信息化背景下医院人事档案管理的现状及对策探讨

常起

泰山医学院附属医院人事科，山东泰安 271000

信息化背景下医院人事档案管理的现状及对策探讨

常起

泰山医学院附属医院人事科，山东泰安 271000

该研究通过分析医院人事档案管理所遇到的问题，加强并完善相关电子归档制度、网络化建设及信息系统的建立方法，并总结医院人事档案信息化管理的实施方法与过程等，总结该院利用信息化技术对医院人事档案进行管理的经验，从而为医院人事档案的信息化管理提供指导性建议。

信息化背景；医院；人事档案管理

医院作为作为传统的行业，其信息化程度显著落后于一般行业[1]。但为了提高信息化技术的医疗工作中的应用，科学有效地对医院人事档案工作进行有效管理，积极响应国家发展信息化管理工作的号召作出应有贡献[2]。以往医院人事档案的管理主要以人工管理为主，且存在多种人事信息管理形成，对于繁荣复杂的人事信息仅由人工整理，其工作量大，且随着管理人员的乱换，容易出现差错事件[3]，对于医院内各部门之间信息化处理易出现相关内容的分隔，信息的欠缺甚至丢失，而且信息亦不能得到及时有效的共享[4]。

针对此种现象的存在，首先需要构建一套行之有效的且机制健全的管理机制，并通过现代化的信息技术加强管理，提高工作效率，从而提高医院人事档案管理的效率与管理规范程度[5]。目前国际大形势是信息化时代，其应用于档案管理的经验已经具有相当经验可循，其中医院人事档案管理亦属于人事档案管理常见类型。其决定医院长治久安、及长远发展，利用信息化管理，将人事档案进行管理与存储，均可极大地提高管理效率、及人事档案管理的规范性与合理性。该研究则主要总结该院利用信息化技术对医院人事档案进行管理的经验，现报道如下。

1 医院人事档案管理所遇到的问题

目前我国绝大多数医院的人事档案管理均为传统的人工管理模式，且未引起医院管理者重视，以静态资料录入为主，其所记录的人事相关信息以过去时为主体，此种管理模式在信息化的当今社会已经基本处于淘汰状态[6]。首先人事信息查询效率低：当前仅极少数医院将人事档案进行集中管理，一般以各科室各部门进行自我分管为主，需要针对某个人进行相关档案查询，需联系被查询人具体档案管理科室或部门，并由其科室或部门负责进行整理后上报。此种形式对于个人或信息量较小时的查询尚可进行，但对于大范围查询与归档，则体现出其劳动强度大，工作效率低的弊端。另外对人事档案的查询与管理过程中，对资料偶读安全性难以得到保证[7]。在人事档案查询过程中需安排专职人员实时跟随，且该种形式仍然无法有效杜绝在查询过程中恶意销毁或涂改人事档案现象的发生。一旦重要的人事档案被销毁，则无法恢复，将对后续工作造成极大的负面影响，尤其是对人事档案本人将造成十分严重的后果[8]。同时对于人事档案的归档与管理亦存在一定困难。医院职工对于自身人事相关信息的改变，如职称的晋升、学历的提升、年度考核结果的记录等时常无法做到及时归档，且对于部分信息无法做到一次完成，故不利于医院人事档案管理工作的开展，而且传统的人事档案管理以整卷归档形式为主，查询时以其中部分内容截取为主，此时将导致某些并不需要查阅的内容被反复查阅，因档案为纸质文件且手工登记，故此种查询形式容易导致信息的丢失甚至资料的损坏。

2 完善的电子归档、网络化建设及信息系统的建立

首先应提高医院管理人员的重视，加强对电子归档机制的建设，尤其针对医院人事档案管理方面所需的基本电子化信息处理硬件，及时批复和采购，另外应加强对医院人事档案管理工作人员及负责人的业务提升培训，从而将现有工作人员转化为信息化管理人员，顺利完成由传统管理向信息化管理的过渡[9]。同时鉴于医院电子档案所涉及的内容繁多，需要医院管理者有效协调医院管理部门与专职的档案管理部门有效配合，并形成统一整体，达到资源共享与利用。提高医院各员工对电子档案管理的重视程度，加强彼此合作[10]。另外及时构建网络化与信息化人事档案管理系统。由人事科主任及信息科主任负责，分配各自工作人员对人事档案中的原始资料进行系统录入，建立原始数据库[11]。同时档案管理人员还需加强对数据的分类处理，以便查询人员及时迅速的找到相关信息。在数据库的建立过程中，提高人事档案管理人员的统计分析能力，提高其工作效率，加大相关信息储存量，以利于医院管理者做出正确的人事管理决策。最后建立完善的人事档案管理，加强对医院人力资源管理人员工作积极性的培养，促进其建立完整的人事档案管理系统，扩张医院人事档案信息管理内容，实现医院工作人员相关信息计算机信息化检索，从而更利于医院在干部聘用、任免以及职工职称晋升、人才培养等方面进行指导，提高医院可持续发展能力。

3 医院人事档案信息化管理的实施

在医院人事档案信息化管理系统建立之初，通过聘请计算机专业应用人才，加强通过计算机技术在人事档案管理中的利用效率，尤其是信息录入过程中制定相关标准，利于收纳大量信息，从而为后期计算机信息化管理提供依据[12]。另外医院可将人事档案管理相关人员根据其专业性质和性格特点与工作能力等进行整合与分类，尽量做到专业互补，新老搭配，通过老员工向新员工传授经验，老带新的形式，促进人事档案管理人员更快地适应环境，提高工作效率[13]。最后需要引起医院主管领导的重视。医院通过加强对医院人事档案管理员工工作形式的重视[14]，从而加强其综合素质，促进医院领导者与人事档案管理者加强对医院人事档案管理重要性的认识[15]，为医院人事档案管理发展制定目标及发展方向。

4 结语

现阶段信息化技术已经深入人们生产、生活的各方面，作为救死扶伤的综合医院，医院需加强信息化建设，尤其在医院人事档案管理方面，其关系到医院人力资源利用率及医院的可持续发展[16]。故信息化建设需要满足我国医疗体制的改革要求以及现今时代的发展要求。随着社会信息化技术的推广，医学的发展离不开信息化技术，作为医院管理人事档案的专职部门，应加强对医院人事档案管理的信息化处理，逐渐取代传统管理方式，并加强对人员人事管理人员行业规范，要求其适应新标准、新要求，接受新任务。同时医院加快建设信息化的人事档案管理系统，通过不断实践与积累相关经验，从而建设并健全信息化的医院人事档案管理系统，提高人事档案管理效率，确保医院人力资源的高效利用与运转，为医院可持续发展夯实人才基础。

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Discussion on the Current Situation and Countermeasures of Hospital Personnel Archives Management under the Background of Informatization

CHANG Qi
Personnel Department,Affiliated Hospital of Taishan Medical University,Tai’an,Shandong Province,271000 China

This study tries to analyze the personnel file management in the hospital and to improve the relevant electronic filing system,network construction and information system establishment,and to sum up the hospital personnel file information management Methods and processes,etc.,and to conclude the experience of information technology staff file management,so as to provide guidance for the hospital personnel file information management.

Information background;Hospital;Personnel file management

R197

A

1672-5654（2017）10（b）-0074-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.29.074

常起（1981-），男，山东泰安人，硕士，馆员，主要从事医院人事档案管理工作。

2017-07-13）