高校后勤信息化建设研究

孙熙庆 孙熙安



高校后勤信息化建设研究

孙熙庆 孙熙安

[中北大学；北京交通大学]

高校后勤信息化对提升高校管理服务水平具有重要的意义。然而，我国各高校在后勤信息化建设中普遍存在领导重视程度不够、不注重统一规划、缺乏技术支持、系统功能不够全面等问题，本文在分析国内多所高校后勤集团信息化现状的基础上，针对高校后勤具体业务实际，提出了高校后勤信息化建设的总体规划思路和建设要点，为现在和未来我国高校后勤信息化建设提供有益的借鉴。

高校；后勤；信息化

一、问题提出

随着高校招生规模进一步扩大，学生数量与后勤服务质量之间的矛盾日益凸显，为了实现对后勤服务快捷、全面、高效的管理，各大高校开始了后勤管理信息化时代。但从实施的结果来看，对于如何进行高校后勤信息化建设，达到管理和服务质量切实提升的目的，目前仍没有统一的标准或可参照的成功案例，普遍存在以下几个问题：

（一）后勤领导对信息化的认识和重视程度不够

在高校后勤信息化建设中，由于认识上存在一些误区，重视程度不够。有的认为在工作中使用了计算机、网络、通信等信息技术就算是实现了后勤信息化；也有些认为，在工作中运用了各种管理软件就算是实现的后勤信息化，这些认识都不够全面。

在重视程度上，一些高校的领导虽然在实践中感受到了后勤信息化带来的好处，但由于学校内部思想没有完全统一，没有充分认识到后勤信息化建设对后勤发展和学校发展的重要作用与必要性，没有给予足够的重视。[1]

（二）.不注重统一规划，部门之间各自为政

如今高校后勤通常不注重整体的信息化建设规划，仅在急需部门建立满足本单位基本工作需求的相对独立的信息系统，而忽视了各单位管理系统之间的兼容性和横向信息共享的能力，最终形成了一个个信息孤岛，造成各系统间整合困难，已建立的数据信息不能充分利用、重新建立或修改软件浪费资源的结果。[2]

（三）技术支持缺乏，系统功能不全面

目前为我国高校后勤已经在使用的网络信息化系统技术，一般都是各高校后勤管理机部门根据一般的管理需要，临时组织技术人员开发的，尚且处于“头疼医头，脚疼医脚”的阶段。所以，这些技术开发存在明显的不足：一方面缺少宏观上的管理模式，只能应用在某一高校或高校的某一后勤管理方面，不能够推而广之；在技术上也不成熟，缺少科学性和合理性，专业程度不够。

另一方面，软件企业为高校后勤管理部门开发的软件，虽然技术较为先进，都能覆盖高校后勤管理的各个职能部门，具有较强的市场推广能力。但是其缺点较为明显：所谓“隔行如隔山”，市场上的通用软件开发商很少有能够完全了解高校后勤日常管理工作，因此也就不能有针对性地对应高校后勤管理的实际要求，开发出相应的软件系统。这些软件开发商提供的软件技术，高校后勤买来安装之后，往往需要经过反反复复的调整和局部修改，这就使得应用程序复杂繁琐，大大增加了应用成本。[3]

针对以上问题，结合对高校后勤信息化平台建设的走访调查以及自身实践的结果，提出以下关于高校后勤信息化建设的建议。

二、高校后勤信息化建设总体思路

（一）转变思想观念、加大重视程度

高校后勤领导应该意识到信息化是后勤可持续发展的保证。首先，后勤信息化必须利用计算机、网络、通讯、工业控制等领域的现代信息技术，帮助后勤集团做到日常管理的规范化，提高后勤决策指挥准确性以及实现后勤服务保障的高效适时。

