县级公路部门档案管理的探索与实践——以常山县公路管理局为例

徐 莹

（常山县公路管理局）

近年来，县级公路建设事业在迅速发展，公路部门档案的数量和种类都在不断地增加。公路部门的档案是公路部门对辖区内公路进行建设、养护、管理等过程中形成的，反映公路路产路权的真实面貌，具有保存、查考、利用价值的各种载体的原始资料，特别是公路工程档案，它是国家科技档案的重要组成部分，也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的原始凭证，更是为各种公路建设提供了可参照的重要依据。它对国有资产保护和公路事业发展有着重要意义。

常山县地处浙江衢州，近年来，公路建设发展迅猛，县公路档案管理做了大量的工作，在推进公路档案管理制度化建设、加强开发利用方面进行了有益的探索。

一、常山县公路档案管理的探索

（一）加强制度化建设

制度化建设是档案工作的基础。过去，常山县公路管理局虽然有综合档案室，但是档案管理制度还不够完善，档案管理的制度较多地参考了其他单位的做法，没有体现公路管理的特色，没有和衢州市、浙江省档案局的管理要求衔接。再加上人员更替比较频繁，一段时间无人管理档案的情况时有发生。新的档案人员由于缺乏专业的档案知识，没有及时收集、整理归档各种文件资料，让一些重要的档案资料散落在各个科室，特别是没有宣传档案管理知识，这样造成有的科室人员把重要的资料占为己有，不及时地交于档案室保管。以致在各科室的工作人员需要查找他们所要用的档案资料时，兼职档案员往往是查找不到的，甚至有时还不清楚该查找的档案资料到底是属于文书档案还是科技类的档案，即使拿着《全引目录》也常常查找不到档案资料，借出去的档案大多也没有登记手续，有的也没能及时收回，造成一问三不知的档案管理现象。

为进一步加强档案管理制度建设，提高档案管理水平，规范机关的档案管理，保护档案资料的完整与安全，常山县档案局成立了综合档案室，配置了档案专业人员专职管理档案工作岗位，并在2008年11月重新修订出一套《档案管理办法》《借阅档案（文件）资料制度》《档案销毁制度》《档案保密制度》等有关规章制度。明确了档案工作职责和任务，加强档案法制机构、队伍与制度建设。

对于公路建设来说，参建单位来自四面八方，有的是外地，有的是本地，有交通系统，还有建筑系统，他们所用的技术规范各具特色，施工用表也五花八门。为此，经过多次与施工、监理单位协调，于2011年4月，就工程档案管理参照交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》及《浙江省公路大中修工程文件材料收集和整理归档工作手册》，专门制定印发了《关于进一步做好公路建设项目文件材料立卷归档工作》的通知。将工程质量评定表、施工用表等进行规范统一，分发到各个参加单位，要求按通知中的国家标准做好工程档案工作，逐步形成了一个规范统一的管理模式。

（二）制定档案分类和编号方案

档案分类和编号方案十分重要，是档案管理的一项基础性工作。过去，常山县公路局没有制定档案分类方案，档案员和下属单位办公室不了解档案保管的期限，永久、长期和短期的分类有较大的随意性。有的甚至只看标题，不看整个文件，不注意其中有有关本单位的内容，就把这份重要的文件丢掉不归档，有的同年的批复和请求分开归，有的明明是转发的文件，却把它拆成两三个归档号，比如市里转发省级的、省级转发部级的。有的工程档案里归档了，文书档案中又归了，造成不必要的重复归档。

2008年11月重新制定了档案分类方案和编号方案。该方案根据国家、省市及行业部门的要求编制，参考了交通部相应的管理制度，结合常山县公路部门的管理特色，使各有关科室对文件、材料的形成、积累、收集、整理有据可依，充分发挥和调动档案工作人员的积极性，进一步完善档案制度化和标准化建设。

（三）做好开发利用工作

档案信息是历史的真实记录，具有凭证作用和权威性，还具有法律效力。当前档案信息的价值越来越被人们所重视，大力开发档案信息资源，积极提供利用，有着现实的意义。

1.满足社会需求。常山县公路管理局的档案资料，现不仅仅局限于本单位以及交通系统的人员使用，还有更多的社会人员也来查阅他们所需要的资料。比如，在2012年6月，常山县市政园林管理处的张先明等2位工作人员，来局档案室查找科技档案中原320国道富足山大桥的桥梁竣工图，为改造城市配套道路提供了原始资料。

2013年9月，本县青石镇马车村的6位村民也来本局档案室利用文书、会计档案查找到了1995年改造320国道时，被征用的土地的征地合同和具体数据，为他们提供了失土保险的土地面积的依据，使得该村的村民可得保费21万元的经济实惠。

2.编制单位年鉴。一年一度的地方年鉴系统汇集综合性或专业性的有关该地区时事大事，政治、经济、文化、科技信息等的发展动态。县公路部门档案室每年向地方志提供上一年年鉴中的交通公路概况。

二、常山县公路档案管理取得的成效

（一）制度建设出成效

制定管理办法后，现已在全局上下形成了一种重视档案收集、整理、归档的氛围。如领导和单位人员外出开会、学习带回来的资料，都会主动地交给各科室的兼职档案人员，到年终再一同交于综合档案室，然后按档案分类和编号方案进行集中归档。

与此同时，整改之前的档案，把只有复印件的工程档案，一一备注了互见号，说明原件在文书档案，把丢失的重要文件尽量补全，等等。这样经过一段时间的整改，局终于在2009年1月申报通过了档案工作目标管理省二级认定单位。

（二）规范化管理结硕果

《关于进一步做好公路建设项目文件材料立卷归档工作的通知》发布实施后，逐步形成了一个规范统一的管理模式。2013年G205国道（常山段）改造示范工程的工程档案在该工程完工以后，被衢州市交通工程质量安全监督站鉴定为优良工程，并顺利通过交通运输部和省公路局验收。同年12月17日，又在常山举行全省公路系统“205国道浙江段改造示范工程现场交流会”。因此说，205国道改造示范工程的成功经验，在指导全国干线公路改造、引领全国公路养护管理发展方向等方面具有重要意义。

（三）开发利用服务中心工作

据统计，常山县公路局每年查阅达到180人次，解决路权、产权纠纷近10起，有效地满足了公众需求，维护了百姓的权益，也对推进公路建设起到了积极作用。截至2015年年底，全县境内有国家高速公路2条、国道2条、省道1条、县道22条、乡道34条、村道318条，公路通车总里程975.899千米。县级公路部门的档案信息资源开发利用在本地的经济建设中发挥着重要的作用。

公路部门的档案是公路系统工作人员劳动成果的历史记录和创新思维的智慧结晶，是公路工作得以继承、延续、发展的重要载体，也是公路工作不断更新技术、提高管理的重要依据。它记录着公路工程项目建设以来所积累的宝贵经验，是一笔不可替代的财富。做好公路部门档案管理，功在当代，利在千秋。常山县公路档案管理部门的探索与实践，取得了一定的成效，对于基层公路部门档案工作具有重要的借鉴意义。