档案管理的需求也是越来越大。越来越多的信息载体出现，电子计算机等技术替代了越来越多的传统档案信息以及管理方式，这就对相关的信息化档案管理人员提出了新的要求，他们需要跟上社会发展的速度，不断学习新的知识，掌握新的管理技术才能更好的分析、管理、应用信息，才能够促进我国的信息化事业发展。

（三）信息化档案管理是发展的必然

现在的信息化社会对于信息的需求越来越大，而且用户都越来越懒，不喜欢去全盘接收整个信息资料，进而自己分析整理信息，更喜欢接收仅仅只符合自己需要的信息、更加具体、更加全面的信息。这就对信息的筛选分析、处理分类等提出了更加严格的要求。对于高校档案管理人员来说，这个是一项新的挑战，是从传统档案管理中跳出来的一个质的飞跃，是一个完全不用的管理方式。纸是我国的四大发明之一，是先辈智慧的结晶，把千年的历史写在纸上，保存到现在，我们才能从中了解中华上下五千年文化，但是现在的社会和以前的完全不一样，以前的档案都是纸质的容易损害、不易于管理、一旦损害就是永久性的、所占空间太大、不能实现资源共享、信息浏览太过笨拙等等，这完全不适合于现在高度发展的信息社会现在的社会要求快、准、狠，这没有一样的传统的档案管理所具有的。所以说我国正在经历一个大的变革，也是人类文化出现以来较大的一次变更，就是从现实世界转向虚拟世界，信息化档案管理作为转型最重要的组成之一也会面临巨大的阻力。这是机遇也是挑战，如果在变革的洪流中逆流而上就可以凤凰涅槃，浴火重生，打开一个新发展局面，如果不能经的过考验就在社会发展中逐渐被淘汰，最后消失殆尽。

二、在实现高校信息化档案管理过程中所面临的困难

信息化档案管理是一个巨大的挑战，所面临的困难肯定也是巨大的，在发达的的地区会比较还实现，但是在不怎么发达的地区，信息化档案管理所面临的困难是巨大的，这需要我们坚持不懈的努力。

（一）资金投入大，资金筹集难

在实现信息化档案管理，首先要配备信息化管理的相关设备如打印机、路由器、电脑等等大型电子设备，同时电子设备的更新换代、维修更换零部件都是非常正常的，这需要花费很多的人力、物力、财力，如果要实现所有的高校信息化档案管理所需要花费的资金难以想象，如果要实现全国范围内的信息化档案管理，就需要投入更大了，同时配备设备，还需要专业人员操作，就需要花额外的钱去进行专业技术人员的培训。所以说，只要钱的问题解决了，那么高校信息化档案管理的进程会很快，我国的信息化管理事业会蓬勃发展起来，从而带动经济增长。

（二）任务繁重，工作见效难

信息化档案管理不可能一朝一夕就实现，毕竟是一个大的社会变革，同时在资金服务跟不上的时候，我们需要结合传统的档案管理方法和信息化档案管理方法去管理现有档案，这样就明显的增加了档案管理部门的工作量和工作难度，而且需要长久的坚持下去，知道我国真正的有实现信息化档案管理全国化的能力。同时在进行信息化管理的时候还会遇到面临下面几个繁琐的步骤：1、需要对纸质的档案进行录入，结合相关软件和计算机处理技术把纸质档案转变成电子数字化档案；2、还需要在录入信息后用规范的标准来管理信息，方便在以后的发展过程中会用到；3、科技生产力是一把双刃剑，我们运用先进的计算机技术管理信息，也有人运用相关技术来非法获取相关信息，现状所有的信息，小到个人信息，大到国家最高机密，一旦泄露就会造成巨大的社会动荡，影响社会和平、稳定发展，所以需要对信息化档案有很好的等级划分，设置相应的防火墙等保密措施；4、计算机技术是不断发展的，信息的存储、管理也是不断的革新，在每一次的电子产品更新的时候，要保证信息化档案可以仍然活力十足，所以就要不断的对信息化档案进行转换，防止信息不能适用于最新的版本，这也是保证信息化档案安全的重要举措之一。

（三）信息化档案管理人员要求高，培养难

档案管理事业的转型对于与之相关的管理人才要求严格，将信息从纸质变成数字化信息对于档案管理人员来说，需要的不仅仅是单纯的写入写出能力，还需要有现代化的思维，有自己的思维，还需要有很强的写作能力，这样才能保证转型的信息正确、完整，还需要有过硬的专业技能，可以熟练的操作相关技术，保证档案转型安全、可靠。所以说信息化档案管理人员是一个全能型人员，会写作，会专业技能，脑洞够大。我国目前缺少的就是这样的全能型人才，只是受制于当下工作、用人的体制，人才一直不能培养起来，首先是因为信息化档案管理人员的待遇不高，但是他们的综合能力强，所以会选择高薪就业，在更好的公司或者平台发展，其次人才不能被吸引，一旦吸引之后在繁琐、没有成就感的工作岗位又会使得大量的人才流失，因而一直进行信息化档案管理的都是达不到标准的信息化管理人员，这样的滥竽充数使得信息化档案管理老套、死板、低效率、没有创新，这使得高校的信息化档案管理受到了很多的阻碍，进而阻碍了我国的信息化事业发展。

