新时期办公室档案管理规范化浅述

陈华瑜

中航工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司

新时期办公室档案管理规范化浅述

陈华瑜

中航工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司

在办公室档案管理工作中，很重要的一点便是对档案的完整性进行保存，以便于在需要的时候进行查询，发挥档案的价值。本文笔者对新时期办公室档案管理规范化进行了分析探讨，希望对相关从业人员具有借鉴意义。

办公室，档案管理，规范化

前言：

办公室档案管理的规范化建设在各单位的发展中应用越来越广泛，对单位的工作效率有着非常重要的作用。单位办公室的档案管理是一种系统性很强的工作，从档案阅读到档案保管的全过程都需要有专门的工作人员进行耐心﹑细致的管理，对档案进行装订﹑包装﹑盖章﹑存档等程序，当中的每一个环节都有严格的规范要求，不能出现一点点差错。因此，单位应该重视对办公室档案的规范化管理，从规范化入手来提高单位办公室档案管理的效率。

一、办公室档案管理的规范化建设的必要性

(一)办公室档案的规范化管理有利于提高单位的管理水平。

办公室档案管理是对单位的业务和人事变动的史料记录和有效证据，加强对办公室档案管理的规范化建设有利于提高单位的管理水平，提高单位的工作效率和社会服务水平。档案管理通过对人物﹑事件﹑程序等的记录和存档，可以为办公室工作人员提供相应的参考与借鉴。注重对办公室文件﹑合同等重要资料的收集整理与存档，进行规范化的档案管理。这样在单位与其他企业相互合作交流时，可以让对方以简单直接的方式就可以找到单位的档案资料，节省不必要的查找时间，提高单位的工作效率。因此，办公室档案管理的规范化建设可以有效地推动单位工作的发展进程，提高档案管理的工作水平，增强档案的科学管理，促进单位办公室档案管理能力的提升。

(二)办公室档案的规范化管理有利于丰富管理方式。

随着我国科学技术水平的快速发展，信息化时代的到来，单位的办公室档案管理工作也逐渐进入信息化管理，丰富了办公室档案的管理方式。当前，利用计算机进行办公室的档案管理可以有效地提高档案管理工作的效率，增强办公室档案管理工作的系统化﹑规范化﹑科学化等，对单位办公室档案管理工作的规范化管理有着重要的推动作用。利用计算机进行对档案资料的收集﹑整理﹑管理﹑存档﹑利用等管理程序进行系统式的工作，提高了办公室档案管理部门之间的信息交流效率，促进了办公室档案资料的管理和利用水平。同时，利用信息化的办公室档案管理的规范化建设，不仅可以减少档案管理人员的工作时间，降低管理工作的压力，进而还可以有效地提高办公室档案管理工作的效率和质量。

(三)档案管理的规范化建设可以提升管理人员的综合素质。

办公室档案管理的规范化建设可以有效提升档案管理工作人员的综合素质，促进档案管理工作的健康发展。在我国单位的办公室档案管理工作过程中，对档案管理工作人员的为人作风﹑政治素养﹑责任心﹑管理水平等，都有严格的标准和要求，所以，在办公室档案管理人员的选择上尽量选择那些作风端正的党员，保证办公室档案管理工作的顺利进行。随着时代的不断发展进步，单位定期地对档案管理人员进行培训学习，增加对档案管理工作的新知识，提高档案管理人员的职业素质和敬业精神，促进档案管理人员综合素质的提升。

二、办公室档案管理的规范化建设的策略

(一)注重对办公室档案管理的规范化。

在单位的办公室档案管理工作过程中，工作人员要注重对档案资料的规范化管理，提高档案管理工作的效率。办公室档案管理人员要严格地对档案资料进行收集﹑整理﹑立卷﹑存档等程序的管理，并且在日常的工作中要重视对档案资料管理的更新与维护，规范办公室档案管理的工作流程，保证办公室档案资料的全面性和安全性以及准确性等。同时，还要注重对办公室档案管理工作程序的简化，在一定程度上减少管理人员的工作时间和工作压力，保证档案管理工作的效率和质量。

(二)加强办公室档案资料的信息化管理。

随着互联网技术的快速发展，计算机在各个工作领域的应用越来越广泛，对单位办公室档案管理工作的规范化有着重要的推动作用。因此，单位要重视计算机在办公室档案管理工作中的运用，加强对办公室档案管理人员管理观念的更新，提高办公室档案管理工作人员的计算机操作能力，最终实现办公室档案的信息化管理，提高办公室档案管理工作的水平。

(三)加强对办公室档案管理人员的素质。

要做好单位办公室的档案管理工作首先要提高档案管理工作人员的素质，只有档案管理工作人员的综合素质提高了，才能做好档案规范化的管理工作，有效地提高档案管理的工作质量。因此，单位要定期地对档案管理人员进行培训学习，增加档案管理的新知识，提升档案管理人员的职业素养和专业技能，促进档案管理人员综合素养的提升。

(四)不断提升办公室档案管理的责任感。

单位的档案管理属于保密性极强的工作，在具体的工作过程中，必须把保密工作落实到具体的每一个人。单位领导要对档案管理工作提高重视，及时关注工作动态，把具体的档案管理工作落实到每一位员工，提升工作人员的责任意识。把奖惩制度引入单位日常的档案管理保密工作，把出现的问题追究到个人及其直属领导；在办公室档案管理中表现出色的员工，给予一定的物质与精神奖励。使管理人员意识到问题的代价以及表现优秀的奖励，以此来不断激发工作人员的积极性，促进其责任意识的养成，为办公室档案管理工作的顺利开展打好基础。

三、结论

总而言之，办公室档案的管理工作是单位工作发展中的重要内容，因此，单位要重视办公室档案管理的规范化建设，增强档案管理工作的水平，提高办公室的工作效率。在日常的办公室档案管理工作过程中，要注重对档案管理的规范化，加强办公室档案资料的信息化管理，定期地对档案管理工作人员进行培训学习，提升档案管理人员的综合素养。

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