提高出入境档案科学化管理水平的思考

张 蕾

(吕梁市公安局巡防协警管理中心，山西 离石 033000)



·档案管理研究·

提高出入境档案科学化管理水平的思考

张 蕾

(吕梁市公安局巡防协警管理中心，山西 离石 033000)

随着中国改革开放的不断深入，国际交流日益频繁，出入境人员呈现出复杂化、多样化的特点。加强出入境档案管理成为了当前出入境管理工作的一项重要内容。而在实际工作中，我国的出入境档案管理存在着重视程度不够、信息化水平不高、系统化管理水平需要加强、档案管理人员素质有待提高等突出问题。需要通过重视出入境档案管理体系的建设等相关措施，不断提升我国出入境档案科学化管理的能力和水平。

出入境； 档案管理； 科学化

出入境档案的管理是出入境管理的重要内容，也是国家涉外管辖的重要组成部分。出入境档案管理是指公安机关的档案管理人员根据法律赋予的职责对出入境档案人员的资料进行保存管理的活动。作为党和国家档案工作的重要组成部分，出入境档案管理的科学化水平是深入贯彻科学发展观的必然要求，也是信息时代下对出入境档案管理工作者能力和水平的迫切需要[1]。出入境档案管理在惩治犯罪、维护社会治安秩序方面具有重要作用。在新形势下，出入境档案在科学化管理上还存在着一些问题，需要在实践中加以解决。

一、提高出入境档案科学化管理水平的必要性

(一)是当前我国出入境现实情况的客观需要

作为公安机关一项重要的行政职能，出入境档案的管理在保障中外公民合法权益，维护国家利益等方面发挥重要作用。据公安部出入境管理局统计，2016年全国边防检查机关共检查出入境人员5.70亿人次，与2015年同比增长9.08%；检查出入境交通运输工具2 899.25万辆(架、列、艘)次，同比增长10.82%。由此可见，我国出入境人员数量呈稳步增长的趋势，出入境交通运输工具数量总体上也在增长。出入境人员的复杂化和出行方式的多样化，对档案管理提出了更高的要求。及时有效地对出入境人员相关资料的收集和整理，并以方便、快捷、准确的方式查询出入境人员信息，对于提升出入境管理部门的工作效率和服务形象具有重要意义。

(二)是当前我国惩治腐败犯罪问题的现实需要

随着经济全球化的发展，腐败犯罪行为日益呈现出全球化、国际化的特点。据不完全统计，自20世纪90年代以来，外逃的党政干部、企事业单位管理人员的数量高达16 000至18 000人，携带款项高达8 000亿元人民币[2]。许多人借助出国考察、养病、休假等名义“滞留不归”，有的与“裸商”勾结，将不法资产转移出境。十八大以来，腐败官员外逃的现象已经引起党和国家的高度重视。习近平同志指出“要深入抓好反腐倡廉工作，坚持有案必查、有腐必惩，任何人触犯党纪国法都要依法严肃查处。”这就需要公安机关出入境管理部门会同纪委、审判、监察等部门加强相互协作配合，在跨区域办案、防逃、追赃等方面，发挥重要的作用。通过加强出入境档案管理，对有问题的官员及时入档，定期追踪其行动轨迹和日常行为，在防止贪官出逃等问题上扮演重要角色。

(三)是当前出入境档案科学化管理的迫切需要

出入境档案工作是公安工作的重要组成部分，是宝贵的信息资源。提高出入境档案管理的科学化水平，就是要适应信息化时代的需要，对传统出入境档案的管理模式和手段进行创新和发展，以信息化、系统化、规范化的管理，不断提升出入境档案的质量和水平。当前我国经济社会发展日新月异，云计算、大数据技术越来越多地应用在了各行各业，对人们的日常生活产生了深刻的影响。出入境管理部门作为我国公民对外活动的重要窗口，尤其要重视对于出入境档案的革新，只有适应信息化发展的趋势，才能为中外出入境人员提供更加优质、便捷的服务。