（四）在多边的环境下服务模式转变困难

由于信息化档案管理人员普遍达不到要求，使得信息化档案管理发展不前，再结合信息化档案发展的模式，这也对我国信息化事业发展造成了巨大的困难。信息的管理共享等等都是通过网络进行，处于完全封闭的环境。由于当下的信息化档案管理刚刚起步，很多东西都是来自传统化的档案管理，同时没有全能型的管理人才，信息化档案管理的方法也就没有创新，死板的沿用前人留下来的一套，服务模式，服务质量一直跟不上社会的进步，无法为用户提供合理的信息，优质的服务，而且社会发展涌现的新领域很多，档案管理需要不断去开拓新的领域，但是传统的服务模式，管理模式根本无法适用于诞生于社会发展下的新事物。我们需要不断的改变服务的模式、质量，去拓宽信息化档案的领域，在封闭的环境下也能有符合社会发展的信息，能为高校信息化档案管理乃至我国信息化事业贡献力量。

三、就当下信息化档案管理所遇到的困难应该采取的措施

信息化档案管理使得网络服务应运而生。无论是对于信息化档案或是用户来说，都是一场前所未有的技术变革，信息化档案的管理方式、信息的应用和服务的对象都不同。

（一）基础的信息化档案建设

相关的信息化档案管理部门都要把建设信息化档案作为工作的重点，加快信息化建设的进程，提高对于各种计算机技术和硬件设施的应用并发挥他们的功能-。在高校信息化档案管理的时候，学生通过登录校园网账户输入自己的信息，管理部门通过网络的接口，使用相关的管理系统对信息间接的控制、整理，实现信息的数据化。

（二）信息化档案资源建设

充分的利用现有的相关软件将信息数据化，有根据、有目的的分类整理，这是信息化档案管理资源建设的重点，也是难点，我们可以通过下面的两个方面来实现：1、高校各个部门每次及时的将改部门的文件整理写入高校的档案管理系统，这样做的一方面可以很大的节省档案管理的时间，不用他们再去专门的整理，同时还能方便高校各部门及时的了解相关信息，更能够加快高校的信息化档案管理进程；2、学校需要组织大量的相关人员对传统的数据慢慢的写入计算机，要保证写入的数据具有完整性、真实性，可以长久的保持下去，在以后的运用中不会出现问题，同时根据二者并存的方法将纸质档案很好保存。

（三）信息化档案的保护措施

目前的高校中部门很多，但是各个部门之间很难做的协调、统一，不论是传统的工作部门还是新新的部门，都和信息化档案管理保持了一定的距离，久而久之，这种距离就是阻碍高校信息化档案管理进程的最主要障碍，那么整合各部门信息，统一处于，加强各个部门之间的团结合作就是加快高校信息化档案管理进程的主要措施，可以从下面两个方面实现：一是学校可以组件专门的档案小组，负责信息的收集和加强各个部门之间交流的工作，同时小组成员还需要做好本职工作，也可以为自己设定工作的目标，以此提高工作效率；二是要分清楚各项档案信息的先后顺序，重要程度，一般来说要把重要的档案写入，再考虑后续档案，别的情况下就可以先写入新的档案，因为对于新的档案有更加深层次的认识。可以更加具体、生动的写入，在写入别的档案。同时在遇到没有写入价值的档案时可以予以丢弃。

（四）加大支持力度

像上面说的一样，信息化档案管理是任务繁重，见效慢的一项工作，这需要政府等相关部门不断加大支持的力度来缓和工作中暴露的问题，信息化档案管理部门无法自己创造价值，自能通过政府等相关部门的经济支持，所以应该把争取经济支持纳入常规工作之中，不要有任何的不好意思，因为档案管理本身就吃力不讨好，如果经济支持在不到位，那么我国的信息化发展就根本无法发展起来，同时还可以寻求外界帮助，通过提供给相关用户范围内的信息帮助来获取应得的报酬，经济支持力度跟信息化档案管理进程直接挂钩。

（五）加强信息化档案的安全管理

各种新技术层出不穷，信息化档案安全面临泄露的危险，这需要我们不断加强档案的信息化安全管理，加强对信息化档案的监督力度，要保证在档案转型的时候，不仅要保证信息化档案的合理、完整、准确，还要保证信息化档案的安全，完全杜绝信息错误、信息泄露事件的发生，对于自己在各种软件平台和交易网站上的信息也要尤为注意。

（六）加强全能型人才的培养

信息化档案管理部门人员老化，缺乏达到标准的人才，这需要相关部门加强人才的吸收，培养，为档案管理注入新的活力，同时多开展知识学习活动，打造一个具有浓厚学习氛围的管理部门，这样才能不断的提升学习能力，提高管理能力。同时还需要定期的信息化档案进行检查，保证信息的准确性。

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