信息化视阈下高校教学档案管理方式的转变

王晓燕　王新华

摘要 随着社会的进步和发展，信息化水平逐渐提升，对于高校教学档案管理信息化建设提出了更高的要求，同时也是高校档案管理工作中不可或缺的组成部分，在信息化视阈下强化教学档案管理方式的转变，不仅能够有效提升教学管理水平，同时有助于档案管理的创新、开发和利用，最大程度发挥档案管理工作的价值。由此，本文主要就信息化视阈下高校教学档案管理方式的转变进行分析，结合实际情况，明晰信息化时代背景下高校教学档案管理方式的转变形式，并就其中存在的问题，提出合理的改善措施，以求更好地推动我国高校教学档案管理方式的创新改进。

关键词 信息化视阈 高校教学档案 管理方式 多样化

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.02.005

1 高校教学档案信息化管理概述

1.1 高校教学档案信息化管理特点

教学档案主要是对校内各项教学工作和管理工作的真实记录，其中包含的内容过于纷杂，不仅有教学相关的管理工作，还包括教学管理制度和条款等，分类较多，涉及内容多，所以在管理中任务量较繁重；教学档案在管理上具有显著的动态性，无论是对课程安排还是教学计划都是按学期进行编制的，对师生的考评是按照学年进行评价的，学生相关文件材料是从入学到毕业才能形成的材料，这些材料需要保持连贯性，无法按照学年或者学期分开记载；教学档案专业性较强，在人才培养过程中，需要有针对性地按照不同专业开展教学任务，学科之间存在显著的差异，所以，针对不同学科教学档案的整理需要具备较强的学科专业性；教学档案资料形式逐渐趋于多样化，其中包括课堂教学、课外教学、校外实习、校内实训以及社会调研等，不同的教学活动所产生的教学材料形式有所不同，呈现多样化趋势，这些材料档案有光盘、照片以及标本等多样形式，能够更为客观真实地反映教学活动面貌，发挥教学档案的作用。①

1.2 信息化对高校教学档案管理积的极作用

随着社会信息化发展，现代信息化技术已经成为当前经济发展中不可或缺的强势动力，在高校教学档案管理中必将随着信息化技术的广泛应用逐渐朝着电子档案管理方向发展。②传统档案管理以纸质档案为基础，教学档案管理理念和管理方法已经无法满足当代教学档案管理工作需求，迫切需要进行创新和改革。

（1）提升高校教学档案管理工作效率。在高校教学档案管理中运用现代化信息技术，代替传统教学档案管理工作中的各个环节，传统高校档案管理工作中，档案管理工作人员需要花费大量的时间去收集和整理档案资料，并按照档案内容进行具体分类，在需要查询档案资料时提供服务。但是，如果将现代化信息技术应用到高校教学档案管理工作中，工作人员可以运用电子计算机直接对档案管理进行管理，无论是将档案立卷还是对档案信息的检索等，均可以通过计算机进行管理和查詢，相较于传统教学档案管理，能够有效提升高校教学档案管理工作成效。③

（2）保护纸质档案资料。传统的纸质档案，在查阅中需要到相关档案管理部门或者档案馆进行查询，从档案中获取所需要的信息，但是由于高校各个部门职能存在明显差异，尤其是在每一学年的教学评估阶段，需要对档案进行反复查询。这种查询方式不仅需要人工操作，浪费大量时间和精力，还不利于纸质档案的保护，加深了纸质档案的磨损率。就纸质档案本质而言，它是档案资料最原始的数据和材料，有着电子档案无法媲美的地位，所以加强对纸质档案的保护是十分有必要的。④将现代化信息技术手段应用在教学档案管理中，对档案资料实现数据化的存储和查询，在需要查询相关教学资料时可以避免工作人员同纸质档案的接触，最大程度降低档案的磨损。

（3）强化了档案管理人员专业素质。在教学档案管理中运用现代化信息技术手段，不仅能够减少纸质档案的磨损，提高档案利用效率，同时能将档案管理人员从繁忙的手工劳动中解脱出来，促使档案管理人员不用花费大量的时间停留在档案馆中，能够拥有更多课余时间去钻研业务，学习相关管理知识，来完善自身专业素质水平，为教学档案管理做出更大的贡献。

2 高校教学档案信息化建设中存在的问题

就当前我国高校教学档案信息化建设现状而言，总体成效较好，经过不断的创新和完善，现代信息化技术已经广泛应用在教学档案管理中，逐步摒弃传统手工档案管理方式，朝着现代化档案管理方式发展。⑤但尽管我国教学档案管理工作经过长时间的发展取得了较为可观的成果，信息化教学档案管理仍然处于初级阶段，尚未能充分发挥现代信息化技术，更好地提升管理效率。

