加强科学管理档案的有效路径探析

高向前

摘要：档案管理关系着国家经济发展和社会进步，是国家事务管理中一个重要的部分。当前，随着经济社会的不断进步，国家整体实力的不断提高，对档案管理提出了更高的要求。新形势下，档案管理要朝着内容数字化、管理信息化、流程规范化、使用便捷化的方向方向。本文笔者就当前档案管理的现状，结合自身档案管理的经验，浅谈当前档案管理的发展和方向，希望对档案管理提供一些浅显的帮助和参考。

关键词：科学管理；档案；路径探析；信息化；数字化

一、引言

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。

二、档案科学的管理的方向和措施

（一）档案科学管理应该是数字化的模式

当前，随着信息技术革命时代的到来，档案管理中的数字化应该越来越受到大家的重视和认可。档案科学管理中，充分的引入数字化的模式，可以简化档案管理的流程，降低档案管理者的工作内容，简化工作流程，对于全面的提高档案管理的成效有着重要的意义。作为档案管理部门，要切实的认清当前档案管理发展的方向和可能，积极有效的组织开展档案管理数字化的培训和管理业务，切实的推动当代档案科学管理成效的稳步推进。

（二）档案科学管理应该是信息化的方向

传统档案管理给人的印象就是类似于图书馆似的文件摆放，错综复杂，、调阅、查询困难。随着档案科学管理的进一步落实，档案管理应该转变传统的管理和发展方向，朝着信息化的方向迈进。档案管理部门应该把工作内容、工作流程、工作原则等等有关档案工作和管理的流程都纳入到信息化管理系统中，这样信息化管理方向有利于调动管理人员的管理热情，激发管理人员的创新意识，发挥档案管理人员的主观能动性。

（三）档案科学管理应该是规范化的流程

档案科学管理的落实，离不开规范化的操作流程，这就要求着档案管理人员的一切工作行为都要在档案管理的原则、职能、守则等框架内执行，对于涉密档案要做到妥善保存，对于档案原件受损要做到保护义务，提高思想认识。档案科学管理，恰恰离不开人的管理。档案管理部门要充分发挥档案管理人员的主观能动性，全面优化管理过程、规范管理流程。档案管理部门，要定期或者不定期的组织开展各类档案规程的学习和使用，切实的提高档案管理人员的从业素质。

（四）档案科学管理应该是便捷化的调用

档案科学管理回归到本真上来说，就是方便档案的调用。所以档案科学管理要把档案的便捷使用做好积极的配合和协调工作。信息化时代的档案阅读往往变得更方便，通过手机客户端、电脑等通过互联网与档案管理系统联系，通过检索关键词等形式找到自己想要的档案内容。这样的档案管理既满足了社会大众对于档案内容的需求，又进一步的推动了社会的发展和进步，为社会生产、生活、技术创新、科学研究等做好了完备的档案支撑。

三、结语

实践证明，在当前档案管理工作中，切实的引入信息技术等新兴技术，促进档案管理的数字化、档案管理手段的编辑化、档案管理实务的质量化，全面推动档案科学管理的稳步推进。当前我们在档案科学管理中还存在着一定的不足，需要每个档案从业人员，与时俱进，全面提高自身的专业素质和从业能力，兢兢业业，把档案管理工作落到实处，把档案管理工作放在心头，全面推动档案科学管理稳步向前。

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