人事档案管理存在的问题及对策浅析

王文丽

摘 要：人事档案在人力资源管理过程中起着非常重要的作用，它是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。科学的人事档案管理，能促进人力资源的开发和使用。本文浅析了目前我县人事档案管理工作中存在的问题，并针对存在的具体问题提出相应的对策。

关键词：人事档案；管理问题；对策浅析

1 前言

人事档案是组织部门、人事部门或人力资源管理部门在人事管理活动中形成的、记录和反映人员社会经历及其德、能、勤、绩等方面数据和信息的，以个人为单位集中起来的，具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录，做好人力资源档案工作，最终 目的是为准确全面地考察了解和高效选拔使用好人才，选贤举能，知人善任，建设好职工队伍，优化人力资源配置，为不断提高履职水平和经济效益发挥应有作用。人事檔案管理必须适应现代管理化管理的要求，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障。

2 人事档案管理对人力资源开发的促进作用

2.1有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程，通过档案可以了解员工的过去，掌握现在，从而预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才，埋没人才；依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。

2.2促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，为机关事业的发展迅速、合理地配置人力资源。

2.3有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求，制定科学的人力资源计划起着重要作用，脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。

3 人事档案管理工作存在的问题

长期以来，由于部分单位对档案工作重视程度不够，忽视了对人事档案管理工作的重要性。本人自2013年底接触人事档案管理工作以来，经过近三年的工作实践及对人事档案管理业务知识的不断学习，发现了人事档案管理工作中存在以下问题。

3.1因单位办公环境、条件、经费等因素的限制，人事档案硬件设施不够健全，无法达到“三室分开”，即：专用档案库房、阅档室、档案管理人员办公室分开。

3.2人事档案正本内容不完整。在2013年以来的干部人事档案标准化整理过程中发现，很大一部分人事档案，特别是一些老干部的人事档案更为突出，出现学习经历、工作经历脱节，没有连续性证明材料，如：知青下乡、入伍、代课等早期材料遗失。

3.3对是否需要存档材料甄别不够准确，出现该存档的不存、不该存档的存档，造成档案内容缺失或资源浪费。比如：毕业论文正文、入党思想汇报、应交由纪检部门管理的处分调查旁证材料、手续不完备（没有审批机关审批盖章）的无效材料等。

3.4人事档案管理人员业务知识不精，管理水平不高，管理手段落后，责任心不强，管理人员身兼数职。这些对档案的收集、整理、归档工作造成一定影响。特别是积压过多档案不及时归档，极易造成档案材料遗失，对今后人事档案的查阅、利用，尤其是人才招录带来严重影响。这些问题在今年的退休人员纳入养老保险工作中凸显出来。

4 人事档案管理的对策建议

4.1加大投入，强化设施。要切实加大资金投入力度，进一步强化档案管理硬件设施建设。同时要将人事档案管理工作列入单位重要议事日程。积极向上级相关部门争取档案管理专项经费，加强人事档案管理工作的基础建设，逐步改善档案室硬件条件，达到全国统一标准“三室分开”，做好库房设施安全做到“六防”即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。

4.2切实提高档案管理人员的素质。在知识经济时代，随着现代化水平的不断提高，旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要注重对现有人员进行培训，全面提高档案管理人员的素质，使他们能够适应新形势下的新要求；要让他们端正思想，摆正位置，增强服务意识，改变过去坐等上门的被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务，为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，形成人人关心档案的局面。

4.3甄别收集，完善归档。加强档案材料收集工作，对招收、录用人员的人事档案，按照中组部、国家档案局《关于印发〈干部档案工作条例〉的通知》组通字〔1991〕13号文件要求，以个人为单位建立健全人事档案正本，正本内容分十大类：一类 履历材料；二类 自传材料；三类 鉴定考核、考察材料 ；四类 学历和评聘专业技术职务材料；五类 政审材料；六类 入党团及民主党派材料；七类 奖励材料；八类 处分材料；九类 录用、任免、聘用、转业、工资待遇、出国、离（退）休、退职、各种代表会代表登记表材料；十类 其它可供组织参考的材料。按照人事档案正本内容要求标准化收集、整理，查缺补漏，以便更好为组织人事部门“选人用人”提供服务。

4.4建立健全合理的人事档案管理制度。在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性；在材料归档中要做到分类准确，装订整齐；在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠；在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。

4.5加快人事档案工作科学化、现代化进程。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。