提升物资采购效益探讨

李昌平

摘 要：以烟草企业物资采购为例，从物资计划源头、项目管理、采购实施和监督管理全过程的阐述，说明精益采购和规范项目管理对提升物资采购效益，节约企业成本的重要性。

关键词：物资；采购；精益；规范；成本

中图分类号：F25

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.29.015

在当前履行国际烟草控制框架公约、公共场所禁烟、经济增长下行的形势下，烟草行业新一届党组提出了实践“三大课题”、提升“五个形象”的要求，向管理要效益、要红利。为此，我们烟草企业需要深入挖潜，开展全员、全过程、全方位的精益管理，走内涵式发展的路子，而节约费用尤其是采购费用，是实现节流的一个重要抓手。笔者结合宝鸡卷烟厂物资采购管理的工作实际，谈谈在物资采购工作中导入精益管理理念，创新工作思路，加强招投标监管，规范操作程序，可以提升物资采购效益，有效管控企业降本增效的能力。

1 精益计划管理，规范采购需求源头

采购需求是我们物资采购项目实施的源头，夯实企业使用需求，规范各部门职责，以“满足需求，不用不买”的原则确定采购需求计划。在工作中依据行业特点，将物资分为三类：烟用物资，非烟用物资和零配件，我们根据三类物资的需求特点抓起，追溯使用源头，精益计划管理，确保计划到位，有的放矢。

一是紧贴市场，烟用物资计划与产品牌号材料需求一一对应。烟用物资采购计划和生产计划紧密相关，一方面每年按照年度预计划，工厂生产的品牌情况，编制年度采购计划，一次做好年度招标工作，较少采购费用。另一方面每月严格按照生产计划制作订单，减少库存积压，杜绝材料报废，以责任倒逼来减少库存积压，降低企业成本费用。

二是严密组织、做好非烟用物资计划编制工作。非烟用物资涉及面广，工作中不可预知的情况时有出现。首先合理编制非烟用物资年度采购预算，依据工厂生产经营和部门需求计划，合理归类。其次严格按照“谁申报、谁领用、谁负责”的原则，实现零库存的管理方式，避免了积压浪费。

三是零配件需求计划实行三级审核，各负其责。车间修理人员综合设备维修状况，科学预见、提前申报需求计划，车间技术员按照预防性维修计划，充分论证，核实计划的必要性，做到型号正确，数量科学；车间设备主任要加强零配件计划把关审核；计划员要到全面掌控计划申报的原因、需求数量、规格型号和库存情况，从计划源头精益管理。

2 精益项目管理，提高采购效益

宝鸡卷烟厂属国家重点卷烟企业，物资采购类别多，范围广，每年物资采购项目和金额都较多，为降低采购成本，我们通过出目录、整类别、细招标来规范项目管理，深入推行精益管理，开展全员、全过程、全方位的降本增效。

2.1 严格目录管理

根据《烟草企业采购管理规定》（中烟办〔2012〕313号）文件精神，我们整理近年来的历史采购项目情况，结合目前工厂需求，编制《宝鸡卷烟厂物资类采购目录》，将热熔胶、二氧化碳采、酒精、改良剂、木糖醇、葡糖糖、白砂糖等烟用材料；零配件以及日杂、化工、五金、劳保、办公用品、办公设施、计算机耗材、信息类低值易耗品、防暑降温品、工作服、职工文体活动用品、包装防护物资、宾馆用品、锅炉清灰剂、工业盐、燃煤、燃油等非烟用物资全部进行梳理，收集到采购目录中，对目录范围内的项目一律通过工厂采购办、三项委员会以及公司统一审核。

2.2 整合物资类别

一方面整合大类，将目前工厂生产和生活所需物资分为三大类：烟用物资，非烟用物资和零配件。每个大类按照对应的流程实施采购，针对不同物资特点，合理确定采购方式。另一方面合并采购同类项，对招标额度较小的相近物资项目进行合并招标，提高项目吸引力，节约采购费用。如：将办公用品、办公设施合并；将计算机耗材、信息类低值易耗品合并；木糖醇、葡糖糖、白砂糖合并为糖类添加剂采购项目。

