新建本科高校转型发展背景下二级学院教学档案建设管理思考

李猜

摘 要 新建本科院校向应用型本科教育转型，教学档案的收集与整理不容忽视，针对现有新建本科院校二级学院教学档案管理存在的问题，本文阐述转型背景下新建本科院校二级学院教学档案管理举措。

关键词 转型 二级学院 教学档案 管理

中图分类号：G642 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.02.005

Abstract Independent colleges want to realize successful transformation of applied undergraduate education， we can not ignore the collection of teaching archives .the problem of teaching archives management must be solved with the development and construction of Independent colleges， this paper expounds how to adjust teaching archives management center of gravity.

Keywords transformation； Independent colleges； teaching archives； management

1 新建本科高校转型发展的内涵

近年来，随着2014年国务院《关于国快发展现代职业教育的决定》和教育部等六部门《现代职业教育体系建设规划（2014-2020年）》颁布，一批新建本科院校和民办高校逐步向应用技术型高校转型发展。新建本科高校一般指从1999年升格的“新”本科院校。这一类学校的转型，主要是形态、内涵上转型，进而真正达到本科教育水平；另一方面实现功能转型，即由过去只注重单一的教学向教学、服务并重方向转变，为地方经济社会发展服务成为新建本科高校的新使命。新建本科院校转型发展的主要内容有：人才培养目标的准确定位、专业建设、人才培养模式的改革，“双师双能型”教师队伍建设、校企合作产教融合、加强实践教学环节、提高服务社会能力、管理模式和资源配置转型等。

2 转型发展背景下教学档案管理模式的变化

（1）教学档案的收集从职能部门下移到二级学院。以往一级管理模式下，大量的教学工作由职能部门来组织运行，他们会主动收集整理各种教学档案，保证各项档案的完整性。随着高校转型发展的进一步推进，深化改革内部管理体制，进一步完善院系二级管理制度，加大二级学院办学自主权、行政管理权，大量的教学档案的原始记录来源于二级学院。新的二级管理模式要求各学院要有收集档案的意识与责任，确保档案资料的不流失。

（2）教学档案的使用由被动到主动。转型高校要提高应用型人才培养质量，教学档案由过去的单一性为了应付各种评估检查，变为为教学研究服务，相关数据通过整理、统计和分析，为人才培养的提供潜在信息，可对现有教学计划和方针加以完善，使专业设置、教学模式、师资力量、管理模式到适应区域经济社会发展形成自我办学特色的发展轨迹。其次，新建本科办学历史较短，缺乏历史积淀，教学档案是学校工作成就与办学特色的载体，有利于学校积淀成深厚的历史文化。

（3）教学档案的载体形式从纸质为主到纸质与电子形式并存。在大数据背景下，新兴的电子载体与数字传播方式，高校教学管理与教学研究产生的资料和数据都逐渐信息化。很多高校实现现代信息化管理系统运行，极速增长的电子文件让教学档案的载体形态开始从纸质档案逐渐过渡到电子档案。

3 新建本科院校教学档案管理现状

（1）教学档案呈分散状态。无论哪一类新建本科高校，学校的本科历史均不长远，学校建设的重心更多地放在教学秩序运行、教学质量的控制、教学设施建设、特色打造等方面，教学档案管理工作起步较晚，制度不建全，学校多数员工规范管理教学档案的意识比较薄弱，二级学院在教学运行中产生的各类档案资料分散在各专业教研室、相关办公室，且存放零乱。

（2）教学管理人员档案管理经验不足，工作动机不强。二级学院教学秘书配备很少经过教务管理资格面试选聘，普遍缺少教学管理经验，多數是教学辅助岗位调配人员，没有过教学管理基本知识的系统培训，工作效率较低，工作质量不高。年终考核也由二级学院完成，没有专项业务考核，工作动机不强。缺乏清晰的角色定位，只是单纯做好排课、工作量核算、学籍清理等事务性工作，不能很好地扮演院系领导的参谋和助手、部门间的桥梁、师生间的枢纽等重要角色。

（3）平时档案积累不全，档案材料不系统。二级学院档案多数由教师或系、教研室主任兼职管理，繁忙的教学科研任务很难系统的整理好，主要是通过各类教育评估如新建专业合格评估、本科教学评估、学士点授予权评估，集中整理档案资料。