（1）高校教学档案管理工作不够规范。高校档案信息化管理工作的突出特点是规范化和标准化，但是由于历史残留原因影响，档案资料之间的兼容性较差，致使当前高校教学档案管理工作标准不统一，无论是档案资料的收集还是整理，成效都不高。这些因素的存在，严重制约了我国高校教学档案管理自动化发展。随着今后越来越多的档案资料需要以电子文件形式存储，需要档案管理人员具备较高的专业素质，能够严格遵循档案管理程序标准，胜任现代信息化教学档案管理工作，由此需要对高校教学档案管理标准进一步规范。

（2）传统思想观念的束缚。随着现代信息技术的广泛应用，人们开始注重档案信息资源利用重要性，但是在实际工作中由于受到传统思想观念的束缚，导致在高校教学档案信息化管理中认知程度较低。发生这种现象的主要原因是高校领导干部对于教学档案管理的重视程度较低，甚至有部分高校教学档案管理领导人员不了解档案管理这个专业，各个部门的档案由部门本身进行管理，并不需要专门的档案管理人才，即使是临时工作人员同样能够胜任这项工作。由此不难想象，领导干部有这样的思想观念，又如何谈得上高校教学档案信息化管理。

（3）技术服务力度不足。为了顺应时代发展，多数高校已经在各个部门中配备了计算机等现代化设备，但是相应管理人员自身技术水平却没有得到同步发展，仍然处于较低水平，只能简单地处理办公室文字打印等，对于教学档案信息的录入和存储仍然采用手工操作，由相关人员进行手工管理。⑥故此，高校缺乏对现代信息化技术的运用，致使教学档案信息资源的利用效率较低，成为困扰当前高校教学档案信息利用的主要问题，迫切需要引进更为前沿的现代信息技术，应用到实际工作开展中。

3 高校教学档案信息化管理的改善措施

3.1 提升领导干部的重视程度

摒弃传统档案管理模式，促使高校教学档案实现信息化管理是必然选择，在这个过程中，最主要的前提是相关领导干部自身的重视程度和现代化管理理念的认知水平。众所周知，运用一项现代化信息技术是一个循序渐进的過程，同时也是一项复杂的系统工程，需要相应的现代化管理理念支撑，所以，在高校教学档案管理过程中，摒弃传统管理思想，引进现代管理理念是十分有必要的。

3.2 高校教学档案管理的标准化建设

首先，应将高校教学档案管理工作纳入到档案事业系统中，严格遵循国家档案管理标准化的指导原则。推动档案管理的标准化，主要是指档案管理无论是在收集资料还是归档过程中，严格遵循相关政策和原则，档案信息化管理中需要时刻遵守规则，否则就不能保证档案信息在管理系统中的安全运行。此外，在教学档案信息化管理中，首先应统一档案信息的输入格式、输入代码以及输入项目，以此来进行统一管理。只有在更高层次上制定档案管理标准，才能促使高校教学档案信息化管理的规范化发展，实现更为广泛的共享。

3.3 强化电子档案的管理

强化电子档案的管理是现代信息技术快速发展的必然趋势，一方面有助于办公自动化同国家接轨，提供更加有效的服务，另一方面有助于电子政务平台推进档案信息化进程，真正的将档案管理引入现代信息化管理中。⑦采用电子档案管理，能够减少对纸质档案的接触，防止人为化的磨损加剧，以纸质档案管理为主体，电子档案为辅，全面实现电子文件的管理。

为了更好地实现电子档案管理，可以分阶段地进行控制管理，在前端控制管理中，在源头来控制档案资料，确保档案文件管理成效和质量，确保所获得的成果能够被后续档案管理工作使用，实现对档案资料的自动化管理。诸如预先确定文件归档时间和范围等，能够更有效地保管电子档案资料，预先确定归档范围，确定档案采集时间和方式，哪些文件需要备份或需要保存档案“草稿”，对档案文件的准确和完整有着深远的影响。

4 结论

综上所述，高校教学档案管理摒弃传统管理理念和模式，朝着现代信息化的发展是必然趋势，但是由于这个过程是一项漫长而又复杂的工程项目，首先需要提升档案管理工作的领导干部重视程度，保持足够的耐心，实现管理方式的创新。与此同时，构建高校教学档案信息化管理体系，层层递进，逐步完善，最终以更好的形态迎合时代需要，为高校教学乃至社会提供更加优质的服务。

注释

① 刘芳，周晋阳.对高校教学档案管理工作的思考[J].中共山西省委党校学报，2012（3）：69-71.

② 张黎，刘艺.信息化环境下高校院系级教学档案管理对策探讨[J].重庆交通学院学报（社会科学版），2013（4）：115-117.

③ 吕滋建.高校教学档案管理信息化建设的探索与实践[J].中国管理信息化，2011（6）：33-35.

④ 刘俊.高校教学档案管理和利用策略[J].北京教育学院学报，2011（3）：53-57.

⑤ 孟霞光.浅议高校教学档案信息化管理的现状及对策[J].天津市教科院学报，2013（5）：51-53.

⑥ 李欣佳.社会信息化视阈下档案管理转型的内涵与实施原则[J].黑龙江档案，2013（1）：22-23.

⑦ 张金来.浅谈高校教学档案管理的信息化[J].中国电力教育，2014（23）：202-203.