高校教职工健康档案建设的SWOT分析

魏芙蓉

摘 要：高校教育教学工作的发展为教职工健康档案带来了新的机遇和挑战。本文在阐述高校教职工健康档案新意义的基础上，运用SWOT分析法对建设教职工健康档案的内部优势、劣势与外部机会、威胁因素进行分析，探索高校教职工健康档案建设的必要性与可行性，为教职工健康档案的科学发展提供借鉴和参考。

关键词：教职工；健康档案；SWOT分析

Abstract： Education of university and college brings new changes and challenges for facultys health archive. In this article， we introduce new significances of facultys health archive. And use SWOT method to expound the strengths， weaknesses， opportunities and threats on it， so that we could provide the scientific reference to the development of facultys health archive.

Keywords： SWOT analysis method；

高校作为教育科研的前沿阵地，担负着为祖国建设和发展输送人才的使命，因而人才的培养是重中之重。教师作为作为教学工作中的主导，是人才培养的关键因素，其健康状况直接影响着教学工作的开展。新形式下，高校实行的“社会统筹与个人帐户相结合”职工医疗保险制度，为教职工的健康管理提供了物质保障，也为健康档案的发展创造了有利条件。本文笔者拟运用SWOT分析法[1]，来分析高校教职工健康档案建设过程中产生各类问题，提出推动健康档案工作建设和发展的创新方法和建议。

1 高校教职工健康档案建设的意义

1.1 教职工自身的健康管理和控制

对于教职工来说，学校定期或不定期的体检，是一种有效的健康控制和保证，然而根据 湖北医科大学卫生经济研究所公布的一项调查结果表明，湖北省省教师患恶性肿瘤、心脑血管病死亡的人数占湖北高校教师死亡总人数的70.88%，高出全国均值（62.11%）近9个百分点[2]。高校教师这种亚健康状态究其原因是，大多数教职工对体检结果关注不够，医疗保健意识不强导致的。而为教职工建立健康档案，从健康管理和控制的层面出发，能够有效的激发教职工的医疗保健意识。

1.2 人事档案的丰富

我国人事档案管理中，干部个人档案中的健康资料少之又少，目前，许多高校并没有建立教职工健康档案的意识，一部分学校组织教职工体检也仅仅只是将结果归档，对于获取的结果既不做统计分析，也没有任何措施。干部人事档案能够为我们了解个人发展经历提供最客观资料，个人的健康状况也是重要的环节。所以，建立教职工健康档案，是对高校人事档案的丰富和发展。

1.3 公民健康管理

高校教职工作为特殊立档单位，是教学和科研工作的核心力量，其教学水平的高低直接影响着人才培养和学校教育的质量。教师如果没有健康的体魄，就很难全身心的投入到教学、科研中去，更没有精力去探索和研究前沿领域，也不可能指导和培养出高水平、高质量的学生。可以说高校教职工是公民健康管理研究的重要人群，是社会健康发展的重要力量。为教职工建立健康档案是经济社会发展的必然趋势。

2 教职工健康档案建设中SWOT应用的可行性

SWOT分析在战略规划报告里可以说是一个众所周知的工具，它包括分析企业的優势（Strengths）、劣势（Weaknesses）、机会（Opportunities）和威胁（Threats），由于常常被用来制定企业战略和分析竞争对手，帮助企业集中资源到优势部位，使企业战略变得明朗，因此，SWOT分析实际上是将对企业内外部条件各方面内容进行综合和概括，进而分析组织的优劣势、面临的机会和威胁的一[3]。而健康档案建设工作中也常常出现空间与环境好坏所带来的优势与机会、劣势与威胁等多方面的问题，这些问题正体现出SWOT分析与教职工健康档案建设的一致性。诚然，笔者根据大数据时代国家健康卫生事业发展中市场需求给健康档案带来的挑战、教职工健康档案在健康档案信息化建设中的重要性，结合SWOT的特点，将SWOT要素运用到教职工档案工作中，系统、全面地分析大数据时代教职工健康档案建设工作的发展路径，为建设教职工健康档案制定科学合理的发展策略。

