基于信息化的高校档案管理研究初探

张杰

汉江师范学院综合档案室湖北十堰442000

基于信息化的高校档案管理研究初探

张杰

汉江师范学院综合档案室湖北十堰442000

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，高效有利的进行信息文化的存储，在确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

信息化；存储；高效

一、引言

在经济全球化的今天，随着时代的发展，科技的创新，以及人们生活态度的转变，我们开始接触着一种新的时代格局--信息化时代格局。在现如今，信息充斥在世界的各个角落，其中包括了生活中所有能含括的各项活动，而今天我们具体详谈的是在信息储存方面及其重要的“高校档案管理信息化建设”。就高校档案这一条而言，其本身就是一个信息的储存中心它可以说是信息存储保存的关键所在地，对它的建设关系到信息的安全性以及保密性。在校园范围内，关于高校档案管理信息化的建设是建设“数字化校园”的重要组成部分，也是建设“数字化校园”的必然趋势。高校档案管理信息话的建设需要运用一种全新的新观念，运用现代化管理的理念、技术、方法和手段对档案进行科学的分类，最终实现档案管理计算机化、数据库化、网络化和智能化，开创高校档案管理的新局面。

二、兴起的缘由

自古以来，信息的的记录和传承都是及其重要的，人类文明的初期，会在岩石上记录特有的绘画与字符来存储和传递信息，当后来的甲骨文，竹书，以及传承至今的纸质书章都是用来记录和传承信息的，随着历史的验证下，在传统存储文件的条件下面临的一个问题是，体积过大，查阅不方便，最重要的是在历史传承过程中容易丢失，容易被岁月侵蚀。以至于传承至今所剩的史实屈指可数，导致过往的信息残缺不全，为了更加高效的去存储和传输信息，直到近现在，信息种类的增多，以及信息化发展的崛起，过去单一的纸质档案已经发展成为图片、光盘、音像等多途径的档案存储信息存储载体。所以在信息种类日益增加种类益趋繁杂的今日，为保证信息的高效存储以及安全性，高校档案管理信息化建设的实施刻不容缓。随着信息化建设的实施，电子档案信息的存储已经变得愈发重要，在我们的生活中扮演了及其重要的作用，究其原因，电子档案凭借其体积轻巧，使用寿命长，易存储易传输的特性，获得了大众广泛的接受。高校档案管理信息化建设的开展使原本现实话的东西，在网络环境的存储下跨越了时间和空间的局限，又有形转变为网络虚拟的心态。是一个全新的理念，具有跨时代的意义，在信息化的全球是适应其发展的一种趋势。

三、发展的必然性

高校档案管理信息化建设可以说是时代发展契机下的必然趋势。办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,以往的纸质存储方式已经完全不能承受现在化建设中信息的传输和存储效率，传统纸质的诟病全都在这飞速发展的时代显露出来，于是代替纸质存储的电子档案管理应运而生，它能够实现快节奏生活的方式，能够提供一些加工过的系统全面的档案信息服务，而且在时代的进程中不会向一样的存储工具一样易于被淘汰，或者以我们现在的眼界来说，信息化建设可以贯穿于现在节奏的每一个环节，高校档案管理信息化建设的实施能满足时代的要求。因此,电子档案管理软件是电子档案管理工作发展的必然趋势。档案管理由纸质向信息化发展可以说是信息化建设的一个质的转变，一种突破，是对传统存储的一种冲击，甚至可以说是对新时代新世界的开辟起到了至关重要的作用。不论对于企业还是个人，我们都应顺应，去试着了解接收高校档案管理信息化建设的这一思想观念，在历史发展途中顺应则可发展，反之则会被淘汰，应该采取积极的态度去抢占新时代的制高点，抓住机遇。如果不思进取只能在时代格局中陷于被动，尤其对于一些高校，要想适应形势的发展，使得档案的利用率增加，那么档案信息化处理这条道路是必须试着去走的，从而可以实现发展的跳跃，为学校的服务提供必要的条件，推进高校档案管理信息化建设的实施。