其次，信息化是一个不断实践、不断调整、不断完善的循序渐进的过程，不可期望毕其功于一役；且信息化建设不能脱离后勤实际，高校后勤普遍存在人员计算机应用能力较低、硬件基础较差等客观困难，故信息化工作必须克服先天不足，紧紧围绕后勤正常的管理和运行模式。

最后，高校后勤信息化的目标是建立一个统一的信息化平台，集成各业务子系统，数据高度共享、互联互通，实现后勤管理服务最优化和效率最大化。

（二）信息化建设统一规划

高校后勤信息化在建设前需要进行详细的统一规划，如图1所示。对每个系统的建设目标要从角色、视角和视图三个角度进行研究规划。由于高校后勤信息化建设具有复杂性，各个系统的需求确定较为困难，从不同角色和视角出发在一定程度上能够将各类需求分析的更加详细，有利于确定具体的建设工作的细则问题，并且通过逐渐深入解析的多级视图较全面的确定需求，从而在最终平台建成时能够确保各项需求一一被满足，建成最符合自身发展需求的信息化平台。

图1 高校后勤信息化平台及其子系统规划思路图

（三）信息化要分步建设

针对目前各高校信息化建设的现状及问题，综合考虑高校后勤的人力和物力资源，信息化建设总体的思路包括以下步骤进行。

1.建设后勤门户网站，对外宣传集团

后勤信息化建设，首先要搭建“后勤之窗”，即具有对外宣传意义的后勤门户网站，让在校师生以及校外访问人员对本校后勤集团的管理与服务概况有直观的了解认识。

2.搭建后勤服务子平台，服务在校师生

后勤的宗旨是为师生服务，建设信息化平台亦应以为师生提供便利服务为出发点，此阶段就是在后勤门户网站中嵌入服务子平台，在校师生可使用现有工号或学号登录此平台，在线进行报修、订餐、订车、查询邮件包裹、申请宿舍调换等，享受到后勤信息化为其带来的便利，逐渐依赖后勤的门户网站。

3.引进后勤业务管理系统，规范日常工作

此阶段需按照两个基本原则逐步建设：①先急后缓。优先引进各部门具有共性需求且日常管理较为急需的系统，例如资产、人事、办公、采购等系统，待条件成熟，再逐步引入其他业务系统；②先易后难。在引进各部门业务管理系统时，考虑在整个后勤集团中选择条件最成熟、最易规范管理流程、见效最快的部门先行实施，例如维修中心、公寓管理中心、餐饮中心等。并且对已有的业务系统，进行充分的功能和可维护性评估，主要包括：软件技术路线、功能完善度、原实施方技术支持实力、接口兼容性、系统结构清晰度等，最后再从中选择可行的办法进行确定“推翻重建”或“补充完善”。

此外，本阶段建设过程中还要注重四个方面内容：一是根据后勤实际工作情况建设统一的数据管理标准；二是为后续的业务系统整合预留充分的数据接口；三是预留详细的业务系统数据结构说明、存储过程和外部函数使用说明；四是对新购业务系统，合同中需预留接入后勤信息化平台所需要的接口开发和其它二次开发条款。

4.全局子系统整合，形成统一后勤信息化平台

本阶段将建设统一的高校后勤管理服务信息化平台，除了将前三步骤的各子系统进行融合外，还需建设统一的数据中心、统一的身份认证系统、统一的信息门户。数据中心主要是将各个部门业务系统中的数据经过清洗和转换，最终集中存储；身份认证系统将实现对后勤各个子系统用户登录的统一认证及单点登录；信息门户则是在后勤门户网站的基础上，对各部门的数据信息进行集中展示。

三、高校后勤信息化建设要点

高校后勤信息化建设涉及多个子系统，架构庞大，整体开发周期较长，需要按步骤有序建设，而且平台及各子系统的建设必须遵照一定的技术原则要点，最终才可实现数据的综合共享。