2.3 精益招标文件编制

运用精益化的思想，科学制定招标文件和评分办法，招标文件和控制价的制定由需求部门、归口部门、采购办结合市场考察情况联合制定，杜绝控制价虚高和倾向性问题的发生，并由法规、审计等部门对招标文件进行审核，确保采购活动科学性、合法性、经济性。根据物资类别特点制定评分模板，不同类别的评分侧重点和分值设置不同，针对重点、特殊物资的关键指标，分值设置有所倾斜，突出物资采购性价比的重点，通过精益编制招标文件来节约费用。

3 创新机制，精益采购

深入贯彻落实行业“精益管理做除法”总要求，把握“精益管理降本增效是内功”的基本定位，树立采购人员的精益化思想，通过做调研、集中采购、扩展采购内涵、供应商管理实现企业采购成本的降低。

3.1 做调研

采购项目实施前，业务部门开展市场考察调研，掌握第一手资料，报招标办核实。如非烟用物资类项目，与职工生活和工作息息相关，市场上的物资品牌、品质良莠不齐，这就需要采购人员做好充分的市场调研，确定采购标的规格、质量，合理确定招标谈判控制价，精益采购资金管控。

3.2 扩大集中采购

集中采购是降低采购成本、提高采购质量的重要形式，是行业采购工作的方向，也是实现“应招尽招”的有效途径。我们将采购目录的项目全部实行集中采购招标，便于业务实施、招标管理和监督检查等部门分工合作，集中优势力量，对物资项目集中采购，节约采购费用。

3.3 扩展采购的内涵

在项目公开招标的基础上不再狭义的理解“招多少，就买多少”的原则，而是根据不同物资具体需求情况来定。一方面在烟用物资和非烟用物资中实行“一次招标，按需供货，据实结算”的采购形成，实现物资的“零库存”。另一方面在零配件业务中推广寄售制，就是卷包设备的零配件，由于设备机型相对集中，单机型零配件用量大，在项目招标完成后，对使用量大和单价金额较大的零配件实行寄售管理，各供应商先将零配件放在烟厂的仓库，维修领用后，再与供应商结算。通过采购内容的延伸，缩短了采购周期，减少了物资库存，增加了企业的积极运行效益。

3.4 精益供应商管理

以公正、公开的原则选择供货能力强、信誉好好的优质供应商，为企业的降本增效做出贡献。一方面在零配件业务中建立合格供应商库，每月收集供应商的零配件质量反馈情况，年终按质量、技术、服务和价格几方面的竞争能力进行评价，实行供应商的动态管理，并与优质供应商建立长期、互惠互利的战略伙伴关系，实现供给渠道的稳定和低成本。另一方面由于烟用物资需求量大、质量要求高，对同一种材料，寻找较多合格的供应商，开展多供应商的材料上机适应性测试，让供应商之间形成良性的竞争模式，减少浪费，从而增加工厂的效益。

4 监督到位，规范采购

严格规范是保持行业持续健康发展的“生命线”。宝鸡卷烟厂各相关部门认真履行职责，健全制度，建立监督制约机制，实现采购管理规范化。

4.1 完善规章制度

根据行业和公司的规范要求，结合采购工作中遇到的问题和薄弱环节，修订了《烟用材料采购管理办法》，《非烟用物资采购管理办法》和《零配件管理办法》，同时对《采购管理办法》有关条款进行细化，修订了《项目管理实施细则》、加强对采购相关各方的管理，明确责任，确保采购活动依法依规实施，用好企业的每一分钱。

4.2 规范“三项工作”管理

按照“流程程序化、节点科学化、标准明细化、责任具体化”的原则，“三项工作”管理委员会明确各部门职责，尤其是业务部门和业务人员职责，严格按照五种采购方式工作模板，坚持标准运作，严格职责履行，对采购的全过程进行监督，确保物资采购质量，提升精益管理水平。

4.3 定期查评，优化招标流程

每季度检查采购项目“一项一卷”，检查评议业务人员的采购过程，将实际采购工作与“一项一卷”材料一一对应，对招投标资料的全面性、科学性以及招投标过程进行全面评价，对发现问题及时纠正，促使招标流程不断优化。

目前卷烟工厂在增加销量、提升结构方面存在一定难度，只能在企业管理上下功夫，做文章。为此，我们应结合“陕西中烟二次创业，我们怎么干”大讨论活动的大讨论活动要求，围绕“精益管理降本增效是内功”的基本定位，节约企业采购成本，用“严以修身、严以用权、严以律已”的标准狠抓采购管理，建立健全企业采购体系，使采购工作规范化，节约企业经营成本，努力推动精益管理工作再上新台阶，为行业效益增长做出积极贡献。