民办高校秘书工作的现状与优化措施

缪青云

摘 要 由于民办高校的特殊性，民办高校的秘书工作一直存在着工作量大、岗位职责划分不明确、职业发展前途渺茫、自身利益得不到有效保障等问题，影响民办高校秘书工作的可持续发展，也影响着高校相关管理和行政工作的具体开展。为加强民办高校秘书工作建设，本文对当前民办秘书工作的现状进行分析，并提出一系列有效的优化措施，促进民办高校秘书工作的有序发展。

关键词 民办高校 秘书工作 发展建议

中图分类号：G451.8 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.09.012

Present Situation and Optimization Measures of the

Secretary Work in Private Colleges

MIAO Qingyun

（Taihu University of Wuxi， Wuxi， Jiangsu 214064）

Abstract Because of the particularity of private universities， private colleges secretarial work there has been a large workload， job responsibilities are not clearly divided， occupation development prospects， their interests are not effectively protected and other issues affecting the sustainable development of private universities， secretarial work， but also affects the specific universities to carry out the relevant management and administrative work. In order to strengthen the construction of the secretary work in private colleges， this paper analyzes the present situation of the private secretary work， and puts forward a series of effective measures to promote the orderly development of the secretary work in private colleges.

Key words private college； secretary work； development suggestions

根据出资主体的不同，可将我国高校分为两类：一类是由国家出资建设管理的公办高校，为广大群众设立，所需要交纳的经费相对较低；另一种就是由国家以外的其他社会组织或者企业、个人创办的，集体出资或者个人出资建设，也是面向广大社会，拥有相关的教学资格，但是相对于公办学校来说，由于资金自筹，所以收取的学费相对较高，但是教学投入和设备配置也相对较好。

自改革开放以来，我国一直坚持推行高等教育大众化，通过加强各种宣传教育及多年来的实践，提高群众的知识水平和学历修养这一观念深入人心。近年来，全国高等院校数量不断增加，民办高校办学规模也不断扩大，为社会培养高技能、高素质的人才做出了巨大的贡献。出于民办高校自身特点，①其一般致力于培养高素质的技能型人才，更多地注重师资建设和教学工作的顺利开展，而对其他的管理工作特别是民办高校秘书工作的重视程度不够，降低了民办高校管理工作效率，所以，民办高校加强对学校秘书工作人员的重视和优化管理机制十分必要。

1 民办高校秘书机构职能简述

民办高校秘书工作是具有辅助性和服务性的，与学校的多个部门和层面都有着密切联系，从学生到教师，再到领导及各个管理层面，都是由学校秘书部门将这些不同的群体连接在一起，同时，还要处理好各个级别部门之间的关系，实现民办高校整体有序发展。

高校秘书部门职能具有综合性的特点，民办高校与大部分公办高校设立的校—院—系三级秘书部门不同，一般设立的机构没有这么完整，一方面是为了节约高校的办学成本，另一方面也与民办高校自身的条件有很大关系。因此，许多民办高校只设立了院—系这两级秘书部门，甚至有些高校为了节省管理成本和人力资源，将这两级部门加以整合精简，最后也就只剩下一个部门，却兼任着之前三个部门需要完成的工作量。

在民办高校秘书部门中，根据职能的不同也划分为三类：文字秘书、机要秘书、行政秘书。从名字就可以直接分辨出来，每个不同职能的秘书部门所负责的具体工作。文字秘书主要负责撰写学院的各种告示、公文、信息等，以及编制相关的文件等。机要秘书主要负责的就是与学校的重要信息有关的处理、传递、交送工作，最重要的就是做好保密工作。行政秘书的职能自然与学校的行政和管理工作相关，主要负责接待来访人员和各级领导等工作。虽然从理论上来说，民办高校的秘书机制应在以上的前提下进行设立，但是在实际工作中，出于许多原因，或是民办高校的秘书机制设立不完善，或是人员配备不够齐全，在各种工作分类中，并没有划分明确的界限。导致在秘书部门开展工作时，②往往一人需要分饰多个角色，在各个部门之间来往工作，从秘书机制设立的基础目标上来说，这样的现状并不符合相关的标准和要求。

2 民办高校秘书工作中存在的问题③

2.1 职能界限划分不明，秘书部门工作量大

民办高校与公办高校的性质不同，在资金、管理、资源分配等方面都存在很大的差异，民办高校主要是自己筹资，对人员的管理也是自主进行，给教学人员和工作人员的工资也是由学校自己解决，不像公办学校还有许多的国家政策支持和资金补贴。而且，民办学校的主要资金来源，就是学生缴纳的学费，虽然每年都在扩大招生规模，但是相应的管理难度和投入也在加大，为节省高校资金，经常削减人员，特别是学校的秘书部门工作人员，本来人员就配置不足，若再减少，只是在增加剩余人员的工作压力。还有一种情况，就是学校的教学人员在担任教学工作的同时，还兼任着秘书部门的工作，虽然两项工作并不冲突，但是这样已经失去了秘书部门本来设立的意义。本来秘书工作人员每天就要处理很多零碎繁琐的事件，再加上职责岗位没有明确的划分，对相关工作人员来说，连基本的工作认同感都没有，容易削减相应的工作热情，降低办事效率和质量。

2.2 学校对秘书部门的重视不够

大部分学校建设和投入的重点都是学校的教学、招生、就业率、学校名声等方面，忽略了行政管理工作等方面。而且，大多领导者对秘书部门的定义较为片面简单，自然不会重视相关的管理工作和人员配置，在招聘相关工作人员时，所给的薪资水平较低，招聘要求也不高，导致愿意应聘的人员也逐渐减少，这也就是导致民办高校秘书工作发展滞后的重要原因。