（一）系统逻辑层次结构

高校后勤信息化平台及其子系统主要采用B/S架构，可以降低客户端的要求，并使用面向对象三层结构进行设计与研发，也就是把界面表现、业务逻辑、数据存储相分离，这样可以把业务分离，做到高内聚低耦合，易于系统的升级和业务的拓展。具体逻辑层次结构如图2所示，分为业务层、信息层以及基础架构层，各司其职。各层内容如下：

1.业务层。作为终端用户接触平台的最上层逻辑层，在设计上采用响应式架构，负责响应用户交互，承担提供信息化展现、服务流程触发和系统管理界面等工作，是整体信息化系统对外展示的最直观体现，也是唯一直接参与用户交互的逻辑层。

2.信息层。是全系统信息流转、处理和计算的核心中枢，所有在平台中发生的信息输入、流转、处理、计算和输出都需经过信息层，由信息层负责集中调度、加工和管理。信息层根据信息模型，将实际管理中的各类业务转换为信息系统中的数字化信息，以供处理和存储，是整个后勤信息化平台的信息工厂。

信息层具备开放统一的平台架构设计，以便平台及各子系统后续的升级、二次开发或功能重构工作，均以模块化的思路集成到信息层中，成为核心系统的一部分，并且能以最高性价比和最小时间成本迅速进行研发和线上部署。

图2 高校后勤信息化平台逻辑架构图

3.基础架构层。是平台的底层运行环境，为上层的信息层和业务层提供运行环境支撑。基础架构层在设计过程中，无需考虑实际业务流程与模型，仅以工具库和框架的思想为后勤信息化平台提供底层支撑服务设计。基础架构层中的组件要具备良好的开放性，同时遵循业界相关的统一标准，支持各类操作系统、软件环境、数据库体系和中间件等；能通过开放接口进行信息的输入、输出，与第三方应用或系统进行通信，实现信息开放，为平台上的各子系统协同运行提供支撑。

由于信息化平台建设不能一步到位，基础架构层必须注重提供良好的可伸缩性，保证子系统不断增加且负载逐步上升的过程中，可通过横向切分进行负载均衡，并在必要时通过增加硬件提高性能。基础架构层必须具备以下功能：

①数据的持久化实现，包括传统关系型数据库，新型Key Value存储引擎和实现后期在业务中可能需要集成的第三方云存储引擎接口；

②消息中间件，负责约束执行统一的信息化传输协议，向上层或其他横向系统间提供信息投递服务；

③单点登录SSO支持，为整体后勤信息化平台内所有子系统提供统一的单点账户登录体系；

④对组件可用性与性能的自动监控、报警等自动化的检测能力，对常见入侵模式的安全预警体系；

⑤对数据的存储运维及备份进行自动化执行和管理。

（二）.业务系统功能设计

高校后勤信息化系统应包括如图3所示10个子系统，各系统要具备以下功能：

1.统一在线门户。提供内容信息发布的统一管理，能够对所有部门的新闻动态、通知公告等信息进行统一展现，提供所见即所得智能文本编辑器，降低系统管理员管理门槛。

2.OA办公自动化系统。为了提高后勤集团办公效率，首先要提供内部的通信平台，方便后勤员工与领导之间的工作沟通；其次是文件的在线审批功能，流程式的协同办公，实现集团文件签署审批以及办公的高效化。

3.人事管理系统。具备以下主要功能：一是招聘管理，实现后勤招聘计划制定、简历筛选、录用处理等信息的数字化管理；二是考勤管理，详细准确记录后勤员工的出勤情况，为员工绩效评估提供依据；三是薪酬社保管理，能够灵活设置各类员工的各类薪资项目及其计算方式。

图3 平台子系统组成结构图

4.采购管理系统。采购是高校后勤日常管理中最频繁也是最重要的工作之一，采购管理系统是后勤信息化平台中较为重要的一个子系统，包括采购需求管理、供应商管理、采购订货、采购合同管理、库存管理以及统计分析六大基本功能。

