人事档案管理存在的问题及解决对策研究

杨雪娇

[摘 要] 专门针对现在人事档案管理工作存在的问题以及相对应的解决措施进行研究探索，希望可以起到一定的作用。

[关 键 词] 人事档案；管理；问题；解决措施

[中圖分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2016）06-0106-01

一、人事档案管理工作中存在的问题

（一）只重视接受档案，却不能合理地开发利用人事资源档案

随着我国社会经济的发展，人才市场的人才档案管理中心在流动大学生的人事资源档案管理方面已经取得了显著的成果，但是，有一些问题还是没有得到有效的解决，比如现在人事资源管理中心的功利化思想太过严重，只重视大学生档案的接收，以此来收取一定的费用，但是很多时候却将档案放在那里不进行管理，档案根本得不到有效的利用，学生将档案放在人才市场的初衷也得不到体现，大学生的就业问题仍然是一个难题，也因此造成了很多不良的社会状况。比如一些企业在招聘时根本不看学生的人事资源档案，对用人单位的发展造成了巨大的影响，很多档案直接就被丢弃，造成了非常恶劣的影响。

（二）人力资源档案管理的设施不够完善，管理技术落后

除了企业单位的不重视之外，人力资源档案管理存在问题的另一个重要原因是人才市场中人力资源档案管理的硬件设施不够完善，硬件设施主要是指档案室和相应的设备，但是有的企业单位根本没有建造专门的档案管理室，也没有相应的高素质人才和设施对企业员工的档案进行管理和保护，很多纸质的档案因为很久没有人管理都发生了霉变和潮湿现象，至于用计算机管理人员档案那更是天方夜谭。特别是在信息技术高度发达的今天，采用人工记录的方法已经跟不上时代的潮流，而且效率低下，采用新时代的新技术对人事档案进行管理工作已经是大势所趋。近几年，随着互联网技术的飞速发展，计算机已经进入了大多数的办公室，为现代人才市场的办公起到了巨大的作用，但是计算机的强大功能和巨大作用在人事资源档案管理方面却没有得到应有的效果，很多先进的技术手段都没有被人才市场研究发掘利用，对人力资源的管理效果也不是很显著，这使资源造成了很大的浪费。

二、人力资源的档案管理措施

（一）提高档案管理人员的专业素养，增强档案管理的意识

要想提高档案管理人员的专业素质，仅仅提高他们的知识水平是远远不够的，更重要的是要提高他们的业务素质和实际能力。人才市场的档案管理中心应该经常安排工作人员外出接受专业培训，让他们时刻处于学习中，不断完善他们的专业知识与专业素养，培养一大批能力强，业务精，作风硬的人员。与此同时，还要加强员工的思想道德修养，提高自己的实际工作水平，不断完善充实自己，提高管理水平。在这方面，管理中心也要加大对人事资源管理的力度，增加资金投入，健全完善人事资源档案管理的设备，重点控制档案库房内的温度和湿度，每天专门有人去记录，防止档案的损坏。

（二）人才市场要完善人事档案的管理制度

人才市场如果想显著地提高自己的人事资源管理水平，就要完善内部的管理制度，下面有几个方面需要注意：（1）确保档案管理的有效性首先要建立健全企业的人力资源档案管理制度。（2）建立规章制度时要保证制度的简单明了，只有这样才能让档案的管理工作更好地进行。（3）最重要的一点就是要让制度有一定的约束力，不仅仅对管理中心的小职员有约束力，对高层领导也要有一定的作用，只有这样才能让每个员工都感觉到公平，人们也会对人才市场更加信任，档案管理工作也能得到完善。除此之外，还要有一定的惩罚与奖励措施，对人力资源档案管理过程中的一些事情进行严格的奖惩，确保制度的权威得到有效的体现。

（三）对人事档案工作进行数字化管理

档案管理必须与现代化科技结合起来，人才市场的管理中心要积极引进先进的技术、设备和管理手段，尽可能地创建一个人事资源档案管理的信息库，以实现流动大学生资源的信息化管理，采用计算机让人事资源档案的利用率达到最大化，对于其中一些可以公开的信息，人才市场更可以采用网络服务的方式，为大学生的就业创造更好的条件。值得注意的是，人力资源档案是一种资源，不能只是被保管，还应当有着一些服务内容。服务的对象不仅仅是刚毕业的大学生，还要有各个用人单位或企业，档案管理部门必须明确自己的职责和义务，尽心尽力地为大学生服务，在保管好学生档案的同时与学生联系，为大学生提供求职和就业方面的信息，让流动大学生及时了解到企业招人的信息，让他们可以更好地抓住就业机会，帮助他们得到更好的工作机会。

人才资源对一个企业的发展壮大和可持续发展有着不可或缺的作用，甚至可以说已经成为最重要的资源，而人力资源管理的核心就是人力资源档案的管理，这是一份充满挑战且重要的工作，管理人员必须提高自己的专业素养，严格遵守制定的规章制度，提高自己的管理水平。

参考文献：

[1]王惠新.现代企业人力资源部门的角色定位与职能转变[J].管理观察，2013（12）：13-15.

[2]唐翔.试论企业人力资源管理者的角色转变与定位[J].管理与财富，2010（3）：36.