档案保管期限的划分方法探讨

摘 要 档案管理是一个单位最基础的工作，也在一定程度上反映了机关单位的主要职能活动。档案的保管期限，即对档案划定的存留年限，决定了馆藏结构的优劣、档案寿命的长短、档案价值的发挥，加强档案保管期的划分工作，能够使档案价值得到最大程度的发挥。本文将从定性分析与定量分析两个方法，在确定保管期限工作中应用的优缺点进行分析，以供相关从业人员借鉴学习。

关键词 档案保管 保管期限划分 定量分析 定性分析

档案保管期限一般分为永久期限、30年期限以及10年期限。档案期限表在档案工作中发挥着了十分重要的作用，但由于本身的局限性，使档案保管期限划分出现模糊、随意性大、可操作性差等缺陷。因此，本文将立足于重新修订档案保管期限表的必要性，探讨合理划分档案保管期限的方案。

一、重新修订档案保管期限表的必要性

（一）档案保管期限表的重要性

档案保管期限表是档案馆界定档案保管期限和评价档案价值的依据，也是机关单位开展档案管理工作的依据。因此，在档案管理工作中，档案保管期限表具有不可替代的作用。自20世纪50年代起，虽然我国在不同时期颁布了一系列的档案保管期限表，并积累了一些经验，但还是无法制定完善的档案保管期限表，从而影响了机关单位职能活动的开展。档案保管期限表的缺陷主要表现有条款较少、可操作性差、条款内容模糊抽象。此外，由于许多单位机关的领导层轻视档案管理工作，从事档案管理工作的相关工作人员更是由非本专业的人员兼任，所以造成档案保管期限划分缺乏科学性，随意性大。[1]

（二）档案管理工作的难度大

档案保管期限的确定是档案管理中一个重要的环节，难度也比较大。一方面，档案的定性需要大量的研究工作作为依据，因此虽然许多机关单位的馆藏数量很大，但结构不够合理，特色也不够明显，档案管理的工作一直无法进一步提升。造成这个现象的最大原因在于，我国是由国家档案管理局统一编制保管期限表到全国，条款内容太过广泛，一些单位没有领会到政策精神，一味地生搬硬套，从而造成档案管理工作的滞后，档案保管期限表的确定缺乏合理性。[2]因此，相关工作人员需要根据档案价值的时效性、多元性特点，研究档案价值的构成，制定同级、同类的档案保管期限表，从而提高档案保管期限划分的可靠性，形成一个兼顾标准化与实用性相结合的有机的保管期限体系。

二、档案保管期限划分的有效方法

（一）定性分析是确定档案保管期限的前提与基础

定性分析是对事物本质的区分，在认识过程中具有前瞻性和普遍性的特点，也是开展档案鉴定工作的前提。定性分析是档案管理工作的重要途径，不管是在前期的档案鉴定工作中，还是在档案保管期限表的制定工作中，定性分析都具有十分重要的地位。合理的定性分析能够提高档案管理工作的效率，在前期的档案鉴定工作中，采用二分法、三分法以及标识法，对档案保管期限的确具有深远的影响。首先，要判断档案的保管期是永久还是定期，并且在此基础上再度细化，将档案分为长期保存或短期保存，最后使用标识法，在三分法分区的基础上，确定档案的具体保存时间。相关工作人员要根据档案管理的实际需求，进一步明确需要档案保存的价值，使机关单位的馆藏结构更加合理。[3]

（二）定量分析是提高档案保管期限精确度的必要保证

档案的价值受很多因素的影响，在不同的时期，档案能够发挥不同的作用。此外，档案保管期限的长短也间接反映了档案本身的价值，但如果单纯地把档案保管时间与档案的价值画上等号，也不能准确地解释没分档案的保存价值。因此，要进行定量分析，从而提高档案保管期限的精确度。这要求相关工作人员根据国家档案局发布第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，深入研究档案本身的价值。例如，根据调研相当数量的政协提案、人大建议案并无永久保存的价值，相关工作人员要根据档案的主办方作用、档案的使用寿命灵活地调整档案保管的期限。除此之外，相关工作人员要控制档案永久保存的比例，使档案永久保存与10年保存、30年保存保持合理的比例，从而使档案发挥出更有价值的作用。同时，定量分析能够加快档案管理工作的推进速度，根据部分机关的变化與调整，重新划分档案管理期限的职能与价值。

（三）定量和定性分析相结合

定量和定性分析相结合是提高档案保管期限划分精确性的关键，因此重新修订档案保管期限表应该采取定性分析与定量分析相结合的方法，不仅要具体到每一个文件，还要对档案保管期限的划分有一个总体的计划，对进馆文件尽可能全面地列出各机关活动中形成对国家和社会具有保存价值的档案的名称以及进馆时间，一定程度上能够细化档案管理工作，防止档案性质不明确无法被归档的情况发生，提高档案管理工作的连续性。同时，在档案价值鉴定工作中，档案馆需要与档案室相互配合，在实践的基础上，总结档案的性质。[4]这要求相关工作人员具有一定的政治敏感度，如果文件档案属于国民经济或发展计划，要研究主持国民经济领导干部的任职期限，以此为根据界定文件档案的性质。定量分析和定性分析相结合，还要求相关工作人员能够具有对档案重新整理的关系，不仅仅是单纯的分类归档，还要审核档案文件属于一般性事务性文件还是一般性会议性的文件。因此，增加文件的类型档案分组，不仅能够便于操作，还在一定程度上细化了档案保管期限划分，为后续的档案查询与档案整理提供了便利的条件。

（四）实施二次鉴定制

传统的档案鉴定制容易出错，不利于相关工作人员开展档案管理工作，因此要提高档案鉴定工作的可靠性，首先要将传统的一次鉴定制改变为二次鉴定制。一方面，二次鉴定制能够有效地控制档案保管期限划分的准确性；另一方面，随着时代的改变，档案自身的价值也在不断的变化之中，需要定期整理。一般来说，二次鉴定都在档案第一次鉴定归档的10年之后，相关工作人员需要重新审视档案文件的原始价值，是否适用于现在，如果没有问题，则直接归档；如果有问题，需要研究档案文件的从属价值。因此，要加强档案鉴别工作的指导，谨慎地提出修改意见，从而提高档案文件管理工作的科学性。[5]

三、结语

档案保管期限的划分不能仅仅从定量分析或定性分析的角度去确定，需要将两者结合起来，尽量缩小档案室与档案馆的分析，强化机关单位档案管理工作的力度，制定出适应新形势、新情况的档案管理期限表。

（作者单位为中共白城市委党校）

[作者简介：王璐菲（1989—），女，吉林白城人，硕士，研究方向：档案管理。]

参考文献

[1] 袁领娣.机关档案室在界定文件材料归档范围和划分文书档案保管期限中的问题与对策研究——基于北京市朝阳区的调查研究[J].北京档案，2013（02）：20-22.

[2] 杨晓灵.浅析机关文件材料归档范围的界定和文书档案保管期限的划分[J].浙江档案，2008（02）：25.

[3] 张琦.从10号令的颁布实施看我国企业档案工作的与时发展[A].档案事业改革与创新——2013年全国青年档案工作者研讨会论文集[C].国家档案局，2013：6.

[4] 傅荣校，张辽亚.改革，还是调和？——关于新颁文书档案保管期限表保管期限档次的评述[J].档案管理，2012（04）：21-23.

[5] 钟伦清.关于档案保管期限划分及进馆范围的思考——从“北水史料”被“发现”想到的[J].中国档案，2013（11）：46-47.