二、当前我国出入境档案管理面临的问题

(一)对出入境档案管理的重视程度不足

出入境档案管理关系到国家安全和信息安全。然而相关领导对出入境的现代化档案管理的地位和作用的认识程度不足。在公安出入境系统内部，存在出入境档案管理工作者是“仓库保管员”的观点，认为办一件大案、要案远远比档案管理有更深远的社会影响[3]。许多地方对档案管理人员的政治待遇低、个人前途面窄、经济待遇不高等，导致出入境档案管理人员缺乏工作积极性和主动性。尤其是经费缺乏保障严重影响到了出入境档案管理的现代化和科学化水平。由于资金投入不足，存在着档案室简陋、基础条件差、安全措施不到位等弊端。要知道，一旦档案丢失或遗失，将会给出入境档案管理者增加非常大的负担和麻烦。

(二)信息化管理水平有待提升

电子档案在出入境管理中有许多优势，它与传统档案管理相比，不仅能够节省更多的空间，还能够拥有更加完备的系统。在信息技术高速发展的今天，电子计算机加入到出入境档案管理中已经成为了必然趋势。我国虽然在许多沿海发达地区的出入境管理部门实行了电子计算机管理技术，但仍有一些相对落后的地方采用传统的档案管理办法。传统出入境档案管理办法需要依赖大量的人员工作，长时间必然会加重管理人员的负担，导致产生耗时长、耗费大、工作效率低等一系列弊病。然而在信息量日益庞大的今天，只有通过信息化管理，才能适应当前我国出入境的现实需要，也才能在查找信息方面更加方便快捷。

(三)系统化档案管理水平需要增强

档案是一种重要的信息资源，影响到出入境管理工作的每个环节。出入境管理涉及的领域广、流动性强、人员复杂等因素，健全信息网络，档案资源的共享对于提高工作效率和管理尤为重要。随着反腐倡廉工作的不断深入，出入境管理在惩治腐败方面发挥着越来越重要的作用。据统计，2016年，全国边防检查机关共查处非法出入境人员2 705人次，查处其他违反出入境管理法律、法规人员6.37万人次，查获网上追逃人员2 029人次。公民出境管理，需要健全的信息网络，法定不准出入境的人员就不能审批获得证照，这需要出入境档案管理工作人员与相关人员进行紧密合作，切实加强出入境档案系统化管理水平建设。

(四)出入境档案管理人员的素养有待提高

尽管当前出入境档案管理工作人员基本上都是大学本专科毕业生，具有较高的学历，但是整体上还缺乏现代化的档案管理理念。多数档案管理人员并非专业人才，他们的应用技能仅仅停留在浏览、查询、录入等方面[4]。掌握丰富的档案管理理论和实践经验，并能够运用现代档案技术，适应公安机关出入境档案管理信息化建设的应用型、复合型人才不多。有些档案工作人员在日常工作中，缺乏对出入境档案的信息开发应用能力和创新水平。在工作中，有些档案管理工作者不负责任，不能按照要求及时归档、违反组织规定将档案私自拷贝或留用、随意分散案卷等。这极大地影响了公安出入境管理的正常秩序。

三、提高出入境档案科学化管理水平的措施

(一)重视出入境档案管理体系的建设

出入境管理部门要特别重视对出入境档案的保护措施。首先，要积极争取，保障经费到位。要将档案信息化建设经费纳入财政经费预算当中。其次，要保证出入境档案有相对安全的存放空间。要对档案室进行装修，杜绝存在的安全隐患，安装中空玻璃和监控摄像头，确保档案的安全。出入境档案管理人员要定期对档案进行维护和检查，及时对病毒等进行查杀，防止电子病毒的侵入，保证出入境电子档案能够平稳健康运行。同时不断加强出入境档案规范化建设，促进各项出入境管理工作的开展。最后，要根据实际情况健全落实文秘档案管理制度、电子档案类管理制度等制度规范。要注重对出入境资料的收集、整理和保管工作，严格当月集中组卷并编号归档。在每个季度，档案管理人员和处室领导要对档案资料收集、整理和保管情况进行督导检查。