（4）电子档案代替传统纸质档案缺失严重。

伴随现代无纸化办公，纸质到电子媒介的飞跃，数据、文件、资料通过计算机数字化传输，二级学院在教学实践、教学研究、教学管理活动中自然形成的历史记录、大量的档案信息，以单个的形式随机地散存于部门或个人的电脑中。虽在节省空间和利用和查阅方面体现了独特的优越性，但很容易随着人员调动而导致资料丢失或不全。

4 转型背景下新建本科院校二级学院教学档案管理举措

教学档案对学校向应用型本科教育成功转型、规范教学管理、提高教学质量、提升学校竞争力的促进作用不容忽视。因此，必须加强二级学院教学档案管理。

（1）建设一支“双能型”的教学管理队伍。新建本科院校转型发展需要建设“双师双能型”教学师队伍，同样，在精简管理人员、教学档案管理重心下移二级学院的现实条件下，建设一支既懂档案管理知识，又懂教学管理，并能运用现代化手段的教学档案管理队伍尤其必要。学校通过在建立管理人员的激励机制基础上，进一步明确二级教学单位的教学管理人员负责教学档案的收集、整理、保存和利用，并加强网络、多媒体、计算机技术等实现教学档案管理手段的现代化的培训。

（2）健全档案管理机制，以检促管。建立院系两级教学档案管理制度，使档案工作有章可循。每学年第一学期开学初，学校组织相关人员对二级学院本科教学文档进行全面检查；每学期期中教学检查设置专项检查，对某类教学文档资料收集与归档情况开展重点抽查，逐步规范管理。

（3）强化教学档案为教学管理和教科研服务的重要性。教学档案和普通档案一样，具有凭证作用、参考作用，因此，加强教学档案管理工作和建设，从过去的教学活动中挖掘准确、完整的教学信息，用来作为总结经验、开展研究、教学评估和奖励评优的重要依据。这样就能做到熟悉教学情况、总结教学经验、制订教学计划更科学完善，处理存在问题时不会单纯地凭个人记忆，造成判断或决策失误。

（4）提高全员档案管理意识，重视档案材料建设。学校要统一全校上下的思想、认识，强化全校所有员工重视教学档案工作的意识。让大家在平时就要注重教学文件资料的点滴积累，避免评估检查时突击、被动应付。将二级学院教学档案工作建设与管理状况纳入系部年度绩效考核，调动二级院系专兼职档案管理人员的工作积极性。

（5）确定须归档档案内容及时间点。制定“本科教学基本原始文档（资料）库”目录。根据文档的属性明确各类文档（资料）保存时间：有关专业建设与发展的材料可长期保存；省级优秀毕业设计（论文）资料长期保存；学生的考试试卷和非优秀毕业设计（论文）只保存到学生毕业后四年；学生课程实验（实习）报告、课程设计（综合实训）材料只保存到学生毕业后二年。

（6）根据教学档案的多样化形式，实行分类整理。在教学运行过程中因教学实际会产生不同形式的教学档案，纸质档案、电子档案、影像资料，特别是应用型人才培养过程中，案例教学、模拟仿真实训、幕课微课的出现和强化，使影像档案成为独立学院转型发展中特殊的教学档案，三类档案要相互補充、相互结合，丰富教学档案的形式，通过文字、声音、影像立体化地展现学院教学活动的实际，为以后的工作提供借鉴。

（7）加强数字化档案的安全保密工作。随着高等教育改革的深入，教学管理的日趋规范及现代化，高校产生了大量数字化档案。这类档案是伴随着计算机技术、扫描技术、OCR 技术以及录音、录像、数据库、多媒体等技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，原有的载体形式教学档案变成数字化的档案信息，或以数字化形式存储、网络化办公形式开展检索和阅读，教学资源实现共享。由于信息存储容量大，通过检索软件可便捷实现检索浏览，还可远程访问，网上下载、传输，大大提高教学档案的利用率。由于这类档案容易被“病毒”和“黑客”威胁袭击，因此要采取物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，保障数字化档案其信息数据的真实、 完整，保障它们的机密性、安全性、稳定性、可靠性，确保档案的保密和安全。

参考文献

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