3 教职工健康档案建设中SWOT应用

3.1 优势（Strengths）分析

3.1.1建档条件好

纵观我国的档案发展事业，高校的档案建设相对来说更加的充分和完善。大部分高校都设有档案馆，作为专门的保管机构，整理归档学校产生的各类文书资料，同时，至少有两个以上专业的、全职的档案管理员负责统筹管理学校各类档案的整理和归档，加上规范的配套设施和管理方法使得高校教职工健康档案的建立成为可能。相对来说，由社区或者医院来建立教职工健康档案就没有这样的条件，而且社区和医院就功能来说，服务面比较广，如果没有充足的人力物力的投入，难以达到建档的目的。

3.1.2科研力量强

高校是科研事业发展的中坚力量，随着国家对于科研越来越重视，高校的发展重心除了教学外，其次就是科研。对比其他的科研机构，高校的科研力量有以下特点，首先是专门的科研人才，高校的教师人人都是科研的组成力量，而就教职工健康档案来说，不仅可以从档案学的视角来讨论，还可以从医学、社会学、管理学等视角来研究，特别是对于医学类的高校来说，是一项很好的研究课题。其次就是专门的科研管理机构，很多高校设立了科研处或科技处，负责全校科学研究、对外科技开发与合作、学术交流、科研成果、科研经费、科研机构、科研队伍等方面管理，为研究建设教职工健康档案提供了有利条件。

3.2 劣势（Weaknesses）分析

3.2.1经费短缺

对于任何研究来说，经费投入是必不可少的。虽然近几年国家不断加大对教育科研领域的投入，但是，毕竟是僧多粥少，必然有所侧重。从档案学研究来说，自身发展需要更多的时间精力，更不别说是健康档案这类跨学科的、被边缘化的研究了；从医学研究来说，目前，国内外的研究投入大部分集中于临床医学、药品制剂等实践性强的方面；从管理学研究来看，类似教职工健康档案的建设这类研究价值较小，不足以发挥研究者水平和实力。因而，阻碍教职工健康档案建设最主要的因素是经费短缺。

3.2.2人员不足

人员不足主要体现在两个方面，一是人少，二是不专业。首先，高校的档案管理员承担了学院所有的文书档案的归档工作，加上愈来愈高的档案信息化要求，管理员们一边完成纸质存档，一边完成电子存档，工作量提高了近一倍，而高校的档案管理员标准配置是三名，一些职业学校甚至只有一名，对于他们来说根本无法分身再管理其他类型的档案。校医院或医务室也存在这种情况。其次，建立教职工健康档案需要专业的档案管理员管理，需要专业的医学类人员分析研究利用，这使得符合要求的管理人员很少。所以教职工健康档案的建设需要专业人才的投入。

3.3 机会（Opportunities）分析

3.3.1信息技术的发展

信息技术的发展使得档案从纸质归档向着电子纸质双重归档发展，对于教职工健康档案来说，它带来的不仅仅是归档方式的改变，更为健康档案的私密性保护提供了技术支持，并利用权限设置来对健康档案的访问者分类。当然最主要的是对于健康档案的研究来说巨大的机遇，一方面教职工的体检资料作为研究样本，利用先进的设备进行数据分析，另一方面通过追踪治疗改善教职工的健康状况，形成健康管理的长效机制。可以说，信息技术的发展为教职工健康档案的建设提供了技术支持。

3.3.2职工医疗保险制度的完善

我国高校的职工医疗保险制度经历了三个阶段，第一阶段：1978 年以前，高校实行的是教职工“完全公费医疗制度”，医疗经费由上级财政拨款，高校自主管理，教职工医疗费实报实销；第二阶段：1979年至1998年，高校实行教职工“不完全公费医疗制度”， 医疗经费仍由上级财政拨款，本着“定额包干、超支不补、节余留用”的原则，交高校统筹管理；第三阶段：1998 年以来，国务院出台了《关于建立城镇职工基本医疗保险制度的决定》，明确要求“所有用人单位及其职工都要按照属地管理原则参加所在统筹地区的基本医疗保险，执行统一政策，实行基本医疗保险基金的统一筹集、使用和管理”。到2014年，《国务院关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》，要求事业单位职工参加机关事业单位养老保险自2014年10月执行[4]；同时，对于明确下拨到高校的教职工医疗保险费，学校不得统筹使用，必须划入高校属地的社保机构。“看病难、看病贵”不再是问题，职工医疗保险制度的规范为建立教职工健康档案提供了有效保障。

