新形势下电子档案管理存在的问题与措施分析

文/湖南省第一测绘院测绘成果资料与档案管理中心 刘莹



新形势下电子档案管理存在的问题与措施分析

文/湖南省第一测绘院测绘成果资料与档案管理中心 刘莹

【摘要】当前我国的经济发展水平越来越高，信息技术发展速度越来越快，电子档案伴随信息技术的发展而产生。由于互联网的快速发展，我国网络使用人数越来越多，因此，网络的开放性也更强。网络也给人们的生活和工作带来了方便，电子档案避免了纸质档案的烦琐性，让资料的查找和归类更为方便快捷。但从整体上来看，电子档案还存在一些问题，因此，在提高电子档案管理工作质量的同时，整理分析在电子档案运用过程中出现的问题，并针对问题提出相应的措施，以此推动电子档案在工作中的作用。

【关键词】新形势；电子当案；管理问题；问题与对策

信息在很早以前就被人们利用在各个方面，但是信息很难被保存，而写在纸上的信息才能被人们保存下来，像纸质档案的整理保存。档案信息保存为了再次使用，但由于纸质档案数量过于庞大，要从很多档案库中去查找一个人的档案信息，可谓难上加难，信息繁多不方便查找。电子档案的出现避免了这一问题，它不仅收集整理速度快，而且容易查找，操作容易。但是，由于电子档案使用时间较短，操作不完善，还存在一些问题，所以，针对电子档案目前存在的问题，提出相应的解决方案，使其能够更好地在工作中发挥积极作用。

一、电子文件档案概述

电子档案在40多年前已经出现，只是那时的电子档案还不太成熟，电子档案出现之前，人们称其为“电子文件”。我国的电子档案早在20世纪90年代出现，国家成立了档案研究小组，国家质量监督检验检疫总局对电子档案下了一个定义，即：电子档案是在数字设备环境下生成的，它是以数码的形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体上，在计算机的帮助下，在数字设备中阅读、处理，最后在通信网络上传送的文件。这个定义在《电子文件归档与管理规范》中。

二、电子文件档案在工作中存在的问题

（一）与传统的纸质档案相比，电子档案容易破坏档案的真实性。只要知道进入档案的密码，那么，在电脑操作的情况下，修改后的档案依然和以前一样，没有任何痕迹，并且电子档案具有多次可重复操作性，电子档案的信息具有可变性。

（二）网络进入人们的生活后，相应的出现了一些破坏网络正常运行的东西，比如影响网络正常运行的木马病毒等，这给网络的安全操作带来了隐患。病毒的入侵，让原有的文件丢失，这些都是网络安全隐患。当人们的信息不再安全的情况下，信息将给人们的生活带来负面影响，网络将会失去信任，这对以后的网络发展极为不利。

（三）电子档案管理人员的专业技能比较弱。现在绝大部分的工作人员只具备基础的计算机知识，当电子档案管理出现异常或安全隐患时，这些管理人员将没有办法处理，导致了信息无法及时地处理。并且，有些档案管理人员的职业素质不高，不能做到尽职尽责，可能为了自身的利益而做出泄露档案信息或篡改档案的事。

三、电子文件档案存在问题的对策分析

（一）加强人们对档案管理重要性的认识是非常必要的。随着社会的发展，新的工作岗位产生，而不符合社会发展的岗位逐渐消失，档案管理也是如此。从纸质档案到今天的电子档案，这也代表着社会发展的痕迹，电子档案的出现是档案管理工作的重大转变，现代化的档案管理工作要和社会的发展同步，加强工作人员思想观念的转变，才能进一步提高档案管理水平，让档案管理的价值更有效。

（二）规范档案归档。在鉴定文件真实的情况下，做好档案的初期鉴定工作，做好信息的收集和整理工作，并对信息做好数据记录和统计工作。同时，成立相应的监督机构，和档案管理配合进行。确保让档案的管理工作在监督状态下完成。让流程完善、规范化，让监督机构具有强有力的执行作用。

（三）使用统一标准的软件，严格记录，做好文件的备份工作。使用数据格式标准统一的软件是最有必要的，当每个单位、每个企业都是用同样的数据格式，那么在文件的传输、接收、鉴定、归档整个流程中将是紧密连接的。

（四）利用法律途径保护电子文件。对于电子档案管理工作来说，由于电子文件在传输、处理、归档等各个环节有可能让信息丢失，或者被更改，为了确保电子档案能万无一失地归档，所以，要建立健全法律机制，确保国家档案行政管理部门依照法律管理电子文件和档案；让电子档案的管理更加完善。

四、结束语

综上所述，随着信息技术的不断发展和应用，电子档案管理将成为一种趋势，我们在利用好趋势的前提下，要保证电子档案的真实性和可靠性，防止档案信息的丢失和泄露。为了让企业之间的联系更加紧密，我们要使用统一标准的数据格式，确保企业之间的信息共享。当然，高素质的专业人才也不可或缺，有效的法律管理是手段，但人才才是保证工作得以正常进行的主导因素。有效的运用上述对策，在提高档案管理工作质量的同时，推动我国电子档案管理工作的长远发展。

【参考文献】

[1]郭沙沙.关于电子档案管理存在的问题及对策分析[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——如何制定科学决策学术研讨会”论文集（上）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院,2015(1).

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[3]宿强.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息,2015(01):115.

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