电力建设项目档案管理探索

尹 燕

（浙江省送变电工程公司）

电力建设一直以来都是城市建设的一项主要内容，而电力项目档案能够准确地反映出一座城市的电力发展过程，从而为将来城市电力建设、规划奠定更加稳定、可靠的重要基础，是一项极为宝贵的材料。基于上述原因，针对电力建设的档案管理就显得至关重要了。以下本人结合自身多年实践工作经验，并针对电力建设项目档案管理及其相关问题进行集中阐述，力求为相关工作者日后的研究工作提供一定的借鉴。

一、切实做好电力建设项目建设方的档案管理

第一，加强档案工作的组织领导，建设完善的档案管理机制。在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交项目档案的责任。电力建设项目档案的形成、积累、整理和归档工作，应纳入项目开工、施工、竣工等各项管理程序，工作计划，各项职能部门的职责范围及岗位责任制，合同管理。档案人员要“四参加”，即参加前期专家论证会；参加基础工程招标会；参加基础工程竣工验收会；参加设备仪器开箱验收会。档案管理与工程建设“三同步”，即工程初期，提出文件材料的归档要求；检查计划进度的同时，检查文件材料形成情况；工程验收时，验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况。

第二，建立档案网络管理制度，促进工程档案管理规范化。为了统一领导和部署工程档案管理工作，加强各参建单位竣工资料的规范化，建立一个覆盖建设、监理、设计、施工单位组成的工程档案工作小组及档案管理网络，并制定档案网络成员的职责，档案管理实行建设方、现场委托单位、监理、设计、施工单位的档案分级管理，形成职责明确、责任到人的项目档案管理网络，保证档案管理工作全面、全过程顺利开展。同时，参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《电网建设项目档案管理办法（试行）》及其《释义》和《供电企业档案分类表》，制定完善的企业档案整理规范、分类方案、文件归档范围和保管期限表以及各部门档案移交范围，规范文件材料的收集、整理、保管工作。

第三，建设方应当积极进行电力项目档案的专项检查工作制度，针对电力建设过程中所存在的问题，档案部门应当进行跟进，确保其积极整改。

第四，建设方还要积极发挥监理在电力项目档案审核检查过程中的重要作用。

第五，推广使用电力建设项目档案信息的管理系统，促使电子档案应用程度得到提升，同时保证档案信息化始终处于高水平。

二、做好电力建设项目施工方的档案管理是重要基础

（一）完成前端管理工作

首先，施工方需要始终保证工作人员的稳定性，特别是施工现场资料员的稳定性，应当确保每一项目工程施工现场均有资料员或者资料监督人员。

其次，施工方应当定期做好资料员的前期培训工作，其内容可具体包括施工形势、规定标准、施工任务、相关软件的应用，档案移交准则和企业的管理措施等。

再次，施工方成立资料管理组织机构，制定资料管理制度，确定项目工程资料管理目标，并分解到相关岗位，做到责任明确，流程清晰，管理有据。

最后，进一步加强对电力建设施工技术人员的培训。在电力工程正式施工之前，施工方应当针对工程项目所具有的特点向项目总工和技术负责人做工程档案培训交底，确保他们能够及时准确地了解竣工资料的构成及其归档要求，保证他们能够配合资料员顺利完成编制和收集现场资料的工作。

（二）严格抓好施工过程管理

首先，施工管理类资料的管理。此段叙述以施工日志为例，施工方需要把每一天所完成的任务量和投入的人员、资料、机械设备等相关内容进行如实准确记录，从而为施工进度和项目成本等管理工作提供可靠的根据。因而在平常检查工作过程中，施工日志的查看始终是一项有效而又基础的检查方式。

其次，施工技术资料的管理。如施工图及设计变更文件资料管理中，一是检查图实相符，核查目录与内容是否一致；二是图纸的工程名称、设备名称、图号是否与工程规定相一致；三是设计变更通知单、工程联系单是否规范、是否实现了闭环管理，所有设计文件存在的问题在交工前是够全部解决，并反映在项目资料上。

再次，施工物资资料的管理。物资进场报验和物资资料的配套检查，一直都是平日检查的关键管理对象。施工过程会涉及很多材料和设备，特别是水泥、钢筋等原材料，根据管理要求，一是对照采购合同和技术协议，核查物资移交清单需要注明的项目名称、设备名称、资料名称等是否与实物对应；二是和已到货设备的资料目录是否进行汇总，设备合格证、检验报告、使用说明书、图纸等是否齐全。

最后，安装试验记录的管理。安装试验记录主要是按照设计规定和要求开展试验，其中主要记录原始数据和运算结果，并得到试验结果资料的集合。

（三）重视竣工验收的管理

电力工程整个竣工验收环节，主要包含的内容有检验批、分项目、分部、单位工程。要想使电力工程竣工报验具有完整性，其中的内容应包括线路工程和变电站土建工程、通信、电气、防火等工程。从电力工程竣工报验流程的内容来看，施工方需要对以上专业工程实施全方面、立体式的自查，待自查合格以后，才能够由建设单位组织参建单位开展竣工验收。

总之，具有真实性和完整性的电力建设项目档案才能够更好地反映出电力建设工程的整个过程，其中电力建设项目档案的收集便是一项基础性工作，工作人员一定要从点滴抓起，在实际工作中，始终坚持“负责、服务现实、着眼未来”的工作态度，进一步加强电力建设的档案管理，加强对其档案进度的管理，保证档案收集的有效性，从而为将来的工作打下坚实基础。

［1］ 夏雨云.建优质工程 创一流档案——关于我省南水北调项目档案管理的实践与思考［J］.档案与建设，2016（7）.

［2］ 周海云.试论建设项目档案规范化管理［C］.齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊，2015.