人事档案管理在人力资源管理中的重要作用分析

南秀

摘 要：人力资源管理中很重要的一部分内容就是人事档案管理，科学的人事档案管理能够有效的对员工进行优化配置，能够大大提高工作效率。但是目前的人事档案管理中扔存在一些不足，需要详细了解问题根本所在，提出合理化建议。本文主要介绍了人事档案管理对人力资源管理的作用，剖析了人事档案管理工作中存在的问题，最后提出了对人事档案管理的对策，对当前人事档案管理工作打好基础。

关键词：人事档案；人力资源；管理作用；分析

随着企业信息化的发展，企业对人事档案管理的要求也不断提高，人事档案管理对人力资源管理有着重大的作用和影响，好的人事档案管理对人力资源管理有促进作用，反之会影响其发展。

1 人事档案管理对人力资源管理的作用

1.1 促进人力资源科学化管理

人事档案管理能促进人力资源科学化管理。人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，将其做好能对人力资源科学化管理起到推动作用。人事档案科学化管理的中心内容是对每个员工的信息进行全面了解，根据不同员工的自身情况对员工进行管理。人力资源部门可以通过人事档案分析每个员工不同的优缺点，找到最适合各员工的工作领域，为其分配最合适的工作岗位。从而将员工的工作效率提高到最大值，充分利用人力资源，提高企业的生产效率。

1.2 促进人力资源的合理布置

通过对人事档案信息的了解，能够全面、准确地了解员工的信息，有利于人力资源的管理。掌握了各员工的信息，可以结合个人的特长和优点为其提供合适的岗位，对于特殊人才也可以通过了解进行管理和工作配置，不至于埋没其才能。在对各员工的信息已了解的基础上对员工进行管理，员工能在合适的岗位工作，同时能尽可能地将每个员工的才能发挥到最大。

1.3 促进人力资源需求预测的规范化

企业各部门人事管理的好坏对人力资源管理的需求有至关重要的影响作用，要想提高企业人力资源的管理的质量，就要做好人事档案管理工作，通过人事档案对各部门各岗位人才的自身情况有全面的了解。在此基础上，可以对人力资源管理进行统一、全面的规划，制定企业人力资源体系。企业的人力资源管理离不开人事档案的科学化管理，没有人事档案管理的企业人力资源的管理也一定不会很全面、规范。

2 人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案管理缺乏意识

人事管理部门对人事档案管理工作的重视度不够，没有将人事档案的作用利用起来。由于人事管理部门对人事档案的重视度不够产生的不利影响主要表现在两个方面：一是人事档案管理工作缺少资金和人力的支持，许多企业没有做好人事档案管理工作，导致人事档案信息不完善、内容却是甚至内容混乱，从而不能充分发挥人事档案的作用。二是尽管有的用人企业设立了人事档案，但人事档案的利用度不够，有的人事档案管理还出现了重保密、轻利用的问题。对人事档案的管理缺乏统一的管理计划，管理人员对于如何管理人事档案以及如何充分利用利用人事档案对人力资源进行高效管理的认识度不够。要提高人事档案服务开发意识，同意对档案进行收集、整理、保管，将人事档案科学化管理对人力资源管理的作用发挥到最大。

2.2 管理人员专业水平不足

人事档案管理工作要求工作人员有专业的的档案管理经验和人力资源管理专业知识，由于人事档案管理工作对专业要求较高，工作人员的平均专业水平参差不齐。人事档案工作人员的主要工作主要是将员工的信息进行收集、分类整理、统计，工作繁琐任务量大因而对工作人员的要求较高。当今企业人力资源管理体系中人事档案管理专业人才较少，其原因主要是高校档案学专业对相关档案管理人员的培训不够全面，缺乏与社会对档案管理人员需求的结合培训，此外，应该致力于培养德、智、技术全方面的档案管理人才，这样使管理人员在工作时能保证技术过关，工作效率有保证。有一些单位由于人员体制改革，企业工作较多而在职人员较少，其中有些档案管理人员身兼数职，这样很可能使档案管理人员缺乏足够的时间和精力用于档案管理工作。总之，人事档案管理人员的整体专业水平不足，影响人力资源的科学化管理。

2.3 档案管理方法落后

随着科学技术的进步，人事档案管理的方法也有了很大程度的改进。然而一些小规模或不正规的企业由于资金不足、管理水平落后，对人事档案管理方面的资金投入较少，档案管理的方法也较落后。甚至还有一些企业的人事档案管理手段还是传统的手工管理和经验管理层次，但是国际统一的档案管理方法标准已有了很大程度的提升。所以，随着人事档案的日益增多、档案管理事项的工序复杂程度提高，这些落后的档案管理方法已不能满足当今社会对企业人事档案管理工效率的要求。并且，手工管理和经验管理要耗费大量的时间和精力，不仅工作效率达不到规定的标准，而且对人力资源和财力资源也是一种浪费。

3 人事档案管理的对策

3.1 动态管理人事档案

要及时更新、不断充实人事档案内容，实现动态管理。传统的人事档案管理管理内容一成不变，没有及时根据相应的变动将人事档案管理更新，落后的人事档案管理使得人力资源管理工作不能达到预想的效果。所以，要及时将人事档案更新，定期对人事档案中不完善的内容进行补充。再经过信息核对，更改错误信息、剔除多余的内容，及时更新、补充人事档案信息。同时人事档案不仅要全方位记录、更新工作人员的个人信息，还要多方面补充员工的现实情况，比如员工的兴趣爱好、特长、身体状况。

3.2 提高管理人员专业水平

人事档案管理工作对技术要求很高，不只是简单地对信息进行整理、统计。随着当今社会数字化的进步，企业人事单位对档案管理的需求越来越高，人事档案管理工作不仅要求工作人员掌握档案管理和人力资源方面的专业技术，还要熟悉计算机及网络技术方面的知识。所以在选拔该方面岗位的人才时，对应聘者的专业知识、专业技能的要求较苛刻。只有当人事档案管理人员的专业水平较高时，才能保证人事档案管理工作的质量，提高管理效率。

3.3更新档案管理方法

人事档案管理的发展应结合先进的科学技术，引进国内外优秀的档案管理方法。因为当今社会的发展方向是信息化、数字化，所以档案管理的发展趋势必定会朝着那个方向发展。随着信息化的建设，档案管理要朝着自动化、数字化发展，人事档案管理拜托了之前的人工手工操作而是借助网络信息技术实行快速高效管理，从而提高人事档案工作的效率。实现档案管理的信息化，建立电子人事档案管理系统，实现人事档案查询的快捷性。

4 结语

人事档案管理对企业人力资源管理有着很大的影响，完善的人事档案管理有利于提高人力资源管理效率，不合理的人事档案管理会阻碍企业人力资源管理。企业应改善人事档案管理中存在的问题，建立好的人事档案管理体制，为人力资源管理奠定基础。

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