“立专卷”在高职院校管理工作中的应用效果评价

刘利英

【摘 要】 本文就近年来学院开展一系列专项工作准备迎检档案资料的实际情况，分析了整理迎检档案资料过程中“立专卷”的特点，对“立专卷”效果进行了分析评价，指出了存在的问题及解决措施，有利于进一步提升高职院校管理工作规范化水平。

【关键词】 “立专卷”；应用效果；评价

【中图分类号】 G64.20 【文献标识码】 A 【文章编号】 2095-3089（2016）25-00-01

近年来，我国职业教育事业的发展，建成了世界上规模最大的职业教育体系，对职业院校管理要求越来越高。2015年教育部印发《职业院校管理水平提升行动计划》，推动职业院校以强化教育教学管理为重点，全面贯彻落实国家有关政策、制度、标准和要求，不断提高管理工作规范化、科学化、精细化水平。在规范高职院校管理过程中，各校都高度重视档案资料的管理。四川卫生康复职业学院作为2012年新升格的高职院校，重视档案管理这项基础性工作。在开展专项工作的同时，明确提出“立专卷”的管理要求，保障了各专项工作的顺利开展，提高工作效率，增强全院档案意识，提高学院管理规范化水平。

1 正确认识“立专卷”的特点

2014年，学院档案管理达到四川省事业单位档案管理二级标准，档案管理制度化、科学化、规范化水平越来越高，档案管理能更好地服务于全院师生，服务于学院事业发展，增强了全院教职工档案管理意识。因此在开展专项工作的过程中，准备好迎检档案资料已成为全院教职工的共识和自觉行为。学院开展各项工作和活动中“立专卷”迎捡，其最大特点是分类整理材料，将专项工作中形成的材料单独组卷，保证材料内在联系，使档案材料完整、系统，有利于迎检时迅速、准确查找到有关材料。

2 做好“立专卷”的准备

2.1明确工作要求。近年来学院先后迎接了升格检查、人才培养工作评估等综合性检查；新专业申报、重点专业建设、特色专业建设、产教融合项目、“两学一做”学习教育等专项检查；教育质量综合考核、国家奖助学金检查、大学生思政体系建设等常规检查，各项检查都明确要求准备软件材料。

2.2明确工作标准。为确保全院迎检工作顺利开展，参照国家公文格式标准，学院制发了《规范迎检材料格式的通知》，明确规定了迎检材料的格式标准。同时制发了《规范文件材料收集整理的通知》，统一迎检材料收集范围、整理原则、分类编号标准、装卷要求、案卷封面背脊标识等。

2.3组织培训学习。专项工作牵头部门负责做好佐证材料梳理和任务分解，落实责任到部门及人头。召开专题会议培训，布置迎检材料准备工作任务，分类整理立卷等具体要求。

3 开展“立专卷”效果评价

学院在规范管理过程中，有效运用“策划—实施—检查—改进”PDCA循环管理模式，对专项工作迎检材料有安排、有实施、有检查、有评价、有改进。

3.1“立专卷”的应用成效

3.1.1“立专卷”能保证迎检档案材料的完整、系统。在收集迎检文件资料时，学院按照专项工作要求梳理收集范围，材料收集齐全、完整后分类整理，使迎检档案资料具有完整性、系统性。如2011年学院准备升格迎检档案时，创建办根据升格工作目标任务，收集、整理一线材料33卷，材料完整、规范，受到专家组一致好评。

3.1.2“立专卷”保证了材料“专“而”精，有利于提高工作效率。学院在整理材料时将同一类材料集中组卷，按照逻辑关系编制案卷检索目录，迎检时可迅速、准确地提供利用。因为一卷档案材料少而精，检查者可以一目了然地看出工作开展情况，这就大大提高了工作效率和质量。如升格期间准备了迎检档案资料33卷，由于专家们的工作日程安排时间紧，提出只看专任教师花名册及结构分析、建筑面积等办学条件关键指标支撑材料，学院从编制的检索目录中迅速查找到师资队伍、建筑面积专卷，专家详细查阅了案卷内容，对迎检材料的规范管理给予了高度评价。

3.1.3“立专卷”可以详细反映出一个单位开展工作的情况。2011年学院准备升格迎检档案时，按照教育部高等职业学校设置标准，将迎检档案资料设计为办学条件、学校管理、办学成效分为三个一级指标21个二级指标，要求各任务部门按照佐证材料要求收集资料，同时要求各部门自行做好三线材料组卷。学校负责检查督促资料收集工作，10月底，21个二级指标佐证材料基本收集齐全，创建办组织专人分类组卷，规范装具标识。12月专家组实地查看了学校基础建设情况和实验、实训室建设情况，并通过查阅资料、质询答辩等形式，对学校创建四川卫生康复职业学院的基础、优势、必要性和可行性、发展规划等进行了全面审查。专家们一致认为“在基础设施建设、内涵建设、人才队伍建设、招生就业等方面工作成效突出，档案资料整理规范，一线资料足以充分反映卫校的必备办学条件及学校管理的情况”。

3.2“立专卷”存在的问题及解决措施。

3.2.1“立专卷”所形成的档案与文书立卷形成的档案不尽相同，造成重复工作。“立专卷”形成的档案内容较单一，一般不按学院现行的档案分类大纲组卷。这就要求各职能部门在平时工作中就要特别注意将学院形成的文件多存两份以利于在准备迎检资料时使用，而不再去复印已装盒入馆保存的档案，减少不必要的重复，提高工作效率。

3.2.2“立专卷”形成的档案材料内容较单一，造成档案数量增加。如学院目前准备的人才评估迎检材料，主要分三条主线，评估指标体系涉及7个指标，22个关键要素支撑材料；数据平台共9项，上万个数据点支撑材料；6个专业的剖析支撑材料。三条线的工作互有交叉，但组卷的支撑资料要求不尽相同，将极大增加各部门工作量和档案数量。在实际工作中，可加强支撑材料的共用或交叉使用。

3.2.3“专卷”多数具有时效性，往往在迎检时使用，以后就有可能不再用，容易造成资料积压。比如学校在1996迎接省级重点中专检查、2004年迎接国家级重点中专检查、护理专业申报省级重点专业、2009年影像、药剂申报市级重点专业等专项工作中形成的数百卷档案资料，时间越长使用率越低，这类材料成为“死资料”，越积越多，占用了档案室资源，视为短期保管档案予以销毁。

总之高等职业院校管理工作中“立专卷”的应用广泛，为专家领导检查指导工作提供了方便，提高了工作效率；另一方面也跟学校造成一定的资源浪费，亟待在以后工作中进一步改进方式方法，更新管理理念，促进职业院校管理规范化水平的进一步提升。

参考文献：

1.李霞.档案管理中的专卷现象评析.中共乐山市委党校学报，2007（7）

2.曾放.不容忽视的“专卷”现象.四川档案，2002（2）