(二)完善出入境档案信息化管理体系

出入境档案的信息化水平是档案管理科学化的重要内容。要强化科技意识，重视出入境档案管理的信息化建设，充分运用现代科技手段，对传统的工作模式进行全面改革，提升出入境档案管理的科技含量。建立出入境电子档案中心，并注重相关软件的开发和利用。坚持网络建设和安全管理同时进行，维护出入境档案的信息安全，达到利用与安全的有机结合。升级档案管理系统，建立档案基础工作平台，档案数据接口，完善档案系统和OA办公系统的对接工作，为公安中心工作提供高效快捷的决策依据。在构建完善出入境档案的存储程序的同时，需要进一步对电子档案进行管理制度上的细分，提高日常管理和工作查询的便捷性。

(三)提高出入境档案系统化管理水平

出入境档案工作，要由公安部负责统一指导，实行分级管理，并接受国家档案行政管理部门的统筹规划、组织协调和监督指导。出入境档案管理需要加强纵向和横向方面的紧密联系。由于出入境管理关系到国家主权和安全，出入境档案管理要直接接受公安部出入境管理总局的纵向领导，并加强与检查、法制、外事等相关部门的配合。同时，也要加强地区间各档案部门的横向联合，建立互动交流和协作机制，尽快建立全国性的出入境档案目录库，推动档案资源的共建、共享，为公安系统内部的工作提供更加准确、优质的服务。在惩治腐败和打击违法犯罪方面，出入境档案管理部门要主动参与，积极配合，利用档案优势准确提供大量档案和证据资料，以达到服务公安工作，服务人民的目的。

(四)提升档案管理人员的业务能力和水平

出入境档案管理工作是一项专业性强、技术水平要求高的工作。新形势下对出入境档案管理工作者的能力素质提出了更高的要求。首先，要加强思想政治工作。出入境档案管理是一项政治性、机要性很强的工作。档案管理人员始终要把政治方向放在首位，坚持用科学的理论开展出入境档案管理，不能有丝毫的松懈。通过开展“文明窗口”“创先争优”等提高档案管理人员的政治水平。其次，要坚持业务能力的学习，提高自身知识素养和水平。工作人员必须具备较高的业务素养和服务意识，并且通晓法律、文史、管理等相关知识。要不定期地经常性召开档案工作座谈会和档案知识讲座，邀请公安系统内的档案管理专家对档案管理相关知识进行讲解，提高归档人员的责任意识。最后，要强化日常考核制度。建立档案信息化管理与应用的激励机制。将档案管理工作人员的工作成效和年终绩效考核结合起来，充分调动工作人员的积极性和主动性。

四、结语

出入境档案管理的科学化水平是一项系统化、常态化的工程。除了需要出入境档案管理部门的工作外，还需要公安系统各部门的紧密配合。面对出入境管理日趋变化的客观形势，出入境档案管理工作者要逐步提升自身专业素养，坚持与时俱进、开拓创新、改变传统的管理方式，根据出入境管理的需要，用科学化管理的方式和手段，逐步使出入境档案管理朝着信息化、系统化的方向发展。这样才能更好地为公安服务，为社会服务，才能更大地提升群众安全感和满意度。

[1]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011(1).

[2]林雪标.我国腐败官员外逃及应对之策[J].闽江学院学报，2012(7).

[3]王晓晶.公安档案管理工作存在的问题与对策[J].企业研究，2011(4).

[4]王双，孙慧玥，任小雷.浅谈县级公安机关档案信息化管理[J].档案天地，2015(10).

2016-12-01

张 蕾(1987-)，女，山西吕梁人，助理馆员，研究方向为档案管理。

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