四、发展途中的坎坷

高校档案管理信息化建设的发展离不开两个东西，一个是资金一个是技术，尤其是在那些经济欠缺的地区尤其显著。想要进行高校档案管理信息化建设，必不可少的需要购买，一系列的电子设备，需要网络，这在开始建设的过程中是一笔极大的投入，而当建设完成后，需要进行设备的维护和检测更是一笔巨大的费用。其次设备的使用与开发也是一个及其严峻的挑战，都说科学技术是第一生产力，可想而知科学技术在高校档案管理信息化建设中所扮演的重要角色，首先需要对数据的采集处理，其次是对数据库的整理与设计，我们需要通过计算机的超强运算能力去创建一个先进的搜索引擎，以便于日后的搜索功能，还有我们需要通过计算机语言去编程，去构建适合我们网络搜索语言和辅助成长的程序。第三数据的保密与安全性的建设也是重中之重，需要加设网络防火墙，保障信息存储过程的安全性，这就需要不断的去防护，去预防各种有可能发生的事情，例如防止黑客的侵袭进而导致的信息的泄露。要在使用途中去不断的发展问题然后不断的完善修复整个体系。最后便是这个体系的维护问题，体系的建设是需要长久的使用，我们对其的维护可以更加长久的为我们服务和办公。

前文提及高校档案管理信息化建设需要技术的支持，然而技术的支持必然离不开技术人才的引进，人才的培养这是我建设体系中至关重要的一个环节，尤其是那些具备高素质高才能的人才更是供不应求，极其需要复合型素质的人才，一个合理有效的人才队伍团体关系着高校档案管理信息化建设的存亡，这关系这建设系统的好与坏，能够决定最后的因果关系。，人才的引进是高校档案管理信息化建设初步实现的一个标志，技术人才的引进，一系列的设备才能得以运行。档案信息化是极具考验人才技术的一个手段，对人才的思想观念，专业技能，以及写作技巧都有着极高的要求。在高校档案管理信息化建设的途中有一个最难以解决的问题也来源于此，虽说引进的技术人才个方便要求都颇高，但是与之相匹配的薪资待遇却不尽如人意，因此此项工作的开展在技术人才引进方面遇到了前所未有的挫折，纵使吸引了人才的到来，到对于人才的保留又是一庄难以解决的问题，工作的乏味性，操作的单一性会使的人才特容易流失，反而得不偿失，最后很难接收到新的血液，导致这一系统的最终崩溃也不是没有可能。

在现实生活中我们也会接触到不少这种档案管理信息化的部门，这种部门的工作空间狭小，工作趣味性低，而且对于服务的检测方面还是很低，对于局外人而言无从知晓其工作的成果，这是第三个需要解决的问题，工作离不开工作态度的辅助，我们需要依着严谨的态度去面对每一件事，我们需要有一种手段去评估一个工作的好与坏，增加工作的趣味性，使得工作不那么枯燥乏味。

五、高校档案管理信息化建设的方案

高校档案管理信息化建设的开展是一种全新的格局化的建设，能够使得档案更加便捷的利用，结合网络服务的开展，可以说是一场破天际的全新革命在历史的进程上也是一段不可磨灭的历史节点。对于高校档案管理信息化建设的开展并不是说那么容易就能开展和进行下来的，我们需要结合实际的情况，在考虑了客观情形之后再加以当时所处的实际地理位置经历情况来做出准确的判断。但“万变不离其宗”，我们在应对这些问题时应该有着自己最基本的处理方法。

1.首先确保资金和技术的到位，我们需要足够的资金去采购所需的电子器件，去满足加强档案信息化基础设施建设的实施。高校档案管理信息化建设是一项投资巨大但实际效益很晚才出现的一个项目，我们需要引进大量的资金，这一方面我们需要各级政府机关部门的支持，在资金支持和自身的积极筹备上双重结合，进而在建设的初期打下良好的基础。

2.需要在资金满足的前提下引进最基础的档案信息化建设的基础设施。包括最基本的电脑还有存储设备等一系列，还有选取办公空间，在这期间我们应具体考察高校的档案存储条件，去适宜的采购设备，同时加强校园区域网的建设，使得被服务人群能够更加便捷有效的获得便利沟通，更加方便的实现档案信息化建设的实施。