3.4 威胁（Threats）分析

3.4.1信息安全

信息安全主要包括以下五方面的内容，即需保证信息的保密性、真实性、完整性、未授权拷贝和所寄生系统的安全性。就建立教职工健康档案来说，最大的威胁是管理人员擅自泄漏建档人健康信息，特别是离退休职工这类重点建档人员的信息，这对于建档人来说是二次伤害；其次是系统的安全性，由于高校是科研重地，网站和系统遭受的黑客逐年增多，加上各种病毒威胁，对于教职工健康档案的利用是极其不利的；最后是未授权拷贝、信息内容作假和丢失等，都影响着教职工健康档案的开发利用。

4 教职工健康档案建设中SWOT应用的战略

4.1 优势—机会策略

4.1.1开发健全的管理系统

利用先进的系统开发平台和高校强大的科研实力来开发高校教职工健康档案管理系统是优势—机会策略的关键，它的开发部门可以联合高校人事部门、离退休管理部门、社区健康卫生管理部门及医疗机构等，先对建立教职工电子健康档案进行需求分析以确定任务目标，并着重解决“信息孤岛”现象，做到“统一代码、统一接口、统一标准，实现内外网信息资源的整合。基于它的特殊性，其主要功能模块包括：职工个人查询系统、归档管理系统、研究利用系统，其他扩展系统等模块。高校教职工电子健康档案管理系统主要用于各高校针对教职工以及离退体老龄职工建立的电子健康档案，以实现健康信息数据化管理。

4.1.2创新建档方式

创新建档方式指的是根据教职工的健康状态，将健康档案分为绿色、黄色、红色三种类型，体检中未发现问题的职工归入绿色档案；发现有亚健康症状的人，归入黄色档案；而发现有潜在疾病者歸入红色档案[5]。健康档案可根据病情及恢复健康状况，定期调整健康档案类型。这种健康档案类型以公共卫生事件的预警级别为基础，按照病状的的紧急程度、发展势态和可能对健康造成的危害程度分类。即能通过颜色来提醒和通知教职工，医院也可以根据颜色分类，跟踪指导治疗等，档案管理人员也可以通过颜色分类来确定保密等级和利用权限。

4.2 优势—威胁策略

4.2.1技术创新，开源节流

学校作为人才汇集的地方，有着得天独厚的研究条件，利用这种条件进行软件开发，是优势—威胁策略的重点。先以教职工健康档案为研究方向，申请学校或者省市级课题，以获得相应的研究启动资金。再以课题成果为切入点，集中展示教职工健康档案建设的合理性和必要性，形成教职工健康档案建设的可行性报告，申请学校和省市级相关资金支持。最后将教职工健康档案的理论成果转化为实际成果，可以开放出售教职工健康档案管理系统，或者根据社区特点开发相应的健康档案管理系统，利用技术创新来改变经费不足带来的威胁。

4.2.2培养复合型人才

复合型人才是目前人才培养的趋势需求，具有知识广度与深度统一的特点，其人才知识结构呈复合型状态。培养复合型人才，对于教职工健康档案建设来说是十分重要的，教职工健康档案的建立要求管理人员即有关于档案专业的基础知识、又了解公共卫生知识和计算机知识。学校的管理资源在各方面的限制下，补充或外聘这类人才是不现实，在这种情况下，对现有的档案管理人员和医务人员的继续教育是必然的，基于对现有知识的了解，学习相关方面的技能知识，不仅有利于教职工健康档案工作的开展，也有利于管理人员自身素质的提高。

4.3 劣势—机会策略

4.3.1实行分级管理

分级管理体现在归档分级、查阅利用分级、研究利用分级三个方面。归档分级体现在保管健康档案时，根据健康档案颜色类型分区域管理，绿色和黄色健康档案区域实行一般保密级别管理、红色档案区域实行特级保密级别管理。不管是纸质档案还是电子健康档案，职工个人通过身份验证，只可查阅本人的健康信息；档案管理人员，技术人员、医务人员明确查阅利用目的，经申请后方可查阅。对于健康档案研究利用，绿色和黄色健康档案资料有条件、分对象开放，而红色健康档案仅医疗机构医务人员经申请才能开放。这种严密的分级管理能够有效消除信息泄露带来危害。