5.公寓管理系统。具备的基本功能是批量安排住/退宿，系统可以批量的解决每年新生的宿舍安排以及毕业生退宿的住宿信息消除；具备智能化的查询统计功能，支持多限制条件进行全校宿舍情况的查询统计。

6.网上报修系统。一是有利于后勤维修部门的管理规范化，二是为了让在校师生能够实现24小时网上报修，后勤维修部门能够快捷获取报修信息，可以在线交互反馈信息。在校师生在在线门户即可提交报修单，维修人员可迅速浏览并打印维修单，报修人可实时查询进度，对维修结果进行评价反馈，维修部门领导可根据系统数据，对维修工作进行更加有效地管理。

7.邮件包裹管理系统。为师生提供及时的邮件包裹信息，主要功能是前台邮件包裹信息查询功能、电子邮件提醒（或短信通知）功能、后台邮件信息录入以及收件信息统计以及报刊/杂志在线订阅功能，使师生切实感到后勤服务水平的提高。

8.饮食服务系统。在饮食服务系统中，从原材料购买、食品加工、销售以及师生一键反馈，都应在规范的制度和流程下。首先应具备对原材料的采购与调拨管理功能，其次学校各个食堂的营业管理，最后能够自动统计出材料价格对比表、各食堂成本、流水与营收等报表，在最快时间内得到完整的数据反映和分析结果，从而为管理者做出更准确的判断，为改善学校食堂的服务提供依据。

9.车辆调度系统。实现对高校后勤车队的有效管理，包括车辆基本信息管理、车辆保养信息管理、车辆行驶费用管理以及车辆调度管理。

10.意见反馈交流系统。为高校后勤集团与师生提供一个在线交流平台，包括留言簿、后勤服务质量与建议在线调查功能。

（三）.业务系统间数据共享

图4 平台数据共享模型

最终建成的信息化平台要注重数据共享，实现互联互通，避免形成各个业务系统的“信息孤岛”，因此在建设过程中要采用统一标准。包括：

1.基础设施的软硬件平台符合统一选型规范和采购标准；

2.业务数据的组织和管理符合统一的数据标准、交换标准和管理规范；

3.用户的电子身份和系统访问符合统一的编码标准、认证标准和操作规范；

4.各业务系统的技术架构、访问模式和应用间调用符合统一的技术规范、界面规范和接口调用标准；

5.业务流程符合统一的业务模型、服务架构规范和流程接口规范。

四、结论

建议采用高效稳定且主流的开发工具及技术架构研发各类后勤业务系统及平台。

（一）设计工具：采用Powerdesigner+Viso进行数据库设计及业务建模；

（二）开发工具及环境：MyEclipse 8.5，JDK 1.6；

（三）数据库：MySql5；

（四）服务器：Apache+Tomcat6；

（五）采用单元测试+集成测试进行软件测试。

基于此技术选型的信息平台已在部分首都高校后勤中逐步上线，目前运行效果良好并且得到用户的广泛好评。

高校后勤信息化建设是一项庞大复杂的系统工程，要认识到采用正确规划建设思路的重要性。在建设过程中，开发方与业务使用方要密切合作、加强沟通、不断优化，使平台系统充分适应高校后勤的各项业务管理。

[1]郜郑平.高校后勤信息化建设研究[J].科园月刊，2010（5）：70-72.

[2]张臣.对高校后勤管理工作的探究[J].经济研究导刊，2010（17）：175-176.

[3]杨怀娄.论高校后勤的网络信息化管理[J].福建论坛：社科教育版，2010（6）：88-89.

[4]霍小卫,刘江坡.高校后勤管理信息化建设思路探讨[J].科技信息,2012,（1）:285,290.

[5]郝定嘉王晓玲.关于建设某高校后勤集团综合信息化服务平台的构想[J].智能建筑与城市信息，2011（9）：51-55.

（责任编辑：厉凛松）