3.高校档案管理信息化建设的最关键核心便是档案信息资源的建设与输入。我们需要分析以往的文献存储，信息并加以存储去完善我们的档案信息。关于这方面的完善，首先我们可以直接通过高校的各个基层输入过往存储的电子档案信息，这是最便捷最快速的方法，而且可以使得学校档案准确有效的记录和存储。丰富优质的存储内容是一个档案信息建设的目标和基础，其次我们可以通过手工使人力去手动的输入我们需要存储的信息，进而不断完善我们的信息库。对于一个完善的信息存储系统，我们能从其内部获得我们所需求的东西，所以对于存储信息的优次我们要有一个衡量的标准，我们需要的是存储信息的质量，在满足最基本质量的要求的前提下，去不断吸收和存储新的内容。所以信息的存储过程中我们应该仔细考究的去审度一下，考虑文件输入的先后顺序以及紧要程度，当同时面对一份新的档案和旧的档案时我们应该先入库新的档案，因为这样可以使得我们在同一时间内获得更大的效率，同时我们应该取其精华去其糟粕，学会用考究的思想去选取适宜我们的，对我们有效的档案，而那样被时代淘汰已经失去作用的无用档案我们应该及时的抛去。

4.当信息存储结束后我们所需要做的便是对所存储的信息的保护及其保密性的建设工作，这是高校档案管理信息化建设至关重要的环节。信息的存储会存在各种各样的情况，我们需要提前做好积极的应对措施，加强信息所在区域网的防火墙建设。在现实生活中档案管理信息中存储了许许多多重要且机密的文件和信息，因此我们需要建立一套信息化工作的完善体系。加强相关技术人员个人技术和素质的培养，使得信息化建设的过程能和谐稳定有效的进行着。

5.最后提起便是对于高校档案管理信息化建设的管理阶层的建议了。这里的管理阶层包括两个角色层次，一个是指的领导管理阶层，高校档案管理信息化建设离不开各级领导的支持与领导，我们需要在政府领导的正确方针下去有个系统可行的的方案去给我们以资金上的支持。这样我们在有了政府机关的领导下可以更加全面而完善的去解决建设途中的各种问题。领个管理阶层值得是在设备建设和维护中起到至关重要性的管理人员，有了他们的管理与维护我们才能更好的实施高校档案管理信息化建设。

6.了能更好的服务大众，使高校档案管理信息化建设的实施更加有利的发展，我们可以试着去研发一种检测机制，去避免工作热情缺失所导致的工作失误，我们知道在传统的档案管理体系中缺乏工作热情，工作的趣味性和积极性都颇低，然而在这种检测机制的管理下和统筹下，档案工作人员可以更好的为建设信息化档案管理贡献出自己的力量，更好的为人民服务，进而更好的为实现高校档案管理信息化建设贡献出自己的一片热忱。

六、建设的规范

高校档案管理信息化建设的开展，对于社会而言是对于信息统筹规划的一个具体而详细的方针，在建设的途中我们应该逐步完善档案信息管理体制，在加强自身档案管理确保数据库安全保密的情况下要严格遵守法律法规。同时确保不丢失不泄露档案信息，而且保证对于法律所严禁公开发布的信息，一定做好安全防护工作。

在《档案法》和《电子公文归档案管理暂行办法》的规范下，高效有序守法的进行安全维护和工作。进而保障高校档案管理信息化建设的合理合法化进行使得高校档案管理信息化建设能够平稳和谐的建设发展。

七、结语

高校档案管理是一个漫长而曲折的过程我们需要在规划和发展中不断的完善他的建设，其中包括内容广泛，以及繁琐的数据统计和记录，充分的考验了人才的技术，所以在建设需要的前提下，去进行相关人才的培养，并结合学校自身的实际情况，多方面的去改变传统的档案管理理念，树立一种全新的态度去创建一种全新的格局，进而才能是高校档案管理信息化建设的各个环节有机一体的去实现。相信通过我们不断的努力，高校档案管理信息化建设的进程会稳步的发展，在未来的某日我们可以凭借完善的信息档案管理体系去实现全球信息化的推进，信息档案管理信息化的建设关系着全球信息化一体化的发展，此二者相互挟持，在时代的历程中不断的发扬，最后使得高校档案管理信息化建设在时代进程中熠熠生辉，在高校教育平台上更好的为学生为教职工提供有效而充足的信息。所有高校档案管理信息化建设的实施是刻不容缓的，为了发展，更为了更好的服务大众。

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张杰，女，1978-，湖北丹江口市人，硕士，汉江师范学院综合档案室馆员，主要从事高校档案管理工作。