国有企业文书档案管理存在的问题及解决措施

摘 要：近年来，随着改革开放的深入，国有企业发展迅速，在国民经济发展中发挥着越来越大的作用。文书档案管理是国有企业管理的重要内容，影响着企业的长远发展。因此，加强国有企业文书档案管理，是现代经济条件下对国有企业提出的新要求。本文从国有企业文书档案存在问题及如何解决问题对国有企业文书档案管理情况进行了分析。

关键词：国有企业；文书档案；存在问题；解决措施

随着我国经济的快速发展，国有企业的产业规模已经达到前所未有的水平，在我国经济发展中占据了重要的位置。国有企业文书档案是国有企业在生产经营过程中形成的对企业和社会有保存价值的资料、实物、声像等不同形式的历史资料记录。多数国有企业重生产、轻管理、重眼前、轻长远等现象极为突出，企业文书档案资料存在收集不齐全、管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用不正常等一系列问题。没有形成完善的管理制度，使国有企业的文书档案管理工作处于低水平状态。以下笔者将对国有企业文书档案管理存在的问题及解决措施进行分析。

1 国有企业文书档案管理存在问题

（1）管理者文书档案意识淡薄。

有的国有企业老板片面地认为，国有企业是自主经营，一切都是自己管理。相当数量的国有企业的管理为家族式管理，企业形成的文件资料，尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心材料，往往是分散在家族“少数”人手中，实行“封闭”管理。再则，企业管理者只图片面追求企业的效益，缺乏长远性和全面发展的思路，看不到或忽视文书档案信息就是企业的生产力和效益的功能作用。因此管理者文书档案意识淡薄，对企业文书档案工作不重视。

（2）文书档案管理基础差。

在国有企业中，除一些国有、集体的转制企业外，绝大部分国有企业的文书档案工作处于自发状态（即未经文书档案行政管理部门的指导，未建档）。企业文书档案处于三无状态，即无文书档案部门，无文书档案管理人员，无文书档案工作制度。造成零散杂乱、随处堆放、无章无序、难于找寻和利用的状况，严重影响了企业文书档案的完整与安全。

（3）文书档案人员业务素质不高。

许多企业管理者在进行企业内部管理过程中，认为单独配备专职的文书档案管理无必要，因此企业文书档案人员往往兼职多，任务繁重。还有部分企业文书档案人员不安心本职工作，在国有企业搞行政工作不如一线生产工作收入高，经济利益的驱动，造成文书档案人员极不稳定。

（4）文书档案管理提不到日程上，

有的企业管理者虽然意识到了文书档案工作的重要性，但是国有企业更突出经济效益，普遍认为抓文书档案工作不会马上出现经济效益，不如抓生产经营见效快，摆不上议事日程，在一定程度上也影响了企业文书档案发展和管理水平的提高。

（5）部门之间缺少沟通和联系

由于国有企业的经营项目涉及到各行各业，加之形式多种多样，形成了文书档案所有權属于不同部门。这种所有权的不同，使各地文书档案行政管理部门缺乏对国有企业文书档案管理和文书档案业务的有效指导，也让国有企业与文书档案行政管理部门缺少必要的联系。

综上所述，加强国有企业文书档案管理，即是企业发展的内在需要，也是文书档案行政管理部门所面临的新课题。企业管理者、文书档案行政管理部门及有关部门，应从战略的高度、长远的目光，重视、关心和研究加强国有企业的文书档案管理工作，为企业的生存与发展，解除后顾之忧。

2 加强国有企业文书档案管理工作的措施

（1）统一认识，加强引导。

开展国有企业建档工作，是市场经济条件下对国有企业提出的新要求，它对于推动国有企业经济基础上规模、产品上档次、管理上规范，以及提高企业的整体管理水平，避免和抵御各种风险，推动企业持续快速发展，具有重要的现实意义和长远的历史意义。《文书档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护文书档案的义务。”《实施办法 》规定：“机关团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位文书档案工作的领导，保障文书档案工作的依法开展”。这些文书档案法律法规中，已经原则规定了国有企业在文书档案事务中的权利和义务，国有企业理所当然地应该管好企业文书档案，文书档案行政管理部门也应按照属地管理的原则，依法监督和指导国有企业的文书档案。

（2）要逐步提高、不要急于求成。

对于处于“规模小、底子薄”，在起步、发展阶段到国有企业，其管理的各项基础工作，都需要摸索，文书档案管理更是如此，没有现成的模式可以照搬，方法上可先行选择有代表性的企业进行试点，摸索总结经验再全面铺开，以典型引路。初期，主要是建立制度，做好文书档案材料的收集、保存、积累。随着企业的扩大，经济发展，素质的提高，再逐步整改，使国有企业文书档案工作走上标准化、规范化的轨道。

（3）加强材料收集，分类保存

各国有企业应全面收集各种不同门类和不同载体的文件材料，尤其注重企业在经营活动中的各种原始记录、统计台账的收集工作，并按有关要求进行科学分类和系统的整理编目，实行集中统一管理，任何部门和个人都不得分散保存，更不得据为己有。同时，建立健全一整套文书档案工作管理制度，来规范全体员工在文书档案事务中的各种行为，确保企业文书档案的完整与安全，实现文书档案的有效利用。

（4）要因企业制宜，不要千篇一律。

国有企业的规模、经济、效益千差万别，建档工作一定要根据企业的规模和实力，制订符合各自特点要求的建档方案。如有的国有企业是一个员工成百上千，机械化程度高，又是当地的利税大户。而有的民营企业只有几个人或几十人，手工式生产多，要区别对待。但共同的要求是必须将经济合同、产品开发、销售、债权债务、资金转让、成本核算、基本建设、市场信息、科技信息、往来客户等内容的材料收集全。

3 总结

建好国有企业文书档案，加强国有企业的文书档案工作，不但是国有企业发展和经济建设的需要，也是当前文书档案行政管理部门亟待解决的重要问题。国有企业主要要遵照《文书档案法》的规定，管好本企业的文书档案材料。文书档案行政管理部门要采取行之有效的监督和指导方法，将法律制约和启发企业自觉相结合，通过宣传与引导，促使国有企业管理者真正明白做好文书档案管理工作不但是权利也是义务，是自身发展的客观需要，是长期受益之事，从而增强管理利用文书档案的积极性和自觉性，使国有企业的文书档案管理工作在改革开放的大潮中充满生机和活力。

参考文献

[1]周延霞，赵丽萍 对国有企业文书档案工作存在问题的思考，行政管理，2005（4）

[2]刘春波，对国有企业文书档案工作的几点思考，黑龙江文书档案，2011（2）

[3]贾秋，浅谈国有企业文书档案管理工作的重要性，科技创新导报，2013（23）

作者简介

刘芳（1974—），女，现在西部机场集团有限公司工作。