2.3 秘书部门工作人员专业素养不够

由于高校秘书工作是为高校服务的，所以在人员招收时对应聘者的学历也有较高的要求，造成了现在许多任职人员学历高，但是专业知识不足和经验欠缺的状况。虽然秘书工作并没有太高的技术含量，但是由于没有系统学习过相关的职业规范、工作程序，所以在工作中对整个流程并不熟悉，容易出现差错，自然也就不能高效率、高质量地完成工作，只能凭借直觉和经验来开展工作，达不到高校对秘书工作的相关要求和工作标准。

2.4 对秘书部门工作缺乏系统的管理

秘书部门虽然不被民办高校重视，但却是必不可少的部门。在高校领导的大部分管理工作中，都很少提及秘书部门，对相关的管理情况更是毫不知情。出于秘书部门在高校发展中的重要性，以及其在各部门之间的纽带作用，加强秘书部门的管理力度和体系建设，是各个领导者应该关注和重视的，完善秘书部门系统的管理体系，将会推动民办高校更好更快的发展。

2.5 秘书工作发展空间小，限制人员能力

与高校其他教学人员和管理人员相比，不论是福利政策和职称评定，还是工作的被关注度，秘书部门工作人员都与其他人员相差甚远。虽然秘书部门付出了相当多的时间和精力，但是所得到的并不与之成正比，这样就很容易造成秘书人员的心理失衡，不愿继续任职，从而造成整个民办高校秘书职业人员的大量流失。④由于秘书工作性质的特殊性，不像其他专业人员有时间和精力进行学术研究和自身专业能力的培养提高，在评定职称的时候，往往得不到肯定，在升职加薪方面的难度也大，使大多民办高校秘书工作人员看不到自己的发展前景，也限制了自身能力的提高，进而限制了其持续发展的空间。

3 优化民办高校秘书工作的具体措施⑤

3.1 提高自身专业能力

在民办高校秘书部门中，相关工作人员作为最基本的主体，优化秘书工作要从秘书职员自身做起。秘书部门的职能就是增强高校各部门之间的相互联系，既要辅助领导人员处理相关工作，又要发挥其强大的连接作用，所以自身能力在工作中是极为重要的。

民办高校秘书在工作中要主动学习相关工作的专业知识，熟悉具体流程和注意事项，不断提升自身能力，增加自身的工作热情和自信心，以便出色地完成各项任务。同时，树立责任意识，认真谨慎地完成每项工作，对自身能力和工作角色有正确的定位和认识，增强创新意识，与时代发展相适应，不被传统观念束缚。另外，秘书工作是一项需要与很多人打交道的工作，对自身的人际交往能力要求较高，建立自己的人脉资源，对秘书工作人员自身的未来发展将是一笔不小的财富。

3.2 加强秘书工作队伍建设

根据前文提出的目前民办秘书工作中存在的问题，可知大多数高校对秘书部门的重视不够，而且人员配置都不齐全，行政管理机构设置及人员编制的控制普遍偏紧。这些也是当下民办高校应重点解决的问题。在加强高校秘书工作队伍建设时，要积极完善各院系的秘书部门建设和人员配置，在加强高校对秘书部门的重视程度的同时，促进民办高校秘书部门的可持续发展。

3.3 帮助秘书工作人员做好职业生涯规划

出于民办高校秘书工作的特殊性，其职业发展缺少科学规划。所以，民办高校要帮助秘书人员科学合理地规划职业发展生涯。此外，还要平衡秘书工作人员和其他教学人员的关系。民办高校还应为秘书人员提供升职加薪的机会，保持秘书部门的工作热情和竞争力，提高秘书部门的工作动力，让秘书工作人员看得见自己的未来发展前景，从而也有利于促进民办高校的可持续发展。

3.4 树立服务意识

民办高校办公室秘书在管理体系中起到上传下达、协调沟通的作用，不仅要服务于学校大局，从学校发展的角度出发分析、解决问题，做领导的参谋，又要服务于广大教职工。秘书工作人员要对工作保持高度的热情，认真对待每一项工作，要有足够的耐心处理纷繁复杂的问题，敢于吃苦和奉献。只有这样，工作才能见成效。

3.5 要敢于创新

民办高校办公室秘书在处理一系列事情的时候，针对不同事情的特性，要具体问题具体分析，不能始终用固定思维和方式来解决问题，通常需要秘书寻求新方法和新思路来应对各种问题。

4 总结语

民办高校在我国高等教育中所占的地位越来越高，为提高广大公民的知识文化水平和综合素质也做出了重要贡献。在民办高校体制中，优化高校秘书工作体制，有利于促进民办高校的持续发展。提高秘书人员素质，有利于其更好地履行工作职责，确保工作见成效，帮助民办高校健康协调运转。

注释

① 汤向东.高校秘书队伍及其在高校管理中的作用[J].社会与教育，2009（5）.

② 陆梅芳，陈仁伟.试论现代高校办公室秘书的角色定位及实践策略[J].科技信息（学术研究），2008（16）.

③ 赵玉苏.民办高校秘书队伍建设现存的问题及对策[J].商业学报，2007 （4）：58-60.

④ 陶琳娜.高校秘书人员消极情绪管理研究[J].中国校外教育，2009（8）：45-78.

⑤ 沈俊美.民办高校秘书工作的现状与优化措施[J].秘书之友，2011（6）.