浅析新形势下档案管理工作的规范化电子化

摘要：本文结合个人的工作实际和其它档案管理工作者提出的观点，就如何进行档案管理工作的电子化和规范化，提出了几点建议，即应当对档案进行规范化管理，制定和落实管理制度，提供档案资料的电子化程度，才能适应新形势下的档案管理工作和发展要求。

关键词：新形势 档案管理工作 规范化 电子化

一、前言

几年来，我在县民政局从事低保工作，整理完善低保档案，在档案管理工作的规范化、电子化上进行了有益的尝试，体会颇深，有了一些新的见解和认知，与大家进行共同探讨。

城乡居民最低生活保障，简称低保，包括城镇低保和农村低保。低保政策是一项对低于当地最低生活标准的城乡贫困人口实行差额补贴的社会救助制度，也是一项很重要的惠民政策，它是保证贫困群众的生存之本。

贫困对象向户口所在地即村委会（或社区居委会）提出书面申请和身份证等相关材料，村委会（或社区居委会）通过开会评议，评选出符合条件的对象上交乡镇民政所（或社区办），调查核实该户情况是否属实后上交我们低保股，统一入户调查并在村级政务公开栏公示7天无异议，才可享受低保待遇。

二、档案管理工作的规范化电子化策略

1.保证信息资料健全

低保档案包括城乡居民最低生活申请表和审批表、身份证和户口本复印件，均一式三份，由县、乡（或社区办）、村委会（或社区居委会）三级分别保管，政务公开栏公示照片和收入证明等相关材料一份由我们低保股保管。

城乡最低生活保障申请表、审批表，身份证和户口本复印件公示照片缺一不可，且申请表、审批表需填写低保对象的户主信息，如姓名、性别、身份证号码、家庭住址、家庭成员的详细信息、有无劳动能力、家庭收入、住房情况和土地等，审批表上除填写低保户信息外，还有村级委员会（或社区委员会）主管领导签字盖章，乡镇民政所（或社区办）主管领导签字盖章。

2.加强低保档案的规范化管理

低保户的申请表和审批表均由黑色碳素笔手写，字迹工整，文字周正，大小写要区分。低保金按月发放，且我们低保股已于2008年底实行社会化发放。我县共13个乡镇，232个村，我们低保股已更换成新铁皮柜，实行每乡一档案柜，每户一档案袋，以村委会（社区居委会）为单位附上索引，明显标志编号。且我们低保股已安装防盗门窗，以保障低保档案的安全，并设定出专人专岗来管理档案。为了进一步加强低保档案规范化管理，笔者认为应当建立和完善纳入档案管理体系的领导负责制、综合计划制以及目标管理制和部门及个人考核制。在单位内部，分工职责一定要明确；在目标管理以及考核实施细则、目标管理考核结果以及任务分解表中，应当体现出档案管理工作的重要性；在制定综合计划时，应当充分考虑低保档案以及软硬件客观要求，确保档案管理设施的齐全、资金充足。

3.低保档案的电子化

我县人口众多，纸质档案翻阅起来费时费力，我们低保股也在全面进行全县几千低保户档案的电子化，包含低保户的姓名、性别、身份证号码、家庭成员信息等。这样也为查找单个低保户信息大大节省了时间，提高了效率，且为低保档案又上了一份保险。建立统一的低保档案管理制度，以做实做细低保档案为抓手，在纸质档案的基础上，不断完善电子档案信息内容，并将每月城乡低保对象与现有低保户档案进行比对，对不符合条件的低保对象坚决予以取消，对新增的对象及时进行调整，将低保信息系统里的数据进行清查复审，全力做到电子档案与城乡最低生活保障信息保持一致。

4.低保档案的动态管理

低保户并不是永久性不变，而是动态管理，每个月有条件好转的或去世的低保对象进行删减，对条件不好的贫困对象予以增加进来，随之县乡村三级的低保档案也要相应增减。档案管理工作加强流程管理。档案是由文件材料转化而来的，档案工作通过抓好文件材料形成过程各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。档案作为一种特殊的“产品”，其设计、开发以及利用全过程，都应当符合质量要求。档案管理工作的规范化和电子化，要求从文件形成的具体环节入手，对齐进行动态化管理。从某种意义上讲，档案管理中的问题，虽然比较容易解决，但是文件材料的形成办理问题，却是比较棘手的。比如，有些问题当时得到了补救，但是文件材料的原始凭证以及依据作用等都会丧失，档案就会失去了保存价值。加强流程管理，控制好产品的各个过程，才能保证归档文件的有效性，档案工作规范化管理才可持续性改进。

总而言之，档案管理工作的模式的改变与机制的改进，并非一蹴而就的，需要合理的规划，从思想观念、制度以及人员和技术管理等方面着手，形成合力，才能使档案管理工作真正地实现规范化、电子化。

参考文献

[1]陈文天.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]城建档案，2015（10）

[2]何彦.关于文书档案管理工作的规范化思考[J]办公室业务，2016（1）

[3]张洋.刍议如何加强管理档案管理工作的规范化管理[J]科技创新与应用，2015（12）

[4]王树云.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J]赤子（上中旬），2015（1）

作者简介

李颖，1987年，女，河北蠡县人，职称助理馆员，本科学历。研究方向：档案管理。