基于巴纳德组织理论的高职院校档案管理能力研究

曹方玲

摘 要：将巴纳德组织管理理论运用到高职院校档案管理中，可以有效提到高职院校档案意识，确保档案管理在院校发展历程中充分发挥其科学性、实用性、研究性的价值。

关键词：巴纳德组织理论；高职院校；档案管理

在历经教学评估，示范校、骨干校验收等多项大规模的检查评估工作后，高职院校越来越注重档案管理。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，确实，学院教学质量水平的高低不能停滞在某一时间短等待检验，档案的展现就像是出了它的巨大作用。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。这里我们就谈谈基于巴纳德组织理论的高职院校档案管理能力研究。

巴纳德是“现代管理理论之父”，在他的系统组织理论中提到：社会的各级组织包括军事的、宗教的、学术的、企业的等多种类型的组织都是一个协作的系统，这些协作组织是正式组织，都包含三个要素：共同的目标、协作的意愿、和信息联系。在长久的档案管理工作中，这三个要素恰恰是能够使档案管理实现系统性、有效性，科研性，增强档案功效的基本所在。

1 共同的目标

巴纳德认为：首先，一个组织必须有明确的目标，否则协作就无从发生。其次，组织不仅应当有目标，而且目标必须为组织的成员所理解和接受，倘若组织的目标不能为组织成员所理解和接受，也就无法统一行动和决策。目标的接受与协作意愿是相互依存的。

受高职院校学生档案管理工作多样性与动态性等特点的影响，很多大专院校档案管理工作中存在档案意识薄弱的状况，导致档案管理工作的边缘化。这一现象存在的原因首先是未达成统一目标意识。

档案管理者希望通过系统化的管理，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录。而事实是，各部门及教学工作人员每学年积累下来的档案不少，可有意识的加以整理、上交的不多。即便有心整理，又由于上交时的格式、规范、程序等繁琐的问题打消了积极性，就形成了档案积压无人整理，用时方翻出来。因部门人员调整、时间较长等原因，即便找到了档案，也无法确认它存在的背景或价值。这些问题，看起来是档案收缴程序的问题，实际上是学院对档案管理的目标性问题。

如果全员都能够认可档案管理的重要性，学院建立完善的档案管理机制，以上现象均可迎刃而解。

2 协作的意愿

协作意愿是指组织成员对组织目标做出贡献的意愿。一个人是否具有协作意愿依个人对贡献和诱因进行合理的比较而定。所谓贡献，是指个人对实现组织目标做出的有益的活动和牺牲。所谓诱因，是指为了满足个人的需要而由组织所提供的效应。只有当诱因大于贡献时，个人才会有协作意愿。然而，对贡献和诱因以及其净效果的度量都不是客观的，而是个人的主观判定，它随个人的价值观念不同而有很大变化。

现有高职学院档案管理工作出现问题的另一个主要原因是管理者的问题。档案工作的质量高低直接取决于档案管理人员的素质高低。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”但是档案管理只是学院建设过程中很小的一个部门，学院将大量的资金都投入到了专业建设中，经常会忽视档案管理人员能力的提高。而档案工作者自身也会有职业疲惫感，甚至感觉看不到职业发展前景，出现工作不投入，无创新等现象。

3 良好的沟通

组织的共同目标和个人的协作意愿只有通过意见交流将两者联系和统一起来才具有意义和效果。

档案部门是一个管理部门，更是一个服务部门。档案的一个重要特点就是服务性。因此如何利用档案是档案工作的出发点和归宿，也是档案及档案工作得以存在和发展的源泉。高职院校普遍存在档案管理是“死物”，重“保管”轻“使用”。这就要求档案部门充分发挥好良好的沟通能力，加强档案管理工作的服务意识。转变观念，把工作的重点放在档案资源的开发与利用上，变被动服务为主动服务，变封闭式服务为开放式服务，搞活档案工作。

基于以上内容，不难发现，将巴纳德系统组织管理理念应用到档案管理中，有利于提高高职院校档案意识，改善档案管理体制，增强档案管理人员工作积极性主动性，从而将“死”的档案变成“活”的信息，充分发挥档案的功能。

鉴于此，结合巴纳德组织管理理念，我们提出以下建议。

4 强化高职院校各层次领导的档案意识

头脑有档案的弦，才能以档案的眼光去看待、对待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件时注意符合档案要求、方便存档立卷等。也就是说，档案意识越强，越有利于档案材料的有效收集，从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，从而最大限度的满足利用者的需求。

5 提高档案管理人员的业务素质和服务意识

建立相应的培训体制，鼓励他们学习新技术、新知识和参加业务培训，培训工作应加强针对性、实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力，重视档案人员的知识更新。

发挥档案管理人员的主动性，在档案与档案利用者之间搭起相互沟通的桥梁，实现静态档案向动态信息的转变。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。

6 搞好建章立制工作

《中华人民共和国档案法》应运而生，经过二十多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了使档案管理工作标准化与规范化，需要不断完善、健全相应的机制来保障档案工作的有效落实执行。

高职院校应根据实际情况，建立科学规范的档案管理制度，在实际工作中做到有法可依，有章可循。同时，档案工作制度的落实也必须敢于“动真格”，把档案管理工作纳入各部门和各级管理人员的岗位责任，作为考核工作职责和管理水平的内容之一，与各个部门、各级管理人员的考核、晋职、奖惩、绩效挂钩。

综上所述，高职院校档案工作是一项重要的管理工作。只有重视档案意识的培养，加强管理制度的建立健全和检查落实，加强信息化建设，提高档案利用率和服务水平，才能唤起师生的认同和重视，形成各部门、各级管理人员支持配合、师生共同做好档案工作的良好局面，从而切实提高高职院校档案工作的效益。

参考文献

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[2] 李芬，加强高职院校档案管理建设，《散文百家（新语文活页）》， 2015（8）

[3]姜艳，孟丽娟，关于加强高职院校档案管理工作的现实思考，《职业》2014年 第23期

[4] 唐高华，高职教育政校行企协同办学模式的培育机理与实施路径研究 ，深圳信息职业技术学院学报，2015年04期