民生专业档案馆建设探索

李 燕

（德清县档案局）

档案具有资政为民的重要作用，其中的民生档案更是关乎老百姓切身利益，是利用频率最高的档案。然而，民生档案产生于民生部门及其下属事业单位，类别繁多，数量庞大，有时一个类别的民生档案往往仍类目繁杂，层级交叉，这些档案急需一个平台、一种机制来进行有效提拿整合。即使将这些民生档案全部规范有效监管，由于档案馆舍建设永久跟不上档案形成速度，将之全部接收进综合档案馆显然不可能。探索建立民生专业档案馆，是解决民生档案的归属流向、安全保管和有效利用的新途径。

一、民生专业档案馆建立的意义

（一）建立民生专业档案馆，有助于加强民生部门自身档案工作

建立专业档案馆，势必要更强的组织领导，要配备与之相应的档案软硬件设施、设备及人员，对档案全宗的完整性、规范性有更高的要求，也从体制机制上对档案工作正常开展进行了更高的约束，这对于民生部门自身档案工作来说，将是一次有效的提升。以德清县民政局为例，建立专业档案馆，新建库房，投入20余万元用于档案馆舍密集架、服务器、档案整理、数字化加工等项目。档案工作由副局长直接分管，办公室主任具体负责，并配备了专职档案员一名及办公室兼职档案员一名，负责民政局及其下属单位档案的接收、督导、利用工作。专业馆建成后，民政局自身档案，特别是社团登记、收养、优抚安置、社会福利等关于民生的业务类档案集中统一管理，整理规范，保管安全，利用也更方便有效。

（二）建立民生专业档案馆，是推动民生部门下属单位档案工作的抓手

一般重要的民生部门都拥有较多的下属单位。如德清县民政局下属事业单位共有14家，这些二级单位的档案工作往往是县档案部门在平常监督指导中难以或无暇顾及的，其形成的档案量也往往超出县档案馆存放能力范围。这也间接导致这些单位的档案工作基础薄弱，规范性严重欠缺。而建立民生专业档案馆，将这些下属单位的档案纳入专业馆接收范围，集中统一保管，能有效地解决这些单位的档案归属流向问题，解决档案保管中的安全隐患，也是督促其规范整理档案的有效手段。可以说，专业档案馆是民生部门档案机构的功能拓展，同时也是县档案部门档案监督指导职能的延伸，是县综合档案馆资源建设的扩展。

（三）建立民生专业档案馆，是解决国家综合档案馆档案胀库问题的有效手段

档案资源的不断增加和档案馆库房空间的有限是一对永恒的矛盾。民生档案是县综合档案馆重点接收对象，然而胀库问题使得将全部民生档案接收进馆成为不可能完成的任务。民生专业档案馆好比一个独立的“分馆”，是县综合档案馆资源收集功能的扩展，能有效解决胀库问题，提高档案保管安全性，同时不影响档案资源的收集和利用。

（四）建立民生专业档案馆，为民生档案服务于民提供有效平台

为了更好地提供多个单位多种类档案的利用服务，专业档案馆对数字档案的建设提出了更高的要求，馆藏所有档案全部实现文件级目录数据库建设，重要的民生档案必须进行全文数字化，专业档案馆与下属单位的档案室之间形成共建共享的关系，解决档案利用时“两头跑”的问题。同时，专业档案馆与县综合档案馆进行交互利用，既互相补充数字馆藏资源，又提供了多渠道的档案利用服务。

二、民生专业档案馆建设的注意点

（一）上下齐心，加强重视

民生部门及其下属单位要统一思想，提高对档案工作的重视，认识建立民生专业档案馆的重要性和意义所在，在如何建馆、如何妥善保管、如何合理利用等方面相互配合，在落实人员、经费等方面给予充足保障。

（二）建馆不等于包揽

如果说建馆初期，民生部门可以统筹安排下属单位的档案整理工作，那么在规范整理之后，下属单位应每年按照标准自行进行档案的整理归档工作，民生部门要严格履行对下属单位档案工作的监督指导职责，确保其档案工作得到实质性改善和提升，以确保民生档案的规范化建设，便于今后移交接收集中统一安全保管。

（三）档案部门要主动引导

民生专业档案馆如何定位、馆藏范围是否完整、馆藏档案流向如何确定等，这些都离不开县档案部门的把握与引导。县档案局要主动应用专业技术力量，协助民生部门合理制定相关业务工作标准，宏观地把握专业档案馆对进馆单位档案工作规范化管理及移交接收安全保管工作，要引导民生部门做好专业档案馆建设过程中的室馆业务转变衔接工作。

（四）要统筹规划，循序推进

一方面，在专业档案馆内部，以民政局为例，下属单位众多，涉及的档案数量庞大，大部分都未进行规范整理，一次性对这些单位进行整理归档移交无论从人力上还是财力上都难以实现。要合理制定规划，保质保量完成档案的整理和移交工作。另一方面，在全县范围内，县档案局应加大已建成的专业档案馆的宣传力度，积极与民生档案部门进行沟通，在有条件的单位推动专业档案馆的建立，遵循“建一个完善一个”的原则，确保专业档案馆有效运行。

（五）要做好资源的交互利用

要避免民生专业档案馆出现收而不用的现象。既要做好民生专业档案馆与下属单位档案室之间的档案共建共享，又要做好综合档案馆和民生专业档案馆之间的交互利用。融合各方档案资源，加大档案信息资源开发，提供更加便捷的档案服务。

民生专业档案馆作为一个新生事物，仍在探索尝试阶段，尚存在许多实际问题。比如，在体制上，它是作为一个独立的档案馆还是综合档案馆的分馆？其馆藏档案最终是否应该移交至综合档案馆？是否应该有独立的编制？这些问题都还有待于进一步研究和解决。但有一点可以肯定，其作为解决档案馆库容与资源的永恒矛盾的新途径，符合当前档案工作实际需要，也是新时期民生档案工作的一项创举，值得推广。