4.3.2保障数据安全

数据安全主要是针对健康档案管理系统而言的，健康档案中的个人健康信息有着极强的隐私性，在数据安全方面要求要比其他管理系统更高。因而可以从以下三个方面着手，首先设置相应的数据访问权限。根据数据访问者的身份性质，设置相应的数据访问权限，以解决数据非法访问问题；其次是做好数据的备份，由于健康档案信息具有唯一性，属于不可重复获取数据，在备份时可以采用定期的本地备份和实时的远程镜像备份相结合的方式；最后，做好服务器的数据防盗工作，维护好服务器的硬件，加强定期网络检查。利用技术手段保障数据安全，既可以让教职工安心使用，也可以监督档案管理人员和技术人员。

4.4 劣勢—威胁策略

4.4.1加强信息安全教育

信息安全教育主要指提高管理人员分析信息安全风险的意识和能力。据不完全统计，信息安全的威胁除了外部威胁（占20%），主要还是来自内部的威胁（占80%），因而档案管理人员的信息安全意识的高低是教职工健康档案信息安全体系是否能够最终成功实施的决定性因素。在教职工健康档案建设中，可以采用多种形式对档案管理人员进行信息安全教育：一是可以通过培训、宣传等形式，采取适当的奖惩措施，强化技术人员对信息安全的重视，提升使用人员的安全观念；二是有针对性地开展安全意识宣传教育，及时提醒教职工用户注意信息安全，逐渐提高教职工用户的安全意识。

4.4.2明确管理机构

明确管理机构，建立完善教职工健康档案管理体系是规避风险和消除劣势的有效途径，一个完善的教职工健康档案管理体系，必须要有明确的管理机构，专门负责健康信息的收集、整理和开发利用。对于健康档案管理机构的设立，高校可以根据自身条件，因地制宜。如医学类的高校或者有规模较大的校医院，可设立在医务室内；有综合档案馆的高校，可将健康档案作为专门档案进行管理；没有以上条件的学校可以设在人事处，由人事档案室负责；同样有条件的学校可以设立专门的健康档案管理机构[6]。不管选择何种方式，都应建立在安全而有效的利用健康档案基础上。

5 结语

综上所述，教职工健康档案建设不仅是健康管理和控制的重要工作，也是档案信息资源利用的重要方面。笔者在借鉴已有研究成果和经验的基础上，结合健康档案发展现状，对教职工健康档案建设的优势、劣势、机会、威胁等方面进行分析，并提出建设教职工健康档案中存在问题，在此基础上，利用SWOT方法，提出优势—机会策略、优势—威胁策略、劣势—机会策略、劣势—威胁策略，使得教职工健康档案建设可以充分利用内外部因素，克服自身劣势，为推动教职工健康档案建设提供可以借鉴的方法。

参考文献

[1]SWOT分析法又称态势分析法，是由美国旧金山大学的管理学教授韦里克于20世纪80年代初提出来的。SWOT四个英文字母分别代表：优势（Strength）、劣势（Weakness）、机会（Opportunity）、威胁（Threat）。 该方法又称自我诊断法，是一种能够较客观、准确地分析和研究一个项目或单位实际情况的方法。利用这种方法可以从中找出有利的、值得发扬的因素，对不利的因素应该尽量避免，发现存在的问题，找出解决办法，并明确以后的发展方向。

[2]凤凰网财经频道. 给教师定制一套健康方案：重点维护嗓子下肢脊椎[EB/OL].http：//finance.ifeng.com/a/20130906/10621961_0.shtml.

[3] MBA智库百科. SWOT分析模型[EB/OL].

http：//wiki.mbalib.com/wiki/SWOT%E5%88%86%E6%9E%90%E6%A8%A1%E5%9E%8B.

[4] 詹晓红.医保视域下高校教职工家庭健康档案的建立与利用[J].芜湖职业技术学院学报，2015（2）：92.

[5] 燕慧.建立高校教职工健康档案的思考[J].云南档案，2007：36-37.

[6] 卫胜，詹秋文.建立健全高校教职工健康档案工作探讨[J].安徽科技学院学报，2012（5）：121-123.