我国档案数字化建设实践与发展策略

陈芙蓉

摘要：随着信息技术的发展，档案数字化建设作为信息化建设中的重要内容，是顺应时代发展的新举措。档案数字化建设是一项系统的、艰巨的工程，因此档案工作人员应积极应对，认识到档案数字化建设的重要性，推动档案数字化建设的发展。

关键词：档案；数字化建设；实践；发展策略

档案资源在我国社会发展中发挥着重要作用，而随着信息技术的快速发展，传统档案管理工作已跟不上时代发展步伐，档案管理改革迫在眉睫。档案数字化建设是信息化过程中的重要内容，我国档案数字化建设是今后档案工作方向的趋势，也是档案管理工作适应时代发展的新举措。作为档案工作人员，应认识到档案数字化建设的重要意义，针对档案数字化建设现状，探索新的发展策略，从而推动档案数字化的发展。

一、档案数字化的内涵

档案数字化是随着计算机网络技术发展起来的一种新型档案信息形态，是一种综合性技术，具有简单、直观等特点。档案数字化利用计算机技术将各种传统载体的馆藏档案资源转为数字化的档案信息，通过网络化形式传输，数字化形式存储，并利用计算机技术进行管理，从而有计划的整合信息资源，实现档案资源的共享。

档案数字化的内容主要涉及到两个方面：一是对原有馆藏纸质档案进行数字化；二是对正在形成的电子档案及时进行归档与保存，确保电子档案信息真实。

二、我国档案数字化建设的意义

（一）档案数字化满足了社会的发展需要

档案资源是非常丰富的，记载了大量的图表、文件等，具有很重要的社会价值。当前人们对档案资源管理提出了更高要求，对获取档案信息的准确性、快捷性要求更高。档案数字化建设具有查询便捷、保存方便的特点，改变了传统档案管理模式，大大提高了档案管理效率，不仅有助于实现档案资源的共享，还有助于满足社会的发展需求。

（二）档案数字化顺应了档案管理的发展

与传统纸质档案相比，档案数字化具有一定的优势，如档案数字化的容量大，便于保存，能大大节约空间和成本；纸质档案读起来不方便，数字化档案查阅比较便利，能通过检索快速找出所需资料；纸质档案只能展示图片、文字等，数字化档案则可以通过电脑技术满足人们的要求。

（三）档案数字化有利于档案资源的开发

信息化社会要有效的开发和利用档案信息资源，必须做好数字化建设工作。数字化档案工作有助于档案资源的开发，从而更好地为社会服务；档案数字化工作能有效确保信息的准确性；档案数字化不受地域和空间限制，能最大限度的实现资源共享。当前对档案资源的利用越来越多，数字化档案建设有助于档案资源的开发，从而推动社会的发展。

三、我国档案数字化建设的现状与发展方向

（一）我国档案数字化建设的现状

目前，我国很多地方开始进行档案数字化建设的理论与实践探索，应用现代信息技术对馆藏历史档案进行数字化处理，及时归档、保存新产生的电子文件，建立全文数据库，提高档案资源的利用率，逐步实现档案资源的数字化、网络化，从而满足社会对档案资源的需求。当前我国档案数字化建设还处在起步阶段，还存在一些薄弱环节。

1.档案数字化管理不规范

目前我国档案管理人员年龄较大，对计算机技术掌握不够，难以跟上时代发展步伐。同时不同单位由于一些因素的限制，档案数字化建设程度不一，导致档案资源难以共享。档案数据库建设方面，我国档案管理还没有从文件管理完全过度到数字管理，这在一定程度上制约了我国档案数字化建设的步伐。

2.档案数字化未得到普及

现在很多地区的档案管理还是习惯于纸质档案，这种管理会占用大量的空间，且成本较高。一些单位在档案管理中虽然采用的计算机技术，但是只是简单的利用计算机记录档案，没有将档案完全转为数字信息，这不利于信息的采集、整合与利用。

（二）我国档案数字化的发展方向

随着社会的发展，人们对档案工作的要求越来越高。档案部门在数字化、网络化的大环境下，仅靠自身力量完成馆藏档案的数字化工作是远远不够的。因此可以借鉴国外成功的模式，将档案数字化业务外包，选择资质高、经验丰富的专业机构进行数字化建设，这样能减轻馆藏单位的工作，同时又有利于提高档案数字化的质量。

档案数字化业务外包是指将非核心业务用加工方式外包给专业性强的服务提供商，利用最优质的社会资源，降低成本，提高质量与效率。一般来说，档案数字化外包业务主要包括档案资源的数字化整理、档案数据库的建设、网站的维护、档案软件开发与管理等。

当然档案数字化外包要采取一定的策略，首先要选择可靠的外包公司。对外包商的技术能力、财务状况等进行全面的评估，审查外包商的资质证明；审查外包商的能力；审查外包商的经验、品牌等，选择信誉度高的服务商。其次强化对档案数字化业务外包的管理。档案数字化外包是一项复杂的工作，要制定出档案数字化外包合同，明确服务的范围，明确赔偿责任，只出部门对资源的安全性与机密性的要求，制定突发事件的处理策略。同时加强对外包商的监管，定期听取外包商的报告，发现问题及时纠正。再次要与外包商进行及时沟通与协调。档案数字化外包中馆藏单位与外包商要进行及时沟通，统筹协调。档案数字化外包出去并不是说档案工作人员就没有责任了，要主动了解外包商的工作进展状况，发现问题及时协商解决。

总之，档案数字化建设是一项复杂而庞大的工程。当前我国档案数字化建设还处在起步阶段，在发展中档案数字化与社会优质资源合作，不仅有助于社会资源的优化配置，还有助于提高档案工作质量与效率。

参考文献：

[1]李春刚.档案数字化建设实践的探讨[J].电子测试，2016（1）.

[2]全东虎.论述我国档案数字化建设实践与发展策略[J].办公室业务